Роз'яснення щодо кадрових питань ОМС під час воєнного періоду
Фахівці проєкту "Децентралізація" підготували роз'яснення щодо застосування органами місцевого самоврядування законодавства про службу та про працю під час дії воєнного стану.
Зміст правового режиму воєнного стану, порядок його введення та скасування, правові засади діяльності органів державної влади, військового командування, військових адміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій в умовах воєнного стану, гарантії прав і свобод людини і громадянина та прав і законних інтересів юридичних осіб регламентує Закон України від 12.05.2015 р. № 389-VIII «Про правовий режим воєнного стану» (далі – Закон № 389).
Відповідно до ст. 2 Закону №389 правовою основою введення воєнного стану є Конституція України, цей Закон та указ Президента України про введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях, затверджений Верховною Радою України.
Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону № 389 воєнний стан на всій території України або в окремих її місцевостях припиняється після закінчення строку, на який його було введено.
Згідно з ч. 2 цієї статті Закону № 389 до закінчення строку, на який було введено воєнний стан, та за умови усунення загрози нападу чи небезпеки державній незалежності України, її територіальній цілісності Президент України може прийняти указ про скасування воєнного стану на всій території України або в окремих її місцевостях, про що має бути негайно оголошено через медіа.
Після припинення чи скасування воєнного стану на всій території України або в окремих її місцевостях служба управління персоналом органу місцевого самоврядування, перш за все, має врахувати у своїй роботі наступні положення законодавства та здійснити такі дії (заходи):
Скорочення, що використовуються надалі:
- Закон №389 – Закон України від 12.05.2015 р. № 389-VIII «Про правовий режим воєнного стану»
- Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 р. № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
- Закон № 1700 – Закон України від 14.10.2014 р. № 1700-VII «Про запобігання корупції»
- Закон № 2704 – Закон України від 25.04.2019 р. № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної»
- Закон № 1682 – Закон України 16.09.2014 р. № 1682-VII «Про очищення влади»
- Закон № 280 – Закон України від 21.05.1997 р. № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні»
- Закон № 2493 – Закон України від 07.06.2001 р. № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування»
- Порядок № 169 – Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджений постановою КМУ від 15.02.2002 р. № 169
- ОМС – орган місцевого самоврядування
- ПОМС – посадова особа місцевого самоврядування
- ВС – воєнний стан
- Голова – сільський, селищний, міський голова
- ВО ради – виконавчі органи сільської, селищної, міської ради
- КП – комунальні підприємства, установи, організації
- ВА НП – військова адміністрація населеного пункту
- НАЗК – Національне агентство з питань запобігання корупції
- СУП – служба управління персоналом
|
Норма |
Суть норми |
Дії (заходи) СУП |
|
п. 3 розділу «Прикінцеві положення» Закону № 2136
|
Закон № 2136 діє у період дії ВС, введеного відповідно до Закону № 389, та втрачає чинність з дня припинення або скасування ВС, крім ч. 4 ст. 13 та ст. 15 Закону № 2136, які втрачають чинність з моменту завершення відшкодування працівникам та роботодавцям грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України.
Нагадаємо: § ч. 4 ст. 13 Закону № 2136 передбачає, що відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам за час призупинення дії трудового договору у повному обсязі покладається на державу, що здійснює збройну агресію проти України; § ст. 15 Закону № 2136 передбачає, що відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України, здійснюється за рахунок коштів держави-агресора, а також коштів, отриманих з/від відповідних фондів на відновлення України, у тому числі міжнародних, міжнародної технічної та/або поворотної чи безповоротної фінансової допомоги, інших джерел, передбачених законодавством. Порядок визначення і відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України, встановлюється Кабінетом Міністрів України
|
З дня припинення чи скасування ВС для регулювання трудових відносин з ПОМС та іншими працівниками ОМС (службовцями, працівниками з обслуговування) положення Закону № 2136 не застосовуються (за винятком ч. 4 ст. 13 та ст. 15 Закону № 2136 – у разі необхідності).
* Порядок визначення і відшкодування працівникам та роботодавцям пов’язаних із трудовими відносинами грошових сум, втрачених внаслідок збройної агресії проти України наразі відсутній (розроблено проект відповідної постанови Уряду).
Припинення застосування Закону № 2136 зумовлює, перш за все наступне: – відновлення вимог до організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів.
|
|
п. 9 ст. 9 Закону № 389
|
у разі затвердження Головою тимчасової структури ВО ради для працівників, посади яких не включені до тимчасової структури, оголошується простій або здійснюється їх переведення на рівнозначну чи нижчу посаду.
Рішення про затвердження тимчасової структури ВО ради втрачає чинність не пізніше ніж через 30 днів з дня припинення чи скасування ВС, якщо ним не встановлено більш ранній строк втрати чинності. У період дії ВС Голова може призначати осіб на посади та звільняти з посад в ОМС, керівників КП, що належать до сфери управління відповідного ОМС, у порядку, визначеному ч. 5 та 6 ст. 10 Закону № 389.
|
З втратою чинності тимчасовою структурою ВО ради відновлюється дія структури ВО ради, затвердженої відповідною радою у порядку, передбаченому п. 5 ч. 1 ст. 26 (затвердження радою за пропозицією Голови структури ВО ради, загальної чисельності апарату ради та її ВО) та п. 6 ч. 4 ст. 42 (внесення Головою на розгляд ради пропозиції щодо структури ВО ради, апарату ради та її виконавчого комітету, їх штатів) Закону № 280.
У разі, якщо розпорядженням Голови про затвердження тимчасової структури ВО ради встановлено більш ранній строк втрати чинності тимчасовою структурою – застосовується встановлений розпорядженням строк. У разі оголошення простою працівникам – простій має бути припинено в день втрати чинності рішенням про затвердження тимчасової структури ВО. Про це може бути видано окреме розпорядження керівника ОМС (у разі, якщо розпорядженням про оголошення простою не визначено інший порядок припинення простою працівників). Працівники, яких було переведено на посади у тимчасову структуру ВО ради – звільняються з таких посад на підставі п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП (закінчення строку трудового договору) АБО повертаються на посади в орган місцевого самоврядування, з яких їх було переведено на посади в тимчасову структуру ВО ради.
|
|
ч. 5 ст. 10 Закону № 389
|
у період дії ВС особи призначаються на посади в ОМС, посади керівників КП суб’єктом призначення, Головою, головою районної, районної у місті, обласної ради, начальником відповідної ВА без конкурсного відбору, обов’язковість якого передбачена законом, на підставі: – поданої заяви; – заповненої особової картки встановленого зразка; – документів, що підтверджують наявність у таких осіб громадянства України, освіти та досвіду роботи згідно з вимогами законодавства, встановленими щодо відповідних посад. ПОМС, призначені у такий спосіб, не можуть бути переведені на інші посади в ОМС.
|
ПОМС, призначені на посади в ОМС відповідно до частини 5 ст. 10 без конкурсного відбору, можуть працювати на відповідних посадах не більше 12 місяців з дня припинення чи скасування ВС та не можуть бути переведені на будь-які інші посади в ОМС.
Тобто, після припинення чи скасування воєнного стану, але не пізніше шести місяців з дня його припинення чи скасування, на посади в органах місцевого самоврядування, на які особи призначені відповідно до абзацу першого частини п’ятої статті 10 Закону 389, оголошується конкурс. Граничний строк перебування особи на такій посаді – 12 місяців з дня припинення чи скасування воєнного стану. Таким чином, зазначені ПОМС працюють на відповідній посаді не більше 12 місяців з дня припинення чи скасування ВС, після чого мають бути звільнені з посади. У разі виявлення бажання такими особами продовжити службу в ОМС вони можуть бути прийняті на службу в ОМС на конкурсній основі. Нагадаємо: конкурсний відбір в ОМС здійснюється відповідно до Порядку № 169.
|
|
ч. 6 ст. 10 Закону № 389
|
особа, яка претендує на зайняття посади в ОМС, посади керівника КП, у період дії ВС не подає декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, передбачену Законом № 1700, та документ про підтвердження рівня володіння державною мовою відповідно до Закону № 2704.
|
«Відтермінування» подання декларації та документа про рівень володіння державною мовою припиняє свою дію в день припинення чи скасування ВС.
|
|
ч. 7 ст. 10 Закону № 389
|
особи, призначені у період дії ВС на політичні посади (виборні посади), а також відповідно до абз. 1 ч. 5 цієї статті на посади в ОМС, посади керівників КП, подають декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, передбачену Законом № 1700, документ про підтвердження рівня володіння державною мовою відповідно до Закону № 2704 протягом 3 місяців з дня припинення чи скасування ВС, у разі якщо такі документи не були подані ними раніше.
Після припинення чи скасування ВС, але не пізніше 6 місяців з дня його припинення чи скасування, на посади в ОМС, посади керівників КП, на які особи призначені відповідно до абз. 1 ч. 5 цієї статті, оголошується конкурс. Граничний строк перебування особи на посаді, на яку її призначено у такий спосіб, становить 12 місяців з дня припинення чи скасування ВС.
|
З дня припинення чи скасування ВС починається відлік:
– 3 місяців для подання декларації та документа про рівень володіння державною мовою; – 6 місяців для оголошення конкурсу на відповідні посади; – 12 місяців для граничного строку перебування особи на посаді.
|
|
ч. 8 ст. 10 Закону № 389
|
– спеціальна перевірка, передбачена Законом № 1700, стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища та посад з підвищеним корупційним ризиком, перелік яких затверджується НАЗК;
– перевірка, передбачена Законом № 1682, стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, щодо яких здійснюються заходи з очищення влади (люстрації), під час дії ВС не проводяться. Організація проведення спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700, а також перевірки, передбаченої Законом № 1682, стосовно осіб, призначених у період дії ВС, здійснюється протягом 3 місяців з дня припинення чи скасування ВС, крім випадку звільнення такої особи до дня припинення чи скасування ВС або закінчення проведення зазначених перевірок під час дії ВС
|
«Відтермінування» проведення спеціальної перевірки та «люстраційної» перевірки припиняє свою дію в день припинення чи скасування ВС.
Водночас починається відлік 3 місяців, відведених Законом № 389 для організації проведення цих перевірок.
Перевірки не проводяться, тільки у 2 випадках: – особа звільнилася зі служби до дня припинення чи скасування ВС; – проведення перевірок було закінчено під час дії ВС.
|
|
ч. 9 ст. 10 Закону № 389
|
у разі неподання ПОМС, яка призначена у такий спосіб:
– декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, передбаченої Законом № 1700; – документа про підтвердження рівня володіння державною мовою відповідно до Закону № 2704 у встановлений строк, а також неподання особою, яка під час дії ВС призначена на посаду, яка передбачає зайняття відповідального або особливо відповідального становища, або посаду з підвищеним корупційним ризиком, документів, передбачених ч. 2 ст. 57 Закону № 1700 у визначений строк, така ПОМС, особа, яка займає посаду, що передбачає зайняття відповідального або особливо відповідального становища, або посаду з підвищеним корупційним ризиком, звільняється із займаної посади протягом 3 робочих днів після завершення цього строку
Нагадаємо: ч. 2 ст. 57 Закону № 1700 передбачає, що для проведення спеціальної перевірки особа, яка претендує на зайняття посади, подає до відповідного органу: 1) письмову згоду на проведення спеціальної перевірки; 2) автобіографію; 3) копію паспорта громадянина України; 4) копії документів про освіту, вчені звання та наукові ступені; 5) медичну довідку про стан здоров’я за формою, затвердженою Міністерством охорони здоров’я України щодо перебування особи на обліку в психоневрологічних або наркологічних закладах охорони здоров’я; 6) копію військово-облікового документа: для призовника – посвідчення про приписку до призовної дільниці, для військовозобов’язаного, резервіста – військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов’язаного, для військовослужбовця – військового квитка, посвідчення особи військовослужбовця; 7) довідку про допуск до державної таємниці (у разі його наявності). |
Неподання вказаних документів у визначений Законом № 389 строк тягне за собою звільнення ПОМС з посади протягом 3 робочих днів (рахуємо від дня припинення чи скасування ВС 3 місяці).
|
|
ч. 10 ст. 10 Закону № 389
|
особи, звільнені з посад служби в ОМС у період дії ВС, протягом 1 року після припинення чи скасування ВС можуть бути прийняті на рівнозначні або нижчі посади служби в ОМС без проведення конкурсу (це положення не поширюється на ПОМС, призначених відповідно до ч. 5 ст. 10 Закону № 389).
|
Зазначене право особи не зобов’язує керівника ОМС ініціювати цей процес зі свого боку. Мається на увазі, що особа, звільнена у період дії ВС з посади служби в ОМС (з будь-якої посади ПОМС, з будь-яких підстав) може бути прийнята (за її бажання) на рівнозначну або нижчу посаду служби в ОМС без конкурсу протягом 1 року з дня припинення чи скасування ВС (не плутати з 1 роком з дня звільнення).
Отже, у разі наявності в ОМС вакантної посади та оголошення на її зайняття конкурсу зазначені особи у визначений строк можуть бути прийняті на посади служби в ОМС без конкурсу (виключно на рівнозначну чи нижчу посаду відносно посади, з якої ПОМС було звільнено у період дії ВС). Цим правом не можуть скористатися ПОМС, які призначені на посаду без конкурсу у порядку, передбаченому ч. 5 ст. 10 Закону № 389.
|
Крім зазначеного у таблиці, СУП бере участь у розробці текстів відповідних розпорядчих актів з кадрових питань (розпоряджень, наказів).
Призупинення дії трудового договору – нове поняття, передбачене ст. 13 Закону № 2136 та відповідна процедура може бути застосована виключно під час дії ВС.
Відповідно до ч. 1 ст. 13 Закону № 2136 призупинення дії трудового договору – це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором у зв’язку із збройною агресією проти України, що виключає можливість обох сторін трудових відносин виконувати обов’язки, передбачені трудовим договором.
Призупинення дії трудового договору може здійснюватися за ініціативи однієї із сторін на строк не більше ніж період дії ВС. У разі прийняття рішення про скасування призупинення дії трудового договору до припинення або скасування ВС роботодавець повинен за 10 календарних днів до відновлення дії трудового договору повідомити працівника про необхідність стати до роботи.
Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин.
Призупинення дії трудового договору не може бути прихованим покаранням і не застосовується, зокрема, до ПОМС, які обіймають політичні виборні посади (сільський, селищний, міський голова, його заступники, секретар сільської, селищної, міської ради, керуючий справами виконавчого комітету та староста).
Відповідно до ч. 2 ст. 13 Закону № 2136 призупинення дії трудового договору оформлюється наказом (розпорядженням) роботодавця, в якому, зокрема, зазначається:
- інформація про причини призупинення, у тому числі про неможливість обох сторін виконувати свої обов’язки та спосіб обміну інформацією;
- строк призупинення дії трудового договору;
- кількість, категорії і прізвища, ім’я, по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) відповідних працівників;
- умови відновлення дії трудового договору.
Наказ (розпорядження) про призупинення дії трудового договору, укладеного з ПОМС, роботодавець подає для погодження до ВА, яка здійснює свої повноваження на відповідній території (ВА НП та районні ВА, а за їх відсутності – обласні).
Відповідно до ч. 3 ст. 13 Закону № 2136 у разі незгоди працівника (працівників) із наказом (розпорядженням) роботодавця про призупинення дії трудового договору працівником або профспілкою за дорученням працівника (працівників) відповідний наказ (розпорядження) може бути оскаржений до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, або його територіального органу (далі – ЦОВВ), який, вивчивши зміст наказу (розпорядження) та підстави для його видання, за погодженням з ВА може внести роботодавцеві припис про скасування відповідного наказу (розпорядження) або про усунення порушення законодавства про працю іншим шляхом, що є обов’язковим до виконання роботодавцем протягом 14 календарних днів з дня отримання такого припису.
Приписи у разі оскарження наказу (розпорядження) про призупинення дії трудового договору, укладеного з посадовими особами ПОМС, можуть бути внесені роботодавцеві за погодженням з ВА.
Припис ЦОВВ може бути оскаржений роботодавцем протягом 10 календарних днів у судовому порядку.
Відповідно до ч. 4 ст. 13 Закону № 2136 відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам за час призупинення дії трудового договору у повному обсязі покладається на державу, що здійснює збройну агресію проти України.
Інших положень, які б регулювали питання призупинення дії трудового договору, Закон № 2136 не містить.
Відповідно до ст. 22 Закону № 2493, до стажу служби в ОМС зараховується період роботи на посадах, на які поширюється дія цього Закону, а також на посадах і в органах, час роботи в яких зараховується до стажу державної служби.
У зв’язку тим, що у разі призупинення дії трудового договору працівник тимчасово не виконує роботу за укладеним трудовим договором, а роботодавець тимчасова не забезпечує працівника роботою, однак трудові відносини фактично тривають, цей період включається до загального стажу роботи працівника та до стажу служби в ОМС.
Слід зауважити, що період призупинення дії трудового договору не включається до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку та право на присвоєння чергового рангу. А також для проведення щорічної оцінки.
Періоди, які зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, визначено у ст. 9 Закону України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки», до нього зараховують:
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Відповідно до ст. 2 Закону України 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504) право на відпустки забезпечується:
- гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади), заробітної плати (допомоги) у випадках, передбачених цим Законом;
- забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 цього Закону.
Так, ст. 24 вказаного Закону передбачено виплату працівнику грошової компенсації за всі не використані дні щорічної, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, у разі звільнення працівника.
За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину –
особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності – входить до складу спадщини.
Однак, під час дії воєнного стану діють інші правила, встановлені ст. 12 Закону № 2136, згідно з ч. 1 якої у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. Роботодавець може відмовити працівнику у наданні не використаних днів щорічної відпустки.
Крім цього, згідно з ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 не застосовуються норми ч. 7 ст. 79, ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 12 Закону № 504.
У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону № 504.
Частина 1 ст. 29 КЗпП зобов’язує роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором в узгоджений із працівником спосіб поінформувати його про:
1) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3) права та обов’язки, умови праці;
4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9) процедуру та встановлені цим Кодексом строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.
Відповідно до ч. 2 цієї ж статті КЗпП, при укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець забезпечує виконання п. 1, 3, 5, 7-9 ч. 1 цієї статті та у разі потреби надає працівникові необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпеки праці.
Як визначено у ч. 3 ст. 29 КЗпП, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної п. 4 ч. 1 цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.
Крім цього, згідно з ч. 2 ст. 7 Закону № 2136 у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Законом не визначається у який саме спосіб має фіксуватися така домовленість. Однак, Мінекономіки у своєму коментарі до Закону України від 01.07.2022 р. № 2352-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин», яким було внесено зміни до Закону № 2136, зазначає: «… з метою уникнення в подальшому непорозумінь і суперечностей, рекомендуємо сторонам перед початком використання альтернативних способів комунікації зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації».
Отже, доцільно буде зафіксувати таку домовленість про обрання доступного способу електронної комунікації між роботодавцем та працівників (визначені адреси електронної пошти, визначені номери мобільних телефонів у обраних сторонами месенджерами) шляхом видання відповідного розпорядження (наказу) керівника.