Як оформлювати та надсилати кадрові документи в умовах воєнного часу: роз'яснення НАДС

Національне агентство України з питань державної служби (НАДС) на своїй сторінці у Facebook надало роз'яснення щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку. Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають змоги працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.

Звертаємо увагу, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.

Якщо і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів.

У такому випадку відповідну заяву, написану на папері й підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то заяву слід надіслати у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Як свідчить судова практика, отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі спонукає роботодавця перевірити справжність волевиявлення працівника в разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 р. у справі № 725/4244/18).