Як виправити помилку в повідомленні про прийняття на роботу

Працівника працевлаштовано в листопаді 2025 р., повідомлення про прийняття на роботу було подано вчасно. У червні 2026 р. виявлено помилку в реєстраційному номері облікової картки платника податків (РНОКПП) працівника. Як її виправити? Чи загрожують роботодавцю штрафні санкції?

Для виправлення помилки в РНОКПП слід подати одне повідомлення зі статусом «Скасовуюче», а друге — зі статусом «Початкове».

Механізм подання та коригування повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту регулюється Порядком, затвердженим постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі — Порядок № 413).

Оскільки форма повідомлення не передбачає можливості часткового редагування окремого поля, виправлення помилки в РНОКПП (чи будь-яких інших даних працівника) здійснюється шляхом повного скасування старого запису та подання правильного.

Для цього бухгалтеру необхідно одночасно подати два звіти через електронний кабінет платника або бухгалтерську програму:

перший — тип форми «Скасовуюча». У цьому бланку бухгалтер повністю дублює всі дані з первісного (помилкового) повідомлення, яке було подане в листопаді 2025 р. Номер РНОКПП у цьому документі зазначається саме той, який містив помилку. Мета цього кроку — повністю анулювати попередній запис у базі даних ДПСУ та ПФУ;
другий звіт — тип форми «Початкова». У цьому бланку бухгалтеру потрібно вказати повністю правильні дані працівника, зазначаючи вже коректний РНОКПП. При цьому дата наказу та дата початку роботи мають залишатися тими самими, що й у листопаді 2025 р. (фактичні дати працевлаштування).

Обидва документи подаються поточним числом (у наведеному випадку — червнем 2026 р., коли виявлено помилку).

Головне побоювання роботодавців у разі виправлення повідомлення із запізненням — це штраф за «допуск працівника до роботи без укладення трудового договору (оформлення)», що передбачено абзацом другим частини другої ст. 265 КЗпП.

Проте в цій ситуації такий штраф не застосовується, оскільки:

трудовий договір (наказ) було укладено вчасно;
повідомлення також було надіслано до ДПСУ до моменту допуску працівника до роботи;
подання «Скасовуючого» та нового «Початкового» повідомлення є легальною технічною процедурою коригування, передбаченою Порядком № 413.

Таким чином, виправлення здійснюється шляхом одночасного подання двох звітів: одного «Скасовуючого» (із помилковим РНОКПП) та одного «Початкового» (із правильним РНОКПП та датами прийняття). Фінансові штрафні санкції за ст. 265 КЗпП до роботодавця не застосовуються, оскільки факт своєчасного повідомлення мав місце, а самостійне виправлення технічних помилок не карається штрафом за «неоформленого працівника».

Світлана ЩЕРБИНА
консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування