В якій валюті складати звіт, якщо працівник повертає кошти в іноземній валюті

В якій валюті складається Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за кордон, якщо повернення невикористаних коштів працівником здійснюється в іноземній валюті?

Згідно з частиною четвертою ст. 5 Закону України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ.

Відповідно до п. 42 розділу VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2, резиденти – юридичні особи і фізичні особи – підприємці, представництва юридичних осіб – нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.

Згідно з п. 5 розділу IІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Відповідно до п. 17 розділу ІІІ Інструкції № 59 після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт).[1] Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання Звіту до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Звіт подається підзвітною особою за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841. Разом із Звітом подаються підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.3 Податкового кодексу України. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту.

Пунктом 19 розділу III Інструкції № 59 передбачено, що під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
 

ЗІР, категорія109.19