Які переваги електронного документообігу в системі управління охороною праці
Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 р. №39-21) пропонує інноваційні рішення щодо дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності.
Цей Порядок має виключно альтернативний варіант організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП.
Роботодавці вільні у прийнятті рішення, у який спосіб здійснювати документообіг – паперовий чи електронний.
- Переваги електронного документообігу – зручність і комфорт у використанні (структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін окументами.
- Спрощення процесу ведення документації – економія коштів (економія на папері, фарбі для принтерів, доставці паперових документів та інших канцтоварах).
- Створення умов для зберігання документів – економія робочого часу та зусиль працівників (полегшення робочого процесу, заощадження робочого часу, який можна буде використати на виконання інших робочих завдань).
- Оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій (ефективне використання робочого часу, покращення як внутрішніх, так і зовнішніх комунікацій.
- Можливість виходу на новий рівень взаємовідносин міжзамовником та підрядниками – надійне та тривале зберігання документів.
- Гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу – можливість залучення працівників до дистанційній роботи.
- Змога працювати за межами офісу, зокрема, в умовах воєнних (бойових) дій, пандемії, надзвичайного стану.
- Альтернатива онлайн зустрічам. Проведення онлайн навчання, інструктажів тощо – зменшення регуляторного тиску на бізнес.
- Оптимізація вимог для відповідних документів (форм, бланків), визначених НПАОП. Удосконалення нормативної бази з охорони праці, що діє у межах Підприємства – захист довкілля та покращення екології. Відмова від використання паперу і зменшення кількості канцелярії у офісах дозволить зберегти лісові ресурси планети та скоротити обсяг пластикового сміття.
Джерело: Центральне міжрегіональне управління Держпраці