Як ФОПу подати скан-копії трудових книжок працівників

В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є складовою переходу до електронного обліку трудової діяльності. За Законом № 1217-IX на оцифрування трудових книжок відведено 5 років — до 10 червня 2026 року.

Наводимо алгоритм подання ФОПом сканованих копій трудових книжок найманих працівників.

1. Вхід до вебпорталу ПФУ

ФОП заходить на офіційний сайт і натискає на кнопку “Вхід”.

Авторизація здійснюється за допомогою КЕП або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка “Кабінет страхувальника” (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) – саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

2. Перехід до послуги з подання скан-копій

У меню потрібно обрати: Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.

Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника – ПІБ і РНОКПП.

3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до ПФУ через вебпортал.

5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі “Вхідні/Надіслані документи”. Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування під час розрахунку пенсії.

ПФУ