Як оформити відсутність заброньованого працівника, який після відпустки залишився за кордоном

Заброньований працівник під час щорічної відпустки тривалістю 28 календарних днів перебував за кордоном. Після її закінчення він не повернувся в Україну й наполягає на оформленні відпустки без збереження зарплати. Чи може роботодавець надати йому таку відпустку строком 90 календарних днів? Чи вплине це на бронювання і як роботодавцю обґрунтувати збереження броні, якщо працівник фактично не виконує посадових обов’язків?
Якщо працівник виїхав за межі України, роботодавець зобов’язаний надати йому за заявою відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, зазначеною в заяві, але не більше 90 календарних днів.

Відповідно до частини четвертої ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) роботодавець у період дії воєнного стану зобов’язаний надати працівнику, який виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, відпустку без збереження заробітної плати за його заявою — на визначений у ній строк, але не більше 90 календарних днів. Час такої відпустки не зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Тож якщо працівник використав 28 календарних днів щорічної відпустки, це не перешкоджає наданню йому неоплачуваної відпустки за зазначеною нормою. Це різні види відпусток, які мають різні правові підстави. Для оформлення відпустки працівник має подати заяву із зазначенням підстави та її тривалості. Роботодавець видає відповідний наказ.

Якщо 90 календарних днів за цією підставою вже використано, за наявності згоди роботодавця можна розглянути надання відпустки без збереження заробітної плати на підставі частини третьої ст. 12 Закону № 2136 — на період дії воєнного стану без обмеження строку, установленого частиною першою ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

Водночас така відпустка регулює трудові відносини, а не міграційний статус працівника. Тому вона не продовжує дозволеного строку перебування за кордоном. Працівнику необхідно окремо з’ясувати вимоги країни перебування щодо продовження законного перебування.

Надання відпустки без збереження заробітної плати не припиняє трудових відносин і не означає автоматичного анулювання бронювання працівника. Проте роботодавцю потрібно врахувати вимоги Порядку бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 р. № 76 (далі — Порядок № 76).

Зокрема, для відповідних категорій критично важливих підприємств та установ Порядок № 76 установлює вимоги до щомісячного нарахування заробітної плати заброньованим працівникам. Застосування таких вимог залежить від категорії роботодавця та передбачених нормативним актом винятків.

За період відпустки без збереження заробітної плати заробітну плату працівнику не нараховують. Тому якщо на роботодавця поширюється відповідна зарплатна вимога, тривала неоплачувана відпустка може створити ризик її невиконання. Тож перед оформленням тривалої відпустки роботодавцю слід перевірити, чи поширюється на нього така вимога, та оцінити наслідки відсутності нарахувань за відповідний місяць.

Щодо питання, чи можна зберігати бронювання працівника, який не виконує посадових обов’язків, то воно потребує окремої оцінки. Бронювання здійснюють для забезпечення потреб підприємства або установи в період мобілізації. Факт перебування працівника у відпустці не є автоматичною підставою для анулювання бронювання. Водночас роботодавцю варто оцінити, чи залишається цей працівник необхідним для виконання завдань, заради яких підприємство отримало статус критично важливого та бронює персонал.

Якщо працівник протягом тривалого часу не виконує своїх посадових обов’язків і не може повідомити, коли повернеться до роботи, роботодавцю буде складніше обґрунтувати практичну потребу в подальшому збереженні його бронювання.

У такій ситуації доцільно:

Якщо працівник не повертається до роботи після завершення відпустки, роботодавець має окремо врегулювати його подальшу відсутність відповідно до трудового законодавства. Факт перебування за кордоном не дає підстав автоматично вважати його відсутність поважною або звільняти його від виконання трудових обов’язків поза межами оформленої відпустки.

Отже, роботодавець може оформити працівнику, який перебуває за кордоном, відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 90 календарних днів на підставі частини четвертої ст. 12 Закону № 2136. Однак таке оформлення не продовжує законного строку перебування за кордоном і не гарантує відсутності наслідків для бронювання.

Перед наданням тривалої неоплачуваної відпустки роботодавцю потрібно перевірити зарплатні вимоги, що застосовуються до нього за Порядком № 76, та оцінити реальну потребу в подальшому бронюванні працівника. Якщо працівник тривалий час не виконує роботи, це потребує окремого організаційного рішення, а не лише формального збереження його у штаті.