Порядок подання сканів трудових книжок до ПФУ затверджено!

Роботодавці почали в 2020 році сканувати трудові книжки та передавати скани до ПФУ, хоча не було визначено порядку, яким чином це роботи. Керувалися вказівками ПФУ. 

Зі значним запізненням постановою Правління ПФУ від 19.03.2021 № 11-1 затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
 

Але дивує його лаконічність і надто він куций. Що ж там прописали?

• Сканувати потрібно всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів
• Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж
• Скани повинні бути придатні для сприйняття їх змісту й містити, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб
• Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником
• Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником одним із таких способів:
   
  • у вигляді копій, передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
     
  • в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
     
• Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
  • найменування роботодавця або ПІБ (за наявності) та ідентифікаційний код;
  • періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
  • переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
  • найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
  • причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частина, стаття закону);
  • вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.

Світлана ЛІСТРОВА,
незалежний експерт з трудового та податкового законодавства