Як правильно зазначати посаду заступника керівника на час відсутності керівника


У ГУ Держпраці у Дніпропетровській області розглянули питання щодо правильності зазначення посади заступника керівника установи на час відсутності керівника під час підписання поточних документів. Йдеться про ситуації, коли керівник підприємства, установи або організації тимчасово відсутній у зв'язку з перебуванням на «лікарняному» або у черговій відпустці чи відрядженні.

На думку фахівців управління, слід перевірити, чи в посадовій інструкції заступника керівника підприємства, установи, організації зазначено, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції, чи наказом того ж керівника визначено питання підписання документів його заступнику. У цьому випадку документи повинні підписуватися саме заступником із зазначенням його прізвища, імені та по батькові.

У п. 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р № 1000/5, визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проєкті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.