Коли потрібно розробити номенклатуру справ
Відповідно до п. 21 глави 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), погоджена з експертно-перевірною комісією (експертною комісією) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (експертною комісією органу вищого рівня) номенклатура справ установи, організації чи підприємства уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи, організації чи підприємства не пізніше грудня поточного року та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Проте номенклатуру справ структурного підрозділу потрібно сформувати дещо раніше. Згідно з п. 8 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 вона розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи, організації чи підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).
Водночас номенклатура справ підприємства підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 глави І розділу IV Правил № 1000/5).