Алгоритм призначення лікарняних і декретних у 2023 році

Як відомо, з 1 січня 2023 року відповідно до Закону № 2620 діє нова редакція Закону № 1105.

Як і раніше, застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності надають такі види страхових виплат (ч. 1 ст. 13 Закону № 1105):

Проте новою редакцією Закону № 1105 дещо змінено порядок призначення допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Тому далі розглянемо основні кроки оновленого алгоритму призначення лікарняних і декретних у 2023 році.

Крок 1. Призначення уповноважених осіб із соціального страхування

З 1 січня 2023 року рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Тому наказом директора потрібно призначити одну або декілька уповноважених осіб, які розглядатимуть листки непрацездатності і прийматимуть рішення про призначення матеріального забезпечення, тобто про виплату лікарняних. Інший варіант - директор сам вирішує питання про призначення та виплату лікарняних.

Створення комісії із соціального страхування Законом № 1105 не передбачено, але й не заборонено.

 

Крок 2. Прийняття рішення про призначення допомоги

Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності й по вагітності та пологах є листок непрацездатності, який сформований в Електронному реєстрі листків непрацездатності відповідно до Порядку № 1234.

Інформацію про сформований листок непрацездатності працівника роботодавець отримує через свій кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси:

Листок непрацездатності вважається виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності (п. 3 р. ІІ Порядку № 1234).

Електронний лікарняний може бути оплачений після того, як він набуває статусу "готово до сплати".

Для листка непрацездатності по вагітності та пологах — через 7 днів після дати відкриття.

З 1 січня 2023 року лікарняний варто розглядати в такі строки (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105):

За результатами розгляду уповноважена особа приймає рішення про виплату допомоги або про відмову. Якщо уповноважений не призначений, то директор своїм наказом приймає рішення про виплату лікарняних або про відмову у виплаті.

Оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності можна здійснювати як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом відповідно до п. 2 Порядку № 440 (лист Мінсоцполітики від 15.02.2023 р. № 494/0/290-23/54).

Візьміть до уваги, що у ч. 1 ст. 16 Закону № 1105 прописані підстави для відмови в наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності, а саме:

Повідомлення про відмову в призначенні допомоги з викладом причини відмови надсилають працівнику не пізніше ніж 5 днів після прийняття відповідного рішення (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

 

Крок 3. Нарахування суми допомоги

Нарахування здійснюють на основі таких показників:

Як і раніше, допомогу по тимчасовій непрацездатності виплачують застрахованим особам залежно від страхового стажу в такому розмірі:
 

Страховий стаж застрахованої особи

Розмір лікарняних, 
% від середньоденної зарплати

До 3 років

50

Від 3 до 5 років

60

Від 5 до 8 років

70

Понад 8 років*

100

* Також застрахованим особам, віднесеним до 1 - 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, й іншим особам (ч. 1 ст. 17 Закону № 1105).

 

Зверніть увагу: декретні належить виплачувати в розмірі 100 % незалежно від страхового стажу!


Розрахунковий період

Розрахунковим періодом, за який обчислюють середню заробітну плату, є 12 календарних місяців за місцем роботи, де стався страховий випадок, починаючи з місяця, що передує місяцю настання страхового випадку. Якщо працівник відпрацював менш як 12 місяців, то враховують відповідний період:

 

№
з/п

Фактично відпрацьований час і період сплати ЄСВ за працівника

Розрахунковий період

Приклад
1
Понад 12 календарних місяців (п. 25 Порядку № 1266)
Останні 12 календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, у якому настав страховий випадок
Працівник, якого було прийнято на роботу з 20 січня 2022 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період — 12 календарних місяців (з березня 2022 року по лютий 2023 року)
2
Менш як 12 календарних місяців (п. 26 Порядку № 1266)
Фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа)
Працівник, якого було прийнято на роботу з 12 травня 2022 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період: червень 2022 — лютий 2023 року
3
Менш як календарний місяць (п. 27 Порядку № 1266)
Фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку
Працівник, якого було прийнято на роботу з 25 лютого 2023 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період — з 22 лютого по 2 березня (9 календарних днів)
4
Відсутній (страховий випадок настав у перший день роботи) (п. 28 Порядку № 1266)
Відсутній
Працівник, якого було прийнято на роботу 2 березня 2023 року, захворів того ж дня. Виплату здійснюють з огляду на тарифну ставку (посадовий оклад) або її частину, встановлену на день настання страхового випадку

 

До розрахункового періоду включають:

  • святкові, неробочі дні, визначені у ст. 73 КЗпП;
  • дні відпусток (щорічних, додаткових, навчальних, соціальних, чорнобильських тощо);
  • дні простою на підприємстві.

Виключають із розрахункового періоду відповідно до п. 3 Порядку № 1266 календарні дні, не відпрацьовані з таких поважних причин, як:

  • тимчасова непрацездатність;
  • відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
  • відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
  • відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком;
  • відпустка без збереження заробітної плати;
  • призупинення дії трудового договору у зв'язку з військовою агресією рф проти України.

 

Сукупний дохід за розрахунковий період

Сукупний дохід за розрахунковий період визначають за даними, указаними в додатку Д1 до Податкового розрахунка за відповідні місяці, які входять до розрахункового періоду.

Не включають до сукупного доходу виплати, які не є заробітною платою, зокрема:

  • суму допомоги з тимчасової втрати працездатності;
  • суму допомоги по вагітності та пологах;
  • суму одноразової матеріальної допомоги працівнику;
  • суму винагороди за договором цивільно-правового характеру.
     

Середньоденну заробітну плату обчислюють за такими формулами:

Формула 1
 

Середньоденна
заробітна плата
=
Сукупний дохід за розрахунковий період, тобто зарплата, з якої сплачено ЄСВ
Кількість календарних днів зайнятості в розрахунковому періоді

Формула 2

Кількість календарних днів зайнятості протягом місяця
=
Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця
(реквізит 14 додатка Д1)
—
Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності
(реквізит 12 додатка Д1)
 —
Кількість календарних днів без збереження заробітної плати
(реквізит 13 додатка Д1)
—
Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами
(реквізит 15 додатка Д1)
 —
Кількість календарних днів призупинення дії трудового договору

В окремих випадках суму лікарняних і декретних обмежують. Це стосується осіб, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менш як 6 місяців сумарно (ч. 4 ст. 12 Закону № 1105). Для них допомогу нараховують таким чином:

1) допомога по тимчасовій непрацездатності — з огляду на нараховану заробітну плату (дохід), з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, установленої на час настання страхового випадку. У 2023 році максимум становить:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

2) допомога по вагітності та пологах - з огляду на нараховану заробітну плату (дохід), з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, установленої на час настання страхового випадку. У 2023 році:

• мінімум становить:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

• максимум становить:

2 х 6700 грн / 30,44 = 440,22 грн.

Середньоденна заробітна плата для всіх працівників незалежно від стажу не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ із розрахунку на один календарний день (п. 4 Порядку № 1266).

Максимальну величину бази нарахування ЄСВ із розрахунку на один календарний день обчислюють шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Наприклад, якщо страховий випадок (хвороба працівника) припадає на березень 2023 року, то максимальне обмеження для середньоденної заробітної плати становитиме: (6700 грн х 15) / 30,44 = 3301,58 грн.

 

Крок 4. Подання довідкового Податкового розрахунка до ДПС

У разі якщо до розрахункового періоду входять місяці, за які ще не подали Податковий розрахунок, то роботодавець для призначення працівникам матеріального забезпечення (лікарняних і декретних) за рахунок коштів ПФУ повинен сформувати й подати Податковий розрахунок із типом "Звітний" як "Довідковий" окремо щодо кожного працівника.

Якщо підприємство не встигає подати "Довідковий" Розрахунок до кінця кварталу, у якому настала подія, то далі варто подати Розрахунок із типом "Звітний". Окремо формувати "Довідковий" Розрахунок після закінчення звітного кварталу не потрібно.

 

Крок 5. Подання заяви-розрахунка до ПФУ

Підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Тому після того, як страхувальник (або уповноважені із соціального страхування) прийняв рішення про призначення або відмову в призначенні матзабезпечення, він передає рішення до бухгалтерії підприємства.

Бухгалтерія на підставі паперового та/або е-лікарняного (чи його паперової роздруківки) і рішення страхувальника (або уповноважених із соціального страхування) нараховує лікарняні (декретні) та протягом 5 робочих днів оформлює заяву-розрахунок і подає до відділення ПФУ за місцем обліку через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунка, зокрема й в електронній формі.

Сума нарахованих лікарняних надходить від ПФУ на окремий поточний рахунок, відкритий роботодавцем у банку виключно для зарахування страхових коштів (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). Отримані кошти страхувальник повинен обліковувати на окремому субрахунку. Їх можна використати лише для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг застрахованим особам. Частина цих коштів має бути утримана в рахунок ПДФО та військового збору, які відповідно до законодавства утримуються із цих виплат і за утримання яких страхувальник як податковий агент несе відповідальність згідно із законодавством України.

У разі якщо сума отриманих страхувальником страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання страхових виплат, то протягом 3 робочих днів невикористані страхові кошти повертають до територіального органу ПФУ, який здійснив фінансування (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105).

 

Крок 6. Надсилання повідомлення про виплату допомоги

З 1 січня 2023 року, як і раніше, потрібно подавати повідомлення про виплату коштів застрахованим особам.

Джерело: ЛІГА:ЗАКОН