Як оформлювати та надсилати кадрові документи в умовах воєнного часу: роз'яснення НАДС

Національне агентство України з питань державної служби (НАДС) на своїй сторінці у Facebook надало роз'яснення щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку. Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають змоги працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.

Звертаємо увагу, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.

Таким чином, письмові заяви також можуть подаватися в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

Якщо і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів.

У такому випадку відповідну заяву, написану на папері й підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то заяву слід надіслати у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Як свідчить судова практика, отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі спонукає роботодавця перевірити справжність волевиявлення працівника в разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 р. у справі № 725/4244/18).

Нагадуємо, що ознайомити державних службовців з виданими щодо них наказами можна шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до ст. 9-1 Закону України “Про державну службу”.

Тобто відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.

"Колеги, ми надзвичайно вдячні вам, що в ці непрості часи ви намагаєтесь у всьому дотримуватись букви закону. Це також героїзм. Це підтвердження вашої професійності та турботи про ваших колег. Вся команда НАДС впевнена у перемозі, збереженні держави та державної служби. Все буде Україна 💛💙"