Процедура проведення класифікації посад у 2026 році: 20 основних запитань від НАДС

НАДС підготувало 20 основних запитань, які стосуються практичного застосування процедури класифікації посад, окремих організаційних аспектів її проведення, а також типових ситуацій, що виникають у роботі служб управління персоналом у державних органах.

І. Щодо утворення класифікаційного комітету

Чи видається наказ про утворення класифікаційного комітету, якщо наразі немає потреби проводити повторну класифікацію посад?

Так, видається. Відповідно до Методики класифікаційний комітет є постійно діючим консультативно-дорадчим колегіальним органом. Його утворення не залежить від наявності потреби у проведенні повторної класифікації посад на момент видання наказу.

Чи може бути утворений класифікаційний комітет у малочисельному управлінні зі статусом юридичної особи публічного права, де є два самостійні відділи та дві окремі посади категорії «В» (бухгалтер і кадровик)?

Ні. Методикою передбачено, що класифікаційний комітет утворюється у державному органі, у структурі якого є не менше трьох керівників самостійних структурних підрозділів без урахування відповідального структурного підрозділу.

Якщо у державному органі є три самостійні структурні підрозділи, але один керівник відсутній (посада вакантна, працівник мобілізований), чи може бути утворений класифікаційний комітет?

Так, якщо виконання обов’язків за посадою відсутнього керівника покладено на іншого працівника. Якщо таке покладання посадових обов’язків не здійснено, класифікаційний комітет тимчасово не може утворюватися, оскільки не буде дотримано пункт 1 розділу ІІ Методики.

В ОВА є структурні підрозділи зі статусом юридичної особи публічного права, які не мають можливості утворити класифікаційний комітет. Хто проводить класифікацію?

У такому випадку класифікація посад проводиться відповідальним структурним підрозділом у порядку, визначеному Методикою.

Якщо керівник апарату та його заступник не є державними службовцями, чи можуть вони очолювати класифікаційний комітет?

Головою класифікаційного комітету відповідно до Методики може бути визначено:

керівника державної служби в державному органі або особу, яка виконує його обов'язки;
заступник керівника державної служби в державному органі;
інша уповноважена в установленому порядку особа на рівні не нижче I-III рівнів посад державної служби.

Чи може заступник керівника самостійного структурного підрозділу бути членом класифікаційного комітету?

Так. Методикою передбачено, що класифікаційний комітет утворюється у складі: голови класифікаційного комітету; секретаря класифікаційного комітету; не менше трьох керівників, рівень посад яких є не нижчим за рівень керівника самостійного структурного підрозділу.

Рівень посади заступника керівника самостійного структурного підрозділу дозволяє йому бути членом класифікаційного комітету.

Чи може секретарем комітету бути головний спеціаліст служби управління персоналом, а членом комітету – завідувач цього сектору?

Так, може. Згідно з Методикою секретар визначається з числа працівників Секретар визначається з числа працівників відповідального структурного підрозділу, яким є служба управління персоналом. Методика не обмежує визначення керівника служби управління персоналом членом класифікаційного комітету.

Чи може бути секретарем не державний службовець з числа працівників відповідального структурного підрозділу?

Так. Секретар класифікаційного комітету має бути визначений з числа працівників відповідального структурного підрозділу. Методикою не передбачено вимогу обов’язкової наявності у секретаря статусу державного службовця.

ІІ. Щодо діяльності класифікаційного комітету

У зв'язку із внесенням протоколів класифікаційного комітету до номенклатури справ, який строк зберігання цих протоколів і номер статті за переліком постанови КМУ?

Відповідно до статті 14а Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Мін’юсті 17 квітня 2021 року за № 571/20884, протоколи засідань постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій, робочих груп, що стосуються діяльності організації мають постійний термін зберігання.

З огляду на те, що класифікаційний комітет є постійно діючим колегіальним органом, а протоколи його засідань фіксують прийняті рішення та підстави їх ухвалення, такі протоколи підлягають постійному зберіганню і мають включатися до номенклатури справ відповідного державного органу із зазначенням строку зберігання «постійно».

Якщо головою класифікаційного комітету може бути лише керівник апарату ОДА, а він відсутній, чи можна визначити головуючого на засіданні?

Роль голови класифікаційного комітету чітко визначена. Водночас у разі потреби, через відсутність (неможливість взяти участь) саме головою класифікаційного комітету, засідання може провести визначений в установленому порядку заступник голови класифікаційного комітету.

Пакет документів, що надсилається на погодження, у будь-якому разі підписується керівником державної служби, що засвідчує його згоду із прийнятим рішенням.

Чи має секретар класифікаційного комітету право голосу?

Ні. Секретар класифікаційного комітету не бере участі у голосуванні. Відповідно до Методики секретар забезпечує організаційно-методичний супровід роботи класифікаційного комітету.

Що обов’язково повинно бути зазначено у протоколі класифікаційного комітету? Чи є затверджена форма?

Форма протоколу є довільною. Водночас у протоколі обов’язково зазначаються: склад присутніх; найменування підрозділів та/або посад, що розглядалися; результати голосування та прийняті рішення.

Для зручності НАДС розроблено орієнтовний зразок протоколу, який розміщено за посиланням.

Чи потрібно розробляти Положення про класифікаційний комітет?

Методика не передбачає обов’язку розроблення окремого положення про класифікаційний комітет. При цьому Методикою передбачено основні положення (норми прямої дії), що регламентують порядок його роботи.

ІІІ. Щодо підготовки документів за результатами класифікації посад

Якщо структурний підрозділ зі статусом юридичної особи публічного права місцевої державної адміністрації має власного керівника державної служби, чи самостійно він надсилає документи до НАДС?

Ні. Класифікація посад проводиться таким підрозділом самостійно, результати надсилаються до відповідної місцевої державної (військової) адміністрації, яка потім надсилає документи на погодження до територіального органу НАДС.

Відповідно до абзацу другого пункту 4 розділу VI Методики місцеві державні (військові) адміністрації подають територіальному органу НАДС документи за результатами класифікації посад структурних підрозділів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права), які входять до структури відповідної місцевої державної (військової) адміністрації.

Структурний підрозділ (юридична особа) РДА направляє документи щодо класифікації посад до РДА, яка пересилає їх до відповідного територіального органу НАДС. Чи потрібно направляти до НАДС матеріали по всіх інших структурних підрозділах зі статусом юридичної особи публічного права та апарату?

Ні. До НАДС надсилаються лише документи щодо класифікації посад державного органу, в якому її було проведено.

ІV. Щодо інших питань проведення класифікації посад

Чи може державний орган проводити класифікацію посад у період реорганізації?

Абзацом другим пункту 2 розділу ІІІ Методики визначено, що класифікація посад не проводиться в державному органі, який перебуває у стані ліквідації або реорганізації, якщо визначено правонаступника та передано повноваження та функції органу, що реорганізується за винятком:

продовження здійснення повноважень та функцій у визначених сферах компетенції до завершення здійснення заходів з утворення міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, до якого переходять повноваження та функції міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, що припиняється, та можливості забезпечення здійснення ним цих функцій і повноважень, про що видано відповідний акт Кабінету Міністрів України в установленому порядку;
судів, що перебувають у стані ліквідації або реорганізації до завершення роботи ліквідаційної комісії, комісії з реорганізації.

Якщо в РДА створюється самостійний структурний підрозділ зі статусом юридичної особи публічного права і необхідно одразу призначити керівника, хто проводить класифікацію?

Відповідно до пункту 2 розділу VIII Методики класифікація посад у новостворених структурних підрозділах місцевих державних (військових) адміністрацій із статусом юридичної особи публічного права проводиться відповідальним структурним підрозділом апарату такої місцевої державної (військової) адміністрації, який визначений керівником державної служби апарату (керівником апарату) такої місцевої державної (військової) адміністрації за дорученням голови місцевої державної (військової) адміністрації.

Якщо введена посада заступника відділу у складі самостійного структурного підрозділу державного органу (без зміни мети та функцій) — чи є це зміна структури та чи необхідно проводити класифікацію цієї посади?

Так, потрібно. Кожна нова посада державної служби у штатному розписі потребує визначення класифікаційного коду. Визначений класифікаційний код нової посади потребує обов’язкового погодження НАДС (територіальним органом НАДС), крім випадків встановлених пунктом 3¹ частини третьої статті 13 Закону України “Про державну службу”. Класифікаційний код вноситься до штатного розпису, разом з розміром посадового окладу (грейду), що визначається на його основі.

Якщо в класифікаційному коді змінюється тільки тип (з 1.3 на 1.2 по всьому органу, підстава - зміна типу органу), чи проводиться повторна класифікація посад?

Відповідно до пункту 3 розділу VIII Методики повторна класифікація посад не проводиться у разі, зокрема, зміни типу та/або юрисдикції державного органу на підставі закону, якщо інші зміни відсутні та не впливають на погоджений класифікаційний код відповідної посади державної служби в частині визначених сім'ї та рівня посад.

У такому разі державний орган надсилає до НАДС в порядку інформування оновлені відомості та інформацію про посади.

Якщо у відділі скорочується одна з п’яти посад з однаковим класифікаційним кодом, внаслідок чого змінюється опис основного напряму роботи за іншою посадою (додається новий функціонал за посадою), чи проводиться повторна класифікація?

Так. Якщо зміна функціоналу призводить до зміни змісту посадових обов’язків, це є підставою для проведення повторної класифікації відповідної посади, а також за потреби, внесення змін до посадової інструкції за такою посадою державного службовця.