Що робити, якщо трудова книжка втрачена або знищена внаслідок бойових дій


Статтею 48 КЗпП визначено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Однак відповідно до прикінцевих та перехідних положень зазначеного вище Закону включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом. Тобто на даний час дія перехідного періоду продовжується і, відповідно, трудові книжки працівників продовжують зберігатись на підприємствах, установах і організаціях.

Залишається чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці  України,  Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

Звертаємо увагу, що на даний час в Україні ухвалено Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (зі змінами, внесеними Законом України від 01.07.2022 р. № 2352-ІХ) (далі – Закон), ст. 7 якого визначено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Через бойові дії в Україні почастішали випадки втрати, пошкодження або знищення трудових книжок.

Що робити працівнику в разі втрати трудової книжки?

Питання відновлення втраченої трудової книжки регулюється розділом 5 Інструкції № 58.

Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки власник або  уповноважений  ним орган видає  працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи “Відомості про  роботу”, ”Відомості про нагородження” і “Відомості про заохочення” під час заповнення дубліката  вносяться записи про роботу, а також  про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ “Відомості про роботу” у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 –  причина  звільнення,  якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є в документах.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або  уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Окремим випадком видачі дубліката трудової книжки є відсутність доступу до трудової книжки  працівника  внаслідок  надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Так, відповідно до п. 5.6 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки також  може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Дублікат  видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому  вигляді  інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на  території,  де працював працівник, що надається в довільній формі.

У разі  відновлення доступу до  трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на  першій  сторінці  дубліката робиться напис: “Дублікат анульовано”, посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Враховуючи той факт, що Інструкція № 58 не містить окремих положень щодо відновлення трудових книжок, втрачених в зоні бойових дій під час воєнного стану, і якщо зібрати документи, необхідні для відновлення трудової книжки (видачі дублікату), через бойові дії неможливо, то під час працевлаштування таких осіб на нове місце роботи радимо керуватись положеннями п. 5.6 Інструкції № 58.

Джерело: Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці