Чи відображати в додатку 4ДФ кошти, сплачені ФОПу працівником у відрядженні

Чи відображає роботодавець у додатку 4ДФ до Розрахунку юрособи або додатку ФІЗ-4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД сплачені працівником юридичної особи кошти ФОПу за надані під час відрядження послуги?

Кошти, сплачені ФОПу працівником у відрядженні, в додатку 4ДФ не потрібно відображати. Відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти, встановлено постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98).

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти.

Однак інші підприємства й організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Пунктом 4 розділу І Інструкції № 59 визначено, що підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати в разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти в національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

За наявності оригіналів підтвердних документів підприємство відшкодовує в межах граничних сум витрат на наймання житлового приміщення, затверджених Постановою № 98, витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (п. 5 розділу ІІ Інструкції № 59).

Згідно з п. 177.8 ПКУ відряджений працівник отримує від фізичної особи — підприємця, який надавав послуги з наймання житлового приміщення та переїзду, копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності.

Враховуючи зазначене, оскільки роботодавець (юридична особа або фізична особа — підприємець) лише компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, крім фізичних осіб — підприємців та/або осіб, які провадять незалежну професійну діяльність або в додатку ФІЗ-4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, які є фізичними особами — підприємцями та/або особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4, сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізичною особою — підприємцем послуги такий роботодавець не зобов’язаний.

ЗІР, категорія 103.25