Подання відомостей про трудову діяльність працівника у вигляді XML-файлу
Визначення поняття «XML-файл»
XML — це скорочення від англійського виразу eXtensible Markup Language, що означає «розширювана мова розмітки». Розмічаючи документ, ми визначаємо структуру, значення та візуальний вигляд інформації в документі. Розмітка передбачає використання спеціальних кодів, які називаються тегами (іноді також маркерами), щоб визначити структуру, візуальний вигляд і, у випадку XML, значення даних.
Таким чином, документи XML (файли документів) містять дані, розмічені тегами. Теги визначають структуру та значення даних.
Описуючи структуру та значення даних, ми запроваджуємо можливість повторно використовувати їх різними способами. Наприклад, якщо в нас є блок даних про працівників підприємства з визначеними елементами, ми можемо завантажити у звіт про рух кадрів лише потрібні дані, а інші елементи завантажити, наприклад, у бухгалтерську базу даних. Іншими словами, ми можемо створити дані й розмітити їх за допомогою тегів XML в одній системі, а потім обробляти такі дані в інших системах із різними апаратними платформами й операційними системами. Саме завдяки такій універсальності XML належить до найпопулярніших технологій для обміну даними.
У випадку трудових відносин такі відомості роботодавець має передати до ПФУ через вебпортал в електронній формі у вигляді XML-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 (далі — Порядок № 11-1).
Випадки подання відомостей у вигляді XML-файлу
Відповідно до п. 8 Порядку № 11-1 у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
Періоди, за які подаються відомості у вигляді XML-файлу
У п. 4. Порядку № 11-1 зазначається, що відомості про трудову діяльність працівника подаються за періоди до набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (тобто за періоди до 10 червня 2021 р.) — одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді — шляхом створення електронного запису в кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Тож за періоди діяльності працівника з 10 червня 2021 р. відомості потрібно подавати через вебпортал ПФУ за допомогою XML-файлу.
Подання XML-файл до ПФУ
Щоб подати до ПФУ відомості про трудову діяльність працівника за допомогою XML-файлу, страхувальнику (уповноваженому представнику роботодавця, його кадровику) потрібно перейти на вебпортал ПФУ.
На вебпорталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису з використанням пароля захисту слід перейти до приватної частини кабінету роботодавця. Надалі зайти до розділу «Комунікації з ПФУ» та обрати підрозділ «Відомості про трудові відносини робітника», активувати його, натиснувши на відповідне поле, і перейти за допомогою кнопки «Продовжити» до блоку відомостей про трудову діяльність працівника, де на першому етапі слід зазначити загальні дані про нього.
Зокрема, потрібно внести реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника (або серію та номера паспорта, залежно від того, що саме використовує працівник), прізвище, ім’я та по батькові. При цьому поле «по батькові» не є обов’язковим і його можна не заповнювати, але якщо система з технічних причин не дозволить продовжити роботу без його заповнення, слід внести відомості і по батькові. Далі перейти до наступної категорії, а саме «Записи про трудову діяльність», де через кнопку «Завантажити» потрібно підтягнути документ, тобто завчасно підготовлений XML-файл.
На практиці такий «індивідуальний» XML-файл, який стосується конкретного запису в електронній трудовій книжці про трудову діяльність працівника і який подається до ПФУ, створюється на основі попередньо підготовленого (за необхідності за допомогою ІТ-фахівців підприємства) загального шаблону XML-файлу, який потім редагується.
Щоб відкрити шаблон для редагування, слід натиснути на нього правою кнопкою миші «Відкрити за допомогою» та обрати програму «Блокнот», яка є найпростішим способом редагування XML-файлів. Далі відредагований XML-файл слід завантажити на вебпорталі ПФУ, для чого слід натиснути на кнопку «Завантажити» і «Відкрити». Після цього буде сформований запис (про прийняття на роботу, звільнення, переведення тощо) на вебпорталі у відповідному віконці.
За необхідності можна після цього натиснути на стрілочку донизу, після чого з’являється можливість за допомогою кнопок вилучити або редагувати цей запис. Натиснувши «Редагувати», ми переходимо до більш звичного формату запису про трудову діяльність, де можна перевірити інформацію про тип, атрибут події та інші дані.
Якщо є потреба щось виправити (скоригувати) у записі — коригуємо, а якщо все правильно — слід натиснути на кнопку «Зберегти».
Далі переходимо до блоку «Скан-копії документів», де в категорії «Трудова книжка, документи про стаж» підтягуємо скан-копію (формат зображення має бути JPG або PDF, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб) документа (наприклад, наказу про прийняття на роботу), який був підставою для створення запису в електронній трудовій книжці.
Далі потрібно підписати і надіслати звернення до ПФУ, натиснувши на відповідну кнопку.
Альтернатива поданню відомостей у вигляді XML-файлу
Оскільки побудова XML-файлу є досить складною, внесення електронного запису про трудову діяльність можливе за допомогою функціоналу «Додати запис» в кабінеті роботодавця на вебпорталі ПФУ.
Згідно з п. 6 Порядку № 11-1 цей запис складається з переліку таких відомостей про трудову діяльність працівника, як:
- найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);
- періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
- переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
- найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
- причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частина, стаття закону);
- вид документів, їх номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Зазначені відомості відтворені й у вмісті тегів XML-файлу, який має подаватися до ПФУ, тому такий електронний запис у кабінеті роботодавця на вебпорталі ПФУ є альтернативним способом внесення відомостей про трудову діяльність працівника. У разі якщо використовується функціонал «Додати запис», застосовувати XML-файл для внесення відомостей про трудову діяльність не потрібно.
Зауважимо, що обидва способи — передавання відомостей про трудову діяльність працівника у вигляді XML-файлу та із застосуванням функціоналу «Додати запис» — передбачають додавання скан-копії підтвердного документа (наказу, розпорядження), на підставі якого здійснено запис.