Для чого призначена номенклатура справ і чи є вона обов’язковою
Що таке номенклатура справ і чи зобов’язане підприємство, установа чи організація її вести?
Номенклатура справ — це систематизований перелік назв справ підприємства, установи або організації, що формуються в їх діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Правила її формування врегульовані главою 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Номенклатура справ призначена для:
- встановлення єдиного порядку формування справ, створених в електронній і паперовій формах;
- забезпечення обліку справ;
- оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;
- визначення строків зберігання справ (є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання).
Відповідно до абзацу 19 п. 2 розділу І Правил № 1000/5 номенклатура справ є обов’язковою для кожної юридичної особи незалежно від форми власності.