Як оцифрувати трудову книжку: рекомендації від ПФУ


 Документи в електронному вигляді – це не лише додаткові можливості для людини, а й вимога часу. 

Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України. 

Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників (підстава — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX).

Слід зазначити, що інформація про страховий стаж з 1 січня 2004 року зараховується лише за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Перед поданням трудової книжки на оцифрування радимо перевірити правильність її оформлення. 

Пропонуємо виконати такі три основні кроки.

 

Крок 1. Перевірте правильність написання:

Вони мають відповідати даним паспорту.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

 

Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

 

Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

 

Як усунути виявлені недоліки?

Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку. 

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній” від 12.08.1993 р. № 637. 

Якщо ви не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду (https://portal.pfu.gov.ua/).

 

Як це правильно зробити – дивіться у  відеоінструкції