Документи згоріли в архіві через обстріл: як діяти підприємству

Якщо документи підприємства зберігалися в архівній компанії, сховище якої знищили внаслідок обстрілу, потрібно зафіксувати втрату документів, отримати підтвердження від архівної установи та повідомити податкову. Алгоритм дій залежить, зокрема, від того, чи розташоване підприємство на території активних бойових дій.

Насамперед підприємству потрібно звернутися до архівної установи, яка зберігала документи, та отримати підтвердження їх знищення.
 

Експерти рекомендують запросити такі документи:

• повідомлення про виникнення форс-мажорних обставин, зокрема обстріл, який призвів до знищення документів, та копію акта про невиправні пошкодження справ;
• копію акта про пожежу, оформленого Державною службою України з надзвичайних ситуацій;
• копію витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань про відкриття кримінального провадження;
• копію сертифіката Торгово-промислової палати про обставини непереборної сили, виданого для архівної установи.

Наступний крок — видати наказ директора про створення комісії для розслідування причин втрати або знищення документів. До її складу можна залучити представника архівної компанії.

Комісія має скласти акт про втрату або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів підприємства внаслідок обстрілу. Форму такого акта підприємство визначає самостійно.

В акті необхідно перерахувати всі знищені документи. Документ підписують члени комісії, зокрема представник архівної установи, яка зберігала документи. Після цього акт затверджує керівник підприємства.

До заяви в Державну податкову службу потрібно додати складений акт, акт передавання документів на зберігання та копії документів, отриманих від архівної установи, які підтверджують їх втрату.

Порядок повідомлення ДПС залежить від місця розташування підприємства. Якщо підприємство не перебуває на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території відповідно до переліку, затвердженого наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28 лютого 2025 року № 376, скористатися спеціальною процедурою, передбаченою пунктом 69.28 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України, не вдасться.

У такому разі про втрату документів потрібно повідомити податкову в загальному порядку відповідно до статті 44 Податкового кодексу України.

Після оформлення втрати документів підприємству необхідно розпочати їх відновлення. Зокрема, слід звернутися до контрагентів, щоб отримати дублікати документів.