Сфотографував, зберіг, переслав у Telegram: за які дії з робочими документами загрожує звільнення
Сам факт фотографування службового документа на особистий телефон ще не означає порушення трудової дисципліни та не є автоматичною підставою для оголошення догани.
Правова оцінка залежить від обставин, змісту документа, встановлених роботодавцем правил та того, як працівник надалі використав отримане фото.
Наприклад, якщо працівник сфотографував наказ винятково для того, щоб не загубити інформацію та виконати робоче завдання, а фотографію не передавав стороннім особам, саме по собі це ще не свідчить про незаконне поширення інформації.
Що має значення після фотографування документа
Важливо враховувати не лише сам факт створення фотографії, а й те, що працівник зробив із нею після виконання завдання.
Якщо фото залишилося на особистому телефоні, було переслане у приватний Telegram-чат, завантажене в особисте хмарне сховище або передане іншій особі, правова оцінка ситуації може змінитися.
Особливе значення це має у випадках, коли документ містить персональні дані, комерційну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом.
Роботодавець може заборонити фотографувати документи
Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України, правила внутрішнього трудового розпорядку можуть містити положення щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом, зокрема державної чи комерційної таємниці, а також визначати умови роботи з конфіденційною інформацією.
Тому роботодавець може встановити правило, за яким працівникам заборонено фотографувати або копіювати службові документи на особисті пристрої.
Водночас таке правило має бути належним чином встановлене та доведене до відома працівника.
Роботодавець не може запровадити відповідну заборону вже після того, як працівник сфотографував документ, а потім притягнути його за це до дисциплінарної відповідальності.
Не кожен службовий документ є комерційною таємницею
Самого напису «конфіденційно» на документі недостатньо, щоб автоматично вважати всю інформацію в ньому комерційною таємницею.
За статтею 505 Цивільного кодексу України комерційною таємницею є інформація, яка є секретною, має комерційну цінність та щодо якої вжито адекватних заходів для збереження її секретності.
Тому значення має не лише позначка на документі, а й фактичний режим доступу до інформації та заходи, яких роботодавець вживає для її захисту.
Що буде, якщо на фото є персональні дані
Окрема ситуація виникає, якщо на фотографії містяться персональні дані працівників — наприклад, їхні ПІБ, номери телефонів або адреси.
Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради вказує: якщо працівник кадрової служби сфотографував таку інформацію в межах своїх службових обов’язків і виключно для виконання роботи, це саме по собі не означає порушення.
Водночас, якщо на підприємстві діє заборона на використання особистих пристроїв для зберігання службових документів, порушення цього правила може стати підставою для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
Коли роботодавець може оголосити догану
Стаття 147 КЗпП передбачає можливість застосування за порушення трудової дисципліни догани або звільнення у передбачених законом випадках.
При цьому відповідно до статті 149 КЗпП до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен вимагати від працівника письмові пояснення.
При виборі виду стягнення мають враховуватися ступінь тяжкості проступку, заподіяна шкода, обставини його вчинення та попередня робота працівника.
Якщо ж працівник без законних підстав передав фотографії з персональними даними третій особі, може йтися вже про незаконне поширення персональних даних.
Стаття 28 Закону України «Про захист персональних даних» передбачає, що порушення законодавства у сфері захисту персональних даних тягне за собою встановлену законом відповідальність.
Отже, фотографування робочого документа на особистий телефон саме по собі не означає порушення трудової дисципліни. Вирішальними є зміст документа, правила, встановлені роботодавцем, мета фотографування та подальше використання інформації працівником.