Кадрові документи, які слід перевірити перед інспектуванням

Під час підготовки до перевірки необхідно з’ясувати питання стосовно наявності та правильності оформлення на підприємстві таких документів:

• штатний розпис із посадами (професіями), найменування яких має відповідати Національному класифікатору України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 із зазначенням посадових окладів (тарифних ставок) згідно із законодавством;
• особові картки за формою № П-2, затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656; 
• письмові трудові договори (за наявності), які мають відповідати нормам трудового законодавства; 
• посадові та робочі інструкції, які мають бути розроблені та затверджені на основі галузевих випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, професійних стандартів, а також з урахуванням Загальних положень Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336; 
• правила внутрішнього трудового розпорядку; 
• положення про структурні підрозділи підприємства; 
• накази і заяви про прийняття на роботу і припинення трудових відносин, зміну умов праці, відпустки, службові відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення, які мають відповідати нормам КЗпП, внутрішньої інструкції з діловодства, з урахуванням ДСТУ 4163:2020 і Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5; 
• повідомлення про прийняття працівника на роботу згідно з постановою КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» від 17.06.2015 р. № 413; 
• журнали реєстрації наказів, з урахуванням їх видів, відповідно до Переліку, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5; 
• табель обліку використання робочого часу, який може мати форму, затверджену наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489 (типова форма № П-5), або форму, розроблену підприємством самостійно та визначену в інструкції з діловодства підприємства; 
• документи у сфері охорони праці, включаючи програму вступного інструктажу з охорони праці та тексти інструктажу на робочих місцях, положення про систему управління охороною праці, службу охорони праці, журнали, інструкції та накази, з урахуванням норм Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 р. № 2694-XII, Типового положення про службу охорони праці, затвердженого наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 15.11.2004 р. № 255, та інших нормативно-правових актів; 
• звітність кадрового характеру (про це див. тут);
• колективний договір (за наявності), з урахуванням норм КЗпП, які передбачають регулювання питань у колдоговорі, а також Закону України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.1993 р. № 3356-XII;
• організаційна структура підприємства, яка зазвичай розробляється в графічному вигляді й ілюструє підпорядкованість структурних підрозділів, а також горизонтальні та вертикальні зв’язки між ними.

Наведений вище перелік не є вичерпним, адже на практиці він може бути ширшим через належність до конкретної сфери діяльності та специфіку підприємства. 
 

Підприємство зобов'язане надавати документи, зразки продукції, пояснення в обсязі, який воно вважає необхідним, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час державного нагляду (контролю), відповідно до закону (абзац 4 ст. 11 Закону № 877).

Питання, які перевіряються щодо дотримання законодавства про соціальне страхування, можна переглянути тут.