Внесено зміни до Правил організації діловодства

Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 р. № 667/5 затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Документ оновлює норми ведення документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і установ, а також скасовує наказ Міністерства юстиції "Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції" від 07.09.2015 р. № 1656/5.

Основні зміни

• Уточнення оформлення документів: встановлено, що відмітка «Копія» має проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша.
• Оновлення норм щодо знищення документів: запроваджено вимогу додавати довідку в разі вилучення фінансових документів, яка підтверджує відсутність перевірок, спорів і необхідності їх подальшого зберігання.
• Розширення переліку архівних документів: зокрема, додано персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованих осіб.
• Цифровізація архівів: дозволено створювати фонд користування у вигляді цифрових і аналогових копій, а облік вести у довільній формі.

Правила доповнено окремим розділом XVI «Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду». Так, порядок організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і час демобілізації після закінчення воєнних дій визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням інших актів законодавства України.

Документи, які підлягають архівному зберіганню, вивезені з територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, передаються до архівних установ за місцем припинення цих юридичних осіб, якщо вони не мають правонаступників або органів вищого рівня на території інших регіонів України.

Архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи від юридичної особи, що припиняє свою діяльність, повинна протягом місяця з дати приймання на зберігання документів надіслати технічними засобами електронних комунікацій або засобами поштового зв'язку лист Державній архівній службі України про приймання на зберігання архівних документів, у якому зазначаються такі відомості:

• найменування юридичної особи, що припиняє свою діяльність;
• ідентифікаційний код юридичної особи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
• місцезнаходження юридичної особи (індекс, область, місто (селище або село), вулиця, будинок);
• місце припинення юридичної особи (індекс, область, місто (селище або село));
• кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;
• кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати.

Також передбачено механізм фіксації втрат архівів на деокупованих територіях — із фото- та відеодоказами, актами та залученням відповідних служб.

Цей наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування (станом на 23.03.2026 р. не опубліковано).