Чи ознайомлювати працівників під підпис з правилами військового обліку, якщо вони розміщені на стенді
Підприємства повинні виготовляти друкарським способом правила військового обліку (далі ― Правила), наведені в додатку 2 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 (далі — Порядок № 1487), та розміщувати їх на видному місці в загальнодоступному приміщенні. Водночас п. 34 Порядку № 1487 окремо вимагає під час прийняття на роботу доводити ці Правила до призовників, військовозобов’язаних та резервістів під особистий підпис. Отже, аргумент «правила висять на стенді, працівник міг їх прочитати» не підтверджує виконання вимоги про персональне ознайомлення.
Коли саме потрібен підпис
Ознайомити з Правилами потрібно під час прийняття на роботу особи, яка належить до призовників, військовозобов’язаних або резервістів.
Порядок № 1487 не встановлює окремої типової форми документа, на якому працівник має поставити підпис. Тому роботодавець може організувати підтвердження ознайомлення у зручний спосіб. Наприклад, можна завести окремий лист ознайомлення з правилами військового обліку, у якому зазначати ПІБ працівника, дату ознайомлення та його підпис.
Це зручно ще й тому, що під час перевірки стану військового обліку перевіряють, зокрема, стан доведення Правил до призовників, військовозобов’язаних та резервістів під особистий підпис під час прийняття на роботу.
Якщо працівник виконує роботу дистанційно
Дистанційна або надомна форма роботи не звільняє роботодавця від обов’язку ознайомити працівника з Правилами. Однак це не означає, що працівник обов’язково має приїхати до офісу лише для того, щоб поставити підпис на папері.
Частина третя ст. 29 КЗпП дозволяє ознайомлювати працівників із документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків через визначені в трудовому договорі засоби електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису (КЕП). За згодою сторін у трудовому договорі можуть бути передбачені й альтернативні способи ознайомлення.
Крім того, під час дії воєнного стану частина друга 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX дозволяє сторонам трудового договору домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання документів із питань трудових відносин, а також про інший доступний спосіб електронної комунікації.
Тому для дистанційного працівника можна організувати ознайомлення, наприклад, так:
- електронний документ із КЕП або удосконаленим електронним підписом. Роботодавець надсилає працівникові актуальну редакцію Правил і лист ознайомлення, а працівник підписує документ електронним підписом і повертає його роботодавцю. З погляду підтвердження факту ознайомлення ― це найбільш надійний варіант;
- обмін електронними копіями документів. Якщо сторони домовилися про відповідний спосіб електронної комунікації, працівникові можна надіслати Правила електронною поштою або через інший погоджений канал, а у відповідь отримати підписаний лист ознайомлення у вигляді сканованої або фотокопії. У роботодавця при цьому мають залишитися докази надсилання та отримання документів;
- поштове відправлення. Якщо електронний спосіб не підходить, працівникові можна надіслати Правила та лист ознайомлення поштою, а підписаний документ отримати назад.
Важливий момент: лише надсилання Правил електронною поштою, повідомлення в месенджері або посилання на корпоративний сайт без підтвердження ознайомлення недостатньо, адже п. 34 Порядку № 1487 вимагає саме доведення Правил під особистий підпис.
Чи потрібно видавати окремий наказ
Порядок № 1487 не зобов’язує роботодавця видавати спеціальний наказ про спосіб ознайомлення працівників із правилами військового обліку.
Проте порядок такої роботи доцільно врегулювати внутрішньо, особливо якщо підприємство систематично приймає дистанційних або надомних працівників. Можна визначити, хто надсилає Правила, яким каналом відбувається обмін документами, у який спосіб працівник підтверджує ознайомлення та де зберігається таке підтвердження.
При цьому для електронної комунікації потрібно враховувати способи, погоджені між роботодавцем і працівником відповідно до трудового законодавства.
Висновок
Розміщення правил військового обліку на стенді не замінює ознайомлення з ними під підпис. Новоприйнятого призовника, військовозобов’язаного або резервіста потрібно персонально ознайомити з Правилами під час прийняття на роботу.
Для працівника, який працює дистанційно або надомно, ознайомлення можна організувати без його особистого приїзду до офісу. Головне, щоб роботодавець мав належне підтвердження того, що працівник отримав Правила й ознайомився з ними.