Оформлення документів згідно з новим ДСТУ 4163:2020: думка адмінсуду
01.09.2021 р. набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів — ДСТУ 4163:2020. Він замінив ДСТУ 4163-2003, згідно з яким документи оформлювалися ще з 2003 р. Новий стандарт діє для всіх підприємств, а також ФОП (з урахуванням ст. 51 ЦКУ). Тому наразі необхідно оформлювати документи з урахуванням нових норм.
Про це повідомляє Сьомий апеляційний адміністративний суд.
Так, для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Для реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати шрифт розміром 14–16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1–1,5 міжрядкових інтервали.
Однією з істотних змін стало розшифрування підпису, який друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Тепер у розшифруванні підпису повинні бути не ініціали та прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». При цьому прізвище потрібно прописувати великими літерами.
Визначено, що у відомостях про виконавця документа варто зазначати як прізвище, так і власне ім’я виконавця документа та номер його службового телефону.
У всіх реквізитах, де зазначається прізвище особи, тепер варто вказувати й ім’я, а не ініціали (наприклад, у реквізитах «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про засвідчення копії» тощо).
Зміни відбулись і в оформленні найменування підприємств. Наразі назви підприємств, організацій та установ треба зазначати великими літерами. Наприклад, ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ або ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ.
Також не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми або торговельної марки (знак для товарів і послуг), навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом із найменуванням юридичної особи.
Новим ДСТУ уточнено використання печатки на документах. Зокрема, печатку проставляють таким чином, щоб вона охоплювала останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підписі не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.
Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг та електронні довірчі послуги.
ДСТУ 4163:2020 передбачено особливості оформлення реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс». У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти як дату реєстрації, так і реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи. Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Держстандарт регулює порядок оформлення адресатів листів. Зокрема, якщо документ адресований фізичній особі, то за ДСТУ спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.
Окремо врегульовані положення щодо створення примірника електронного документа. Так, відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють згідно з постановою КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. № 55 та Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту України від 11.11.2014 р. № 1886/5.
Також у разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.
Водночас важливо, що для відповідних суб’єктів під час роботи з документами обов’язковим є також дотримання вимог Закону про електронний документообіг та вимог власних інструкцій з діловодства.