НАДС затвердило порядок ведення та зберігання особових справ для ОМС

НАДС наказом «Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки» від 05.04.2024 р. № 62-24 затвердило:

• Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі — Типовий порядок);
• форму особової картки.

Наказ набере чинності не раніше ніж через шість місяців з дня припинення або скасування воєнного стану в Україні — одночасно із Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 02.05.2023 р. № 3077-IX.

Типовий порядок визначає механізм ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи. Його застосовуватимуть до виборних посад, а також зможуть застосовувати, щоб вести та зберігати особові справи іншого персоналу в ОМС.

В ОМС розроблятимуть власний порядок, щоб вести та зберігати особові справи службовців, з урахуванням Типового порядку. Його затверджуватиме голова відповідної ради. Вестиме, обліковуватиме та зберігатиме особові справи служба управління персоналом в ОМС, де займає посаду службовець.

Типовий порядок регламентує:

• як вести та оформлювати особові справи, зокрема, якщо службовця призначили на іншу посаду в межах одного ОМС;
• з яких документів та в якій послідовності формувати особову справу;
• як систематизувати особові справи та в якій формі їх вести;
• як оформлювати особову картку, зокрема, як змінювати відомості про службовця;
• як зберігати особові справи, оскільки це документи з обмеженим доступом.

НАДС рекомендує у випадку, коли службовця призначатимуть на посаду в ОМС, де він раніше вже займав посаду, використовувати особову справу, яку сформували раніше, та долучати до неї оновлену особову картку.