Плануються зміни до порядку сканування паперових трудових книжок: проєкт постанови ПФУ

1 квітня 2026 року СПО об'єднань профспілок оприлюднив для обговорення проєкт постанови ПФУ «Про внесення змін до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».

Пропонується викласти в новій редакції п. 3 та 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 (далі — Порядок № 11-1), згідно з якою відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників, самим працівником або представником працівника.

Уточнено, що відомості про трудову діяльність працівника зможуть подаватися до територіального органу Пенсійного фонду України (ПФУ):

• особисто працівником у разі пред’явлення документів, що посвідчують особу, або представником працівника в разі пред’явлення документів, що посвідчують особу представника та його повноваження діяти від імені особи, яку він представляє, а також засвідчених копій документів, що дають змогу територіальному органу ПФУ ідентифікувати особу, яку він представляє;
   
• через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються ним або його представником особисто до територіального органу ПФУ у вигляді оригіналів трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 р. № 637.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1, а за періоди до набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання, належності або неналежності осіб, які працюють, у т.ч. і підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам, тощо відповідні відомості подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

У разі прийняття ця постанова набере чинності з дня її офіційного опублікування.