Як правильно відобразити назви посад у штатному розписі

Питання щодо відображення назв посад у штатному розписі роз’яснює головний державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, зайнятість та інших нормативно-правових актів Управління Держпраці в Кіровоградській області Інна Кривенко.

Часто перед підприємством постає питання, як правильно у штатному розписі відобразити назви посад (професій), а також чи допускається створювати розширені назви, доповнюючи їх словами, або шляхом написання через дефіс, або з наведенням уточнень у дужках. Адже буває, наприклад, що на підприємстві працює кілька менеджерів зі збуту, які виконують різні роботи, а в Національному класифікаторі України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП) для них призначена професія з кодом 1475.1.

«Продавець-вантажник», «Інженер-електрик» тощо… Чимало кадровиків, не маючи у своєму розпорядженні відповідних нормативних документів або трактуючи їх на власний розсуд, вносять записи до трудових книжок працівників саме в такому вигляді. Звісно, це не відповідає ані положенням КП, ані Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі ― Інструкція № 58). З’ясуємо, яких поширених на підприємствах, але неправильних назв професій (посад) слід уникати та якими офіційними назвами їх можна замінити.

Передусім необхідно з’ясувати, що таке штатний розпис, яким нормативно-правовим документом регулюється його ведення і чи застосовується якась відповідальність за неправильне заповнення цього документа чи за його відсутність.

Для організації своєї діяльності підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, кількість працівників, посади, які вони займатимуть, а також належні їм оклади. Ця інформація відображається в документі під назвою «штатний розпис».

Також на сьогодні жодним нормативним документом не затверджено типової форми штатного розпису, окрім підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його відповідно до типової форми, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 28.01.20002 р. № 57. Але багато госпрозрахункових організацій застосовують її як методичну допомогу для власної форми. Відповідно до листа Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 затвердження штатного розпису є обов’язковим. Таким чином, прийняття (затвердження) штатного розпису здійснюється у вигляді видання керівником підприємства нормативного акта (наказу), в якому визначатиметься кількість штатних одиниць у розрізі посад, які у штатному розписі відображаються згідно із записами трудової книжки працівника. Відповідно до Інструкції № 58 записи щодо посад (професій) до трудової книжки вносяться згідно із найменуваннями посад (професій), зазначеними в КП. Таким чином, у штатному розписі найменування посади (професії) має відповідати професійним назвам робіт, наведеним у КП.

Оскільки затвердження на підприємстві штатного розпису є обов’язковим, його відсутність вважається порушення вимог трудового законодавства, за що посадова особа згідно з частиною першою ст. 41 КУпАП може нести адміністративну відповідальність.

Наведемо перелік типових помилок у записах до трудових книжок, які стосуються найменувань посад (професій):

Наведені неправильні найменування посад (професій) можна укрупнено розділити на такі групи.

Побутові назви посад (професій) ― не мають стосунку до нормативної бази, містять суто розмовні терміни професійної діяльності, що подекуди застосовуються як найменування професії (посади) під час внесення до трудових книжок, як-от: «Ветлікар», «Комбайнер», назви професій із використанням русизмів (у записах українською мовою) тощо.

«Жіночі» назви професій ― містять гендерну професійну ознаку, що також порушує методологію професійної класифікації: наприклад, «Телятниця», «Робоча». Слід зауважити, що згідно з нормами КП усі професійні назви робіт визначаються тільки у чоловічому роді. Такий підхід несе суто технічний характер, який традиційно використовується класифікаторами професій багатьох країн. Винятком є лише кілька професій, яким притаманне використання лише в жіночому роді, зокрема: «Швачка», «Нянька», «Покоївка», «Сестра-господиня», «Економка», «Друкарка». Таку редакцію назв професій було офіційно визначено Інститутом української мови НАН України й застосовано в КП. Надання ж гендерної ознаки іншим наявним у КП професійним назвам робіт (наприклад, у вигляді «Завідувачка лабораторії», «Секретарка керівника», «Паспортистка») є неправильним, і не тільки у штатних розписах, трудових договорах, трудових книжках та інших офіційних документах, а й у рекламі.

Також звертаємо увагу, що заборонено в оголошеннях (рекламі) про вакансії пропонувати роботу лише жінкам або лише чоловікам, за винятком специфічної роботи, яка може виконуватися винятково особами певної статі, а також висувати вимоги, що надають перевагу одній із статей (частина третя ст. 11 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI).

Подвійні назви професій (посад) ― це назви професій, написані через дефіс. Бажання окремих роботодавців та кадровиків зафіксувати у трудовій книжці працівника суміщення посад у завданнях та обов’язках конкретного працівника (коли він фактично виконує, наприклад, роботи продавця та вантажника) призводить до появи таких професійних назв робіт, як-от: «Тесляр-бетоняр», «Продавець-вантажник», «Касир-бухгалтер» та подібних.

Класифікатором не передбачено утворення розширених (подвійних) назв посад (професій) через дефіс, окрім тих, які внесено до КП, тому таке об’єднання двох назв професій, як, наприклад, «Манікюрник-педикюрник», не відповідає положенням КП (див. лист Мінпраці України від 20.01.2007 р. № 10/13/116-07).

Водночас Загальними положеннями Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336, передбачено, що в разі виконання працівником робіт, що належать до різних посад (професій), трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважають посаду з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами (див. також лист Мінсоцполітики України від 18.03.2016 р. № 106/13/116-16).

Окрім того, зазначеними вище Загальними положеннями встановлено, що конкретний перелік обов’язків визначається посадовими (робочими) інструкціями працівників, які розробляють і затверджують роботодавці. При цьому враховують конкретні завдання та обов’язки працівника, а також особливості штатного розпису підприємства. Зокрема, якщо виникає необхідність, коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширено з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп професій, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Отже, у роботодавця завжди є можливість (за згодою працівника) включити до посадової інструкції за основною посадою додаткові завдання та обов’язки. Наприклад, «Оператор комп’ютерного набору» виконує роботу з комп’ютерного набору текстів протягом шести годин, а дві години, що залишилися, ― роботу архіваріуса. У цьому випадку професійна назва роботи для виконавця визначається як: «Оператор комп’ютерного набору», а до його посадової інструкції включаються додатково обов’язки архіваріуса.

Але все ж таки в разі виконання обов’язків, які належать до двох чи навіть трьох різних посад, які є у штатному розписі, доцільно оформлювати:

За порушення вимог законодавства щодо оформлення трудової книжки та інших вимог, що визначають юридичні відносини між підприємством та працівником, передбачаються як адміністративна, так і кримінальна відповідальність. Так, порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, а також інші порушення вимог законодавства про працю (зокрема, невідповідність найменувань робіт, професій або посад КП) тягнуть за собою згідно з частиною першою ст. 41 КУпАП накладення штрафу на посадових осіб підприємств, незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 30 до 100 нмдг.

Крім того, частиною першою ст. 173 Кримінального кодексу України передбачено, що грубе порушення угоди про працю службовою особою підприємства незалежно від форми власності, а також окремим громадянином або уповноваженою ними особою шляхом обману чи зловживання довірою або примусу до виконання роботи, не обумовленої угодою, карається штрафом до 50 нмдг або позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до п’яти років, або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, виправлення виконуються власником підприємства або уповноваженим ним органом, де був зроблений відповідний запис, у розділі «Відомості про роботу» (графа 3). У будь-якому випадку рекомендуємо в обов’язковому порядку видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства, з професійною назвою робіт із КП.

Також до штатного розпису слід вносити і відповідні зміни, якщо назва певної посади була спочатку записана правильно, а згодом, внаслідок введення змін і доповнень до КП або видання нової редакції КП, зазнала змін. Якщо ж у штатному розписі помилки відсутні, але, наприклад, наказ про прийняття працівника на роботу було видано з помилкою (скажімо, зазначена в ньому посада не відповідає ні КП, ні штатному розпису), необхідно видати наказ про внесення змін до помилкового наказу, а після цього внести відповідні записи і до трудової книжки працівника.

При цьому жодних заяв від працівника вимагати не потрібно, оскільки в цьому разі це не переведення на іншу роботу (посаду), а лише зміна назви посади (роботи).
 
Отже, керівникам підприємств, установ і організацій, а також усім працівникам кадрових служб, які на підприємстві оформлюють кадрові документи, необхідно постійно слідкувати за змінами, що періодично відбуваються в КП, щоб надалі не допускати порушень трудового законодавства і юридично грамотно застосовувати наявні професійні назви робіт, а за необхідності ― вчасно їх коригувати.