Як перевірити, чи оцифровані дані паперової трудової книжки
Витяг з електронної трудової книжки — це електронний документ у форматі PDF, що містить інформацію про офіційні записи про працевлаштування та страховий стаж, отриману з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Його можна самостійно сформувати онлайн на вебпорталі ПФУ, використовуючи:
- кваліфікований електронний підпис (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ тощо;
- логін та пароль, для отримання якого потрібно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків та відповідної заяви;
- сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за MobileID або BankID;
- Дія.Підпис.
Для отримання витягу у електронної трудової книжки особа (працівник) має виконати такі дії. На вебпорталі ПФУ:
- зайти в розділ «Комунікації з ПФУ»;
- вибрати пункт меню «Запит на отримання електронних документів»;
- заповнити форму, вказавши свої дані, номер телефона, тип звернення «Витяг з ЕТК» та надати згоду на передачу та обробку персональних даних.
Після надсилання запиту його статус можна перевірити в розділі «Мої звернення».
Сформований витяг завантажується у форматі PDF. Його можна відкрити та ознайомитися з даними електронної трудової книжки.
Також працівник може сформувати витяг через мобільний застосунок Пенсійного фонду.
Разом з тим зауважимо, що витяг може отримати як працівник, так і роботодавець. Роботодавець має змогу отримати його після надання працівником дозволу в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.
Для надання такого дозволу працівник на вебпорталі ПФУ має перейти в розділ «Електронна трудова книжка» в пункті меню «Доступ до ЕТК» та скористатися функцією «Додати». У ній відкриється екранна форма, яку частково потрібно заповнити:
- код за ЄДРПОУ — увести вручну;
- назва страхувальника — автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників;
- статус — запис повинен знаходитись у статусі «Актуальний».
Водночас зауважимо, що працівник може не надавати такого дозволу, а самостійно сформувати витяг з електронної трудової книжки через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, після чого передати його роботодавцю в електронній формі або, за потреби, у роздрукованому вигляді.