Як відобразити в додатку 4ДФ послуги ФОП, надані відрядженому працівнику

Головне управління ДПС в Одеській області роз’яснює, чи повинна юридична особа відображати в додатку 4ДФ Єдиного звіту виплати на користь ФОП, який надав послуги відрядженому працівнику.

Повідомляється, що відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98).

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Однак інші підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий) (насправді, підприємству слід розробити власні положення чи інструкцію про службові відрядження або наказом закріпити використання Інструкції № 59. — Прим. ред.).

Пунктом 4 розділу І Інструкції № 59 визначено, що підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи та військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати в разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження). Зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України  «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06 липня 1995 р. № 265/95-ВР та ПКУ, а також документи, визначені Інструкцією № 59 (п. 14 розділу І Інструкції № 59).

За наявності оригіналів підтвердних документів підприємство відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених Постановою № 98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (п. 5 розділу ІІ Інструкції № 59).

Згідно з п. 177.8 ПКУ відряджений працівник отримує від фізичної особи — підприємця, який надавав послуги з найму житлового приміщення та переїзду, копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, надати згідно з положеннями Інструкції № 59 звіт про використання коштів, виданих на відрядження (п. 11 розділу ІІ Інструкції № 59).

Враховуючи зазначене, оскільки юридична особа лише компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. № 773), сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізичною особою — підприємцем послуги така юридична особа не зобов’язана.