Трудова книжка онлайн: що варто знати військовим і цивільним

З 2021 року Україна перейшла на електронний облік трудової діяльності (підстава — Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05 лютого 2021 року № 1217-ІХ).

Це означає, що дані про ваш стаж зберігаються не лише в паперових книжках, а й у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування.
 

Навіщо це потрібно

• Спрощення. Пенсію можна буде призначити автоматично, без збору паперових довідок.
• Надійність. Ваші дані не загубляться, не згорять і не зіпсуються, що критично важливо під час воєнного стану.
• Доступність. Ви можете перевірити свій стаж онлайн у будь-який момент.
   

Підтвердження страхового стажу

З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка, потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.
 

Як оцифрувати трудову книжку через Пенсійний фонд

Пенсійний фонд України (ПФУ) створив сервіс, який дозволяє перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Це можна зробити двома способами:

1. Онлайн (через вебпортал ПФУ https://portal.pfu.gov.ua)

• Хто може подати. Роботодавець (через кабінет страхувальника) або працівник самостійно (через кабінет застрахованої особи).
• Що потрібно. КЕП (кваліфікований електронний підпис) та скан-копії трудової книжки.
• Де шукати. В особистому кабінеті виберіть розділ «Комунікації з ПФУ» - «Відомості про трудову діяльність робітника».

2. Особисто (у сервісному центрі ПФУ)

Якщо немає можливості відсканувати документи або скористатися сайтом, прийдіть у будь-яке зручне відділення ПФУ (незалежно від місця проживання). Спеціалісти самі сканують та оцифрують вашу трудову книжку.
 

Електронна трудова книжка не скасовує паперову трудову книжку — ви можете вести обидві

Перехід на електронний облік не забороняє зберігати паперову трудову книжку вдома як пам’ятку або документ, вона не втрачає юридичної сили. Ви можете доповнити реєстр Пенсійного фонду в будь-який час. Але зволікати не варто: оцифрування — це гарантія збереження стажу, особливо під час воєнних (бойових) дій, коли папери можна втратити.
 

Оцифрування трудових книжок військовослужбовців

Щоб спростити процес призначення пенсій військовим, поліцейським та особам рядового і начальницького складу,  ПФУ та  ДПС налагодили автоматизований обмін даними.

• Що змінилося. Договір про співпрацю: 22 лютого 2024 року ПФУ та ДПС уклали договір, що дозволяє ПФУ отримувати дані про доходи військових із Реєстру платників податків.
• Чому це важливо. Це актуально, якщо в Реєстрі застрахованих осіб немає необхідної інформації про суми виплат.
• Як це працює. ПФУ надсилає запит до ДПС (по конкретному роботодавцю або особі), і податкова надає потрібні відомості. Обмін даними розпочався 11 квітня 2024 року.
•  Підготовка бази даних. Щоб наповнити реєстр ПФУ даними про доходи за період з 2000 по 2016 роки, Фонд зібрав інформацію від усіх силових відомств та міністерств. Вони надали перелік з установ, які виплачували грошове забезпечення в той час. Щоб призначення пенсій для військових, поліцейських та представників силових структур було швидшим, Пенсійний фонд України постійно працює з військовими частинами над оцифруванням даних про доходи та трудовий стаж.
• Як подати дані. Найзручніший спосіб — скористатися вебпорталом електронних послуг ПФУ. Останні два місяці більшість військових частин успішно подали трудові книжки застрахованих осіб, що проходять службу, в електронному вигляді.
• Що зміниться. Пенсійний фонд готує нововведення: невдовзі подати відомості про трудову діяльність можна буде через представника (відповідний проєкт постанови Правління ПФУ на стадії погодження). Це важливо для тих, хто через службу або перебування за кордоном не може відвідати сервісний центр особисто чи скористатися електронним підписом.

 Комітет з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів