Держпраці на своєму сайті повідомила про початок позапланових перевірок, а по суті натякнула підприємствам, що слід підготуватись, адже понад два роки такі перевірки не проводились.
Пропонуємо кілька порад, як підготувались до кадрової перевірки, особливо якщо за останній рік на вас вже подавались скарги з боку працівників.
1. Привести до ладу сайт компанії, соцмережі та інформацію в інтернеті
Інспектор праці, який прийшов з перевіркою, вже обізнаний про вашу компанію з відкритих джерел. Ви здивуєтесь, скільки непотрібної для перевірки інформації є в мережах. Наприклад, на сайті — фото дружнього колективу компанії, а за фактом — працевлаштованих немає. Є інформація про керівника компанії, а насправді це ФОП, і згідно зі штатним розписом директора немає. На сайтах про вакансії є оголошення про пошук працівників на посади, яких немає у штатному розписі компанії.
Тож перевірте інформацію про компанію в інтернеті, приведіть до ладу сайт та сторінки в соцмережах, видаліть оголошення про вакансії, яких немає у штатному розписі.
2. Провести інструктаж з оформленими та неоформленими працівниками
Працівники під час першої зустрічі з інспектором можуть розповісти йому "непотрібну" інформацію або підписати "непотрібний" документ. Тому слід діяти на випередження та роз’яснити працівникам права та схему поведінки в разі зустрічі з інспектором:
- перевірити в інспектора службове посвідчення;
- отримати копію направлення на проведення інспекційного відвідування;
- фіксувати проведення інспекційного відвідування засобами аудіо-, фото- та відеотехніки;
- не відповідати на запитання інспектора, оскільки це не орган поліції, інспектор не має право допитувати, у нього є лише право ставити запитання та просити пояснення;
- не писати жодних письмових пояснень;
- якщо керівник (або уповноважена особа) підписує документи інспектора (акт, припис, вимогу), просто написати «не згодний» і взяти копію цього документа;
- не надавати відразу запитувані інспектором документи, попросити надати вимогу, де вказано перелік документів та строк їх подання.
3. Перевірити та привести до ладу кадрові документи
На підприємстві обовʼязково повинні бути такі кадрові документи:
- організаційна структура підприємства;
- штатний розпис з посадами;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- посадові інструкції або письмовий трудовий договір;
- табелі обліку використання робочого часу;
- журнал обліку наказів;
- накази та заяви про прийняття на роботу і звільнення;
- накази про зміну умов праці, простій, призупинення дії трудового договору, відпустки, відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення;
- особисті картки працівників.
