Особливості обміну паперовими та електронними документами

Під час трудових відносин створюються різноманітні документи, якими обмінюються працівник і роботодавець. Передусім — це накази, розпорядження, рішення, повідомлення, заяви, доповідні записки тощо. Раніше вони створювалися й доводилися до відома та/або виконання стороні трудового договору лише в паперовій формі з обов’язковим підтвердженням адресатом факту їх отримання (особистий підпис працівника, реквізити вхідного документа з резолюцією роботодавця тощо).

Але з розвитком інформаційно-комунікаційних технологій традиційний обмін паперовими документами поступово замінюється електронним документообігом. Останній, окрім швидкості й зручності, повинен гарантувати юридичну силу документів та інформації. Тобто йдеться не лише про наявність обов’язкових реквізитів, а й про легітимність способу їх пересилання електронними каналами комунікації.

Як при цьому уникнути непорозумінь і трудових спорів між працівником і роботодавцем — у статті.

Ситуація

Кодекс законів про працю України містить низку норм, які передбачають безпосередню взаємодію роботодавця і працівників під час укладення, виконання та розірвання трудових договорів, і на кожному з цих етапів створюються, оброблюються і пересилаються відповідні документи та інформація з кадрових питань.

Зокрема, укладення та/або розірвання трудового договору оформлюється документально — наказом чи розпорядженням роботодавця, з яким має ознайомитись працівник (ст. 24, 47 КЗпП).

У разі змін в організації виробництва і праці, які супроводжуються скороченням чисельності або штату працівників, останні обов’язково отримують від роботодавця персональні попередження про можливе подальше вивільнення та пропозиції іншої роботи (ст. 49-2 КЗпП). При цьому обов’язковість їх письмової форми законодавством про працю не встановлена.

Своєю чергою, від працівників, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем на підставі укладених трудових договорів, більшість документів та інформації кадрового характеру надходить у вигляді різних заяв, наприклад: про звільнення з роботи за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), про встановлення гнучкого режиму робочого часу (ст. 60 КЗпП), про виплату грошової компенсації за невикористану відпустку (ст. 83 КЗпП) тощо.

Не можна не згадати і про призупинення дії трудового договору під час воєнного стану, запроваджене Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136). Адже ця процедура передбачає не лише взаємний інформаційний обмін між роботодавцем та працівником (зокрема, кожна із сторін повинна поінформувати іншу про можливість чи неможливість виконувати роботу, обумовлену трудовим договором), а й своєчасне та правильне доведення цієї інформації до усіх причетних, особливо якщо йдеться про скасування рішення про призупинення й відновлення дії трудових договорів з працівниками, які перебувають в іншому населеному пункті або за кордоном.

Як підсумок викладеного, у таблиці 1 наведені найтиповіші кадрові ситуації, які можуть спричинити трудовий спір між працівником і роботодавцем у сучасних реаліях.

Таблиця 1. Типові кадрові ситуації, які можуть спричинити трудовий спір
між працівником і роботодавцем

Працівники	Кадрова ситуація, яка спричинила трудовий спір	Спірні правовідносини, які розглядаються в судовому порядку
Працівник 1	На виконання вимог ст. 49-2 КЗпП працівник персонально попереджений про наступне вивільнення в усній формі, що зафіксовано у протоколі виробничої наради роботодавця. Одночасно зазначений працівник отримав пропозиції іншої роботи у письмовій формі, що засвідчив особистим підписом. Через усну відмову перевестися на одну із запропонованих вакантних посад, яка також зафіксована у протоколі виробничої наради роботодавця, працівник звільнений на підставі п. 1 частини першої ст. 40 КЗпП у зв’язку із скороченням чисельності та штату	Працівник оскаржив до суду своє звільнення, обґрунтувавши позов такими підставами: — незаконністю усної форми персонального попередження про наступне вивільнення; — відсутністю в роботодавця його письмової відмови від переведення на іншу роботу
Працівник 2	На виконання вимог ст. 49-2 КЗпП працівнику надіслані персональне попередження про наступне вивільнення та пропозиції іншої роботи рекомендованим поштовим відправленням, яке повернулося роботодавцеві з відміткою «за закінченням терміну зберігання». Роботодавець не здійснював інших спроб встановити зв'язок із працівником і звільнив останнього на підставі п. 1 частини першої ст. 40 КЗпП у зв’язку із скороченням чисельності та штату через деякий час після повернення поштового відправлення	Працівник оскаржив до суду своє звільнення і в обґрунтування позовних вимог зазначив: — у зв’язку із початком військової агресії РФ та введенням воєнного стану на території України він тривалий час перебував за кордоном, оформивши відпустку без збереження заробітної плати, а тому не мав змоги отримати рекомендоване поштове відправлення роботодавця, надіслане на адресу його реєстрації в Україні; — роботодавцеві були відомі адреса його робочої електронної пошти та номер мобільного телефону із встановленим додатком Viber для ділового спілкування, але роботодавець не скористався цими засобами електронної комунікації, щоб попередити працівника про наступне вивільнення
Працівник 3	В останній день основної щорічної відпустки працівник надіслав на офіційну електронну пошту роботодавця заяву у вигляді файлу формату Word про надання відпустки без збереження заробітної плати з наступного дня. У перший робочий день після завершення основної щорічної відпустки працівник не вийшов на роботу, бо вважав, що перебуває у відпустці без збереження заробітної плати. Але оскільки до надісланого файлу не доданий протокол створення та перевірки електронного підпису, а його перевірка на сайті центрального засвідчувального органу не підтвердила, що цей файл є оригіналом електронного документа, роботодавець не задовольнив заяви працівника і звільнив останнього на підставі п. 4 частини першої ст. 40 КЗпП за прогул	Працівник не погодився з такою підставою звільнення, зазначивши у позовній заяві: — у період дії правового режиму воєнного стану законодавство про працю дозволяє використовувати альтернативні способи пересилання документів та інформації з кадрових питань; — електронна пошта є одним із таких альтернативних варіантів, а вимоги до файлів, які пересилаються в такий спосіб, законодавством про працю чітко не встановлені
Працівник 4	У зв’язку з початком військової агресії РФ та введенням на території України воєнного стану, з ініціативи роботодавця тривалий час була призупинена дія трудового договору з працівником, який перебував за кордоном. Згодом роботодавець у встановлений законодавством термін надіслав через месенджер Viber на відомий роботодавцеві номер мобільного телефону працівника фотокопію наказу про відновлення дії трудового договору та скасування рішення про його призупинення. Однак ні в день відновлення дії трудового договору, ні після цієї дати працівник не став до роботи, у зв’язку з чим був звільнений на підставі п. 4 частини першої ст. 40 КЗпП за прогул	Працівник не погодився з такою підставою звільнення, вказавши у позовній заяві таке: — він і роботодавець як сторони трудового договору попередньо не домовлялися про застосування в період призупинення його дії альтернативних способів ознайомлення працівника із наказами роботодавця з кадрових питань, в т. ч. їх пересилання через месенджер Viber у вигляді електронних фотокопій; — отже, копію наказу про відновлення дії трудового договору та скасування рішення про його призупинення роботодавець мав довести до відома працівника винятково в паперовому вигляді у будь-який доступний спосіб
Працівник 5	Працівник повідомив роботодавця через месенджер Viber про неможливість вийти на роботу у зв’язку з поганим самопочуттям та необхідністю відвідати сімейного лікаря. Наступного робочого дня працівник повідомив роботодавця про відкриття з цього дня листка непрацездатності. Однак роботодавець звільнив працівника на підставі п. 4 частини першої ст. 40 КЗпП за прогул, який, на думку роботодавця, мав місце в день, що передував дню відкриття листка непрацездатності	Працівник подав позов до суду, зазначивши в обґрунтування позовних вимог таке: — причина, через яку він був відсутній на роботі в день, що передував дню відкриття листка непрацездатності, була поважною; — він повідомив роботодавця про поважність цієї причини в спосіб, який на той момент був йому доступний з урахуванням обставин, що склалися

Дії якої із сторін трудового договору були правомірними в кожній із наведених ситуацій? З’ясуємо все детально.

Нюанси застосування законодавчих норм,
які регулюють порядок обміну документами між сторонами трудового договору

Щодо Працівника 1

У ст. 49-2 КЗпП чітко не встановлено, у якій саме формі, усній чи письмовій, необхідно попереджати працівника про можливе наступне вивільнення внаслідок скорочення чисельності або штату. Отже, усне персональне попередження теж є прийнятним, однак у разі виникнення спірних правовідносин роботодавець повинен навести докази того, що таке попередження дійсно мало місце. Те ж саме стосується і пропозицій іншої роботи, які надаються одночасно із зазначеним попередженням та надалі упродовж усього строку його дії.

Із подібних міркувань виходить і Верховний Суд. Так, у постанові від 22.12.2021 р. у справі № 303/798/17 (провадження № 61-1863св20) Верховний Суд підтвердив, що «законодавством про працю не передбачена форма та спосіб повідомлення працівника про скорочення чисельності або штату працівників», оскільки «метою персонального попередження про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці є надання працівникові можливості завчасно визначитися із майбутнім працевлаштуванням або підшукати собі іншу роботу».

Схожий правовий висновок викладений в іншій постанові Верховного Суду від 09.02.2023 р. у справі № 686/5292/21 (провадження № 61-721св22): «Персональне попередження необхідно не тільки для забезпечення організації вивільнення працівників, а й для усвідомлення працівником свого майбутнього становища щодо забезпечення роботою та джерелами для життя і можливого пошуку працівником іншої роботи самостійно». Водночас у цій же постанові Верховний Суд наголошує, що «під персональним попередженням про майбутнє звільнення слід розуміти не лише повідомлення, а достовірне отримання працівником такої інформації».

Отже, у наведеній ситуації усні попередження Працівника 1 та його відмова перевестися на іншу запропоновану роботу зафіксовані у протоколі виробничої наради. Тож роботодавець має документальне підтвердження доведення до працівника інформації, передбаченої ст. 49-2 КЗпП. У свою чергу, доводи Працівника 1 про незаконність усної форми персонального попередження про наступне вивільнення та відсутність у роботодавця його письмової відмови від переведення на іншу роботу є необґрунтованими.

Щодо Працівника 2

У цій ситуації роботодавець намагався у письмовій формі попередити працівника про наступне вивільнення та запропонувати йому іншу роботу, але не вжив усіх вичерпних заходів для доведення відповідної інформації до Працівника 2.

У подібній справі № 753/3995/22 Верховний Суд у постанові від 18.12.2023 р. (провадження № 61-15574св23) дійшов правового висновку про порушення права працівника на працю, зазначивши, зокрема, таке:

«…судами попередніх інстанцій встановлено, що ОСОБА_1 не було повідомлено на робочому місці під підпис про майбутнє звільнення у зв’язку із зміною організаційної структури підприємства, не зафіксовано належним чином його відмову від ознайомлення з повідомленням про майбутнє звільнення. Поштова кореспонденція, направлена позивачу на непідтверджену адресу, не була вручена та повернулась до відповідача із відміткою «за закінченням терміну зберігання», а з наданих до матеріалів справи скріншотів з електронної пошти неможливо встановити ні адреси електронної пошти, на яку було направлено відправлення, ні його зміст, ні відомостей про доставку»;
«…направлення позивачу на останню відому поштову адресу попередження з наявними вакантними посадами на підприємстві (за відсутності опису вкладення), яке повернулося відправнику з відміткою «за закінченням терміну зберігання», не є в розумінні КЗпП доказом виконання роботодавцем приписів частини третьої ст. 49-2 КЗпП про обов`язкове працевлаштування працівника, що вивільняється (подібний правовий висновок викладений у постанові Верховного Суду від 11.03.2020 р. у справі № 645/5845/18)»;
«…з урахуванням наведеного та з огляду на відсутність доказів належного повідомлення позивача про його майбутнє звільнення у зв’язку зі зміною організаційної структури підприємства й скорочення штату, а також доказів забезпечення йому гарантій щодо подальшого працевлаштування, колегія суддів погоджується з висновками судів попередніх інстанцій, що встановлені у справі обставини свідчать про порушення права ОСОБА_1 на працю при його звільненні».

Оскільки Працівник 2 повідомляв роботодавця про інші доступні канали зв’язку (адреса робочої електронної пошти та номер мобільного телефону із встановленим додатком Viber для ділового спілкування) та якими останній не скористався, то Працівник 2 може успішно виграти судову справу про незаконність його звільнення та поновити трудові відносини з роботодавцем.

Щодо Працівника 3

Працівник 3 надіслав на електронну пошту роботодавця заяву про надання відпустки без збереження заробітної плати, вважаючи, що в умовах воєнного стану такий спосіб документообігу є цілком прийнятним. Але роботодавець обґрунтовано не визнав цю заяву, подану у вигляді файлу формату Word, електронним документом. І ось чому.

Визначення поняття «електронний документ», вимоги до порядку його створення й використання у процесі діяльності юридичних і фізичних осіб містить Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-ІV (далі — Закон № 851).

Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

У ст. 7 Закону № 851 також встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VІІІ (далі — Закон № 2155).

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Тому якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, то кожен із вказаних документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

З огляду на вищезазначене, заява про надання відпустки, надіслана в електронному вигляді, може вважатися аналогом документа, створеного на папері, але за умови обов’язкового накладення електронного підпису, який дає змогу однозначно ідентифікувати його автора. Те ж саме вбачається і з норм ст. 29 КЗпП.

При цьому особливості надання кваліфікованих електронних довірчих послуг із перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису визначені у ст. 18 та 19 № 2155. Тобто для пересічного користувача надходження електронного документа на електронну поштову скриньку візуально виглядатиме як два файли:

перший — власне оригінал електронного документа, створений у відповідному форматі (Word, PDF тощо);
другий — свідчить про наявність на документі удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису, що підтверджується відповідним розширенням після назви файлу (приміром, .pdf.p7s чи .doc.asice).

У разі виникнення сумніву в цілісності електронного документа або достовірності накладеного електронного підпису його можна перевірити на сайті центрального засвідчувального органу, функції якого виконує Міністерство цифрової трансформації України, шляхом відкриття оригіналу електронного документа у відповідному полі сайту. Результатом такої перевірки буде Протокол створення та перевірки кваліфікованого та удосконаленого електронного підпису у вигляді файлу формату PDF, який міститиме інформацію про прізвище, ім’я та по батькові підписанта, його ідентифікаційний код, час підпису, тип і формат підпису, сертифікат і тип носія особистого ключа.

Враховуючи, що в зазначений спосіб не вдалося встановити, що автором електронної заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати є саме Працівник 3, дії роботодавця відповідають вимогам законодавства.

Це підтвердила і Велика Палата Верховного Суду у постанові від 21.06.2023 р. у справі № 916/3027/21 (провадження № 12-8гс23), вказавши, що «суд може розглядати електронне листування між особами … як доказ у справі лише в тому випадку, якщо воно дає можливість суду встановити авторів цього листування та його зміст».

Отже, Працівник 3 не довів, що саме він надсилав роботодавцеві заяву про надання відпустки без збереження зарплати. А його доводи про те, що вимоги до файлів, які пересилаються засобами електронної пошти в рамках ділового листування з кадрових питань, законодавством про працю чітко не встановлені, будуть відхилені судом.

Щодо Працівника 4

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 р. № 2352-ІХ (далі — Закон № 2352) текст ст. 29 КЗпП викладений у новій редакції, якою, серед іншого, встановлено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

Відповідно до Закону № 2352 аналогічних змін зазнала і ст. 7 Закону № 2136: у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем і працівником.

З огляду на вищевикладене, листування за допомогою месенджера Viber, в т. ч. ознайомлення в такий спосіб працівників з наказами роботодавця з питань призупинення та відновлення дії трудового договору, може буде легітимним лише в разі попередньої домовленості між сторонами. Законодавство не передбачає, щоб роботодавець в односторонньому порядку обирав той чи інший спосіб пересилання працівникам наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин. Тож доводи Працівника 4 заслуговують на увагу.

Це узгоджується і з правовою позицією Верховного Суду, викладеною у постанові від 11.04.2024 р. у справі № 127/29246/22 (провадження № 61-13250св23), обставини якої були подібними до ситуації з Працівником 4. Так, Верховний Суд дійшов таких висновків:

«…суди встановили, що:
- наказом № 84 від 13 квітня 2022 р. призупинено дію трудових договорів вищевказаних працівників Відділення профілактичних медичних оглядів декретованих груп населення 1 КП «МЛДЦ»: ОСОБА_1, лікар-дерматовенеролог;
- наказом № 111 від 19 серпня 2022 р. з 1 вересня 2022 р. відновлено дію трудового договору працівника Відділення профілактичних медичних оглядів декретованих груп населення 1 КП «МЛДЦ» ОСОБА_1, лікар дерматовенеролог;
- 19 серпня 2022 р. через месенджер Теlegram та Viber на мобільний телефон НОМЕР_1, що належить ОСОБА_1, направлено Наказ № 111 «Про відновлення дії та умов трудового договору та переміщення ОСОБА_1»;
«…у справі, що переглядається, наказом КП «МЛДЦ» № 82/1 від 01 квітня 2022 р. дозволено альтернативні способи пересилання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин у спосіб електронної комунікації»;

«…в той же час редакція Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», яка передбачала можливість домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником, набула чинності лише 19 липня 2022 р., тому доведення до відома працівників наказу № 82/1 від 01 квітня 2022 р. не свідчить про обрання способів електронної комунікації за згодою між роботодавцем та працівником»;

«…за таких обставин ОСОБА_1 не була належним чином повідомлена про наказ № 111 від 19 серпня 2022 р., яким з 1 вересня 2022 р. відновлено дію трудового договору з нею, тому суди зробили помилковий висновок про її відсутність на робочому місці без поважних причин та безпідставно відмовили в задоволенні позовних вимог про визнання незаконним та скасування наказу про звільнення та поновлення на посаді».

З іншого боку, норми ст. 29 КЗпП та ст. 7 Закону № 2136 у змінених редакціях чітко не регламентують форми домовленості між працівником і роботодавцем про застосування альтернативних способів створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин. Із викладеного вбачається, що така домовленість може бути досягнута і «за замовчуванням», якщо одна із сторін трудового договору використовує певний спосіб електронної комунікації, а інша не висловлює категоричних заперечень.

Крім того, якщо трудовий спір розглядатиметься в судовому порядку, то для суду матиме значення лише те, чи можуть копії документів, які пересилалися у визначений альтернативний спосіб електронної комунікації (приміром, за допомогою месенджера Viber), бути належними електронними доказами законності дій відповідної сторони трудового договору.

Так, ст. 100 Цивільного процесуального кодексу України (далі — ЦПК) визначає, що електронними доказами «є інформація в електронній (цифровій) формі, що містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема, електронні документи (в тому числі текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи тощо), вебсайти (сторінки), текстові, мультимедійні та голосові повідомлення, метадані, бази даних та інші дані в електронній формі. Такі дані можуть зберігатися, зокрема, на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі «Інтернет»)».

Якщо звернутися до постанови Верховного Суду від 26.09.2023 р. у справі № 751/4369/22 (провадження № 61-3510св23), то із сформульованих правових висновків вбачається таке:

«…доводи касаційної скарги про те, що скрін повідомлення з месенджера Viber не може бути належним доказом інформування позивача про наявну в товаристві посаду або роботу, колегія суддів спростовує з огляду на таке»;
«…поняття електронного доказу є ширшим за поняття електронного документа. Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, в тому числі електронний підпис. Натомість електронний доказ — це будь-яка інформація в цифровій формі, що має значення для справи. Повідомлення (з додатками), відправлені електронною поштою чи через застосунки-месенджери, є електронним доказом»;
«…якщо з урахуванням конкретних обставин справи суд дійде висновку про те, що відповідне листування дає змогу встановити його учасників та може підтверджувати ті чи інші доводи сторін, наприклад, щодо наявності між ними відповідних відносин, ведення певних перемовин тощо, суд може прийняти таке листування як доказ і в такому разі надати йому оцінку сукупно з іншими доказами у справі»;
«…надавши оцінку поданим відповідачем доказам (переписці у месенджері, копії протоколу про доведення інформації, копії особової картки позивача), урахувавши конкретні обставини справи, зокрема, той факт, що переписка позивача здійснювалась з абонентом, телефонний номер якого ідентифіковано, суд першої інстанції, з висновками якого погодився суд апеляційної інстанції, дійшов обґрунтованого висновку про те, що відповідне листування дає змогу встановити його учасників та підтверджує доводи відповідача про те, що ним виконано вимоги ст. 49-2 КЗпП України щодо запропонування працівнику іншої роботи на тому ж самому підприємстві»;
«…враховуючи вищевикладене, колегія суддів дійшла висновку, що відповідач виконав свій процесуальний обов’язок щодо доведеності тих обставин, якими він заперечував проти доводів позивача».

В іншій постанові від 06.12.2023 р. у справі № 761/13219/22 (провадження № 61-9243св23) Верховний Суд дійшов висновку:

«…доводи касаційної скарги про те, що направлення вказаних документів можливо було здійснювати на адресу позивача виключно письмово, а всі інші електронні документи не є належними доказами у справі, є помилковими»;
«…враховуючи, що позивач не спростував повідомлення відповідача на його адресу, у тому числі в месенджері, а лише, в основному, посилався на те, що це не передбачено законом, тому відповідні доводи касаційної скарги є безпідставними».

Отже, якщо роботодавець доведе, що номер телефону Працівника 4, на який останній отримав через месенджер Viber фотокопію наказу про відновлення дії трудового договору, був відомий роботодавцеві як такий, що раніше використовувався для ділового спілкування і листування, і при цьому не було іншого способу встановити зв’язок із працівником, який перебував за кордоном, а працівник, у свою чергу, не спростує факт отримання зазначеного наказу в такий спосіб, то тоді суд може виграти саме роботодавець, а не Працівник 4.

Щодо Працівника 5

У ситуації з Працівником 5 йдеться не лише про поважність причин його відсутності на роботі в день, який передував дню відкриття листка непрацездатності, а й про те, наскільки спосіб, обраний працівником для повідомлення роботодавця про існування зазначених причин, є законним і таким, що може слугувати належним доказом у суді на користь працівника.

У подібній за обставинами справі Верховний Суд зробив відповідні правові висновки щодо правильності застосування норм законодавства про працю.

Так, у постанові Верховного Суду від 15.11.2023 р. у справі № 593/270/22 (провадження № 61-9578св23) зазначено:

«…11 жовтня 2021 р. було складено Акт № 1 про відсутність працівника на робочому місці, а саме: працівник ОСОБА_1 була відсутня на робочому місці 11 жовтня 2021 р. впродовж 8 годин без поважної причини. 12 жовтня 2021 р. було складено аналогічний акт. Згідно з наказом ФОП ОСОБА_2 № 22 про припинення трудового договору (контракту) від 12 жовтня 2021 р., ОСОБА_1 звільнено з посади по причині відсутності працівника на робочому місці (акт № 2 від 12 жовтня 2021 р.) на підставі пункту 4 частини першої ст. 40 КЗпП»;
«…з огляду на зміст переписки у месенджері Viber позивач 10 листопада 2021 р. повідомила відповідача про те, що погано себе почуває та лежить вдома хвора, якщо до ранку їй не буде легше, то вона піде здавати тест на COVID. ОСОБА_1 зазначила, що наступного ранку повідомить відповідача з приводу вказаних обставин. 11 жовтня 2021 р. у переписці позивач повідомила відповідача, що її не буде після обіду, а результати тесту будуть «завтра після обіду», тобто 12 жовтня 2021 р. 12 жовтня 2021 р. позивач повідомила ФОП ОСОБА_2 про те, що в неї позитивний тест на COVID. Зі змісту копії виписки з медичної карти стаціонарного хворого № 2822 видно, що ОСОБА_1 повідомляла, що вважає себе хворою з 10 жовтня 2021 р. Зазначала, що захворювання розпочалося гостро з появи сухого кашлю, підвищеної температури тіла до 37,5 °С, закладеності носа та горла. Зазначено, що за допомогою зверталася до сімейного лікаря, лікувалася симптоматично. 12 жовтня 2021 р. хворій було взято мазок із носа та горла на виявлення фрагментів вірусу SARS — COVІD методом ПЛР. Результат № 212780 — виявлено. Із виписки видно, що ОСОБА_1 було проведено лікування та зазначено, що у відносно задовільному стані з покращенням пацієнтка виписується додому. Сформовано листок непрацездатності з 18 жовтня 2021 р. до 25 жовтня 2021 р.»;
«…встановивши, що ОСОБА_1 була відсутня на робочому місці 11 та 12 жовтня 2021 р. з поважних причин, що доведено нею належними й допустимими доказами, суд апеляційної інстанції дійшов обґрунтованих висновків про те, що її звільнення за прогул на підставі пункту 4 частини першої ст. 40 КЗпП України було незаконним»;
«…доводи касаційної скарги зводяться до того, що апеляційний суд безпідставно взяв до уваги скріншоти переписки сторін у месенджері Viber … не заслуговують на увагу, так як ґрунтуються на неправильному розумінні норм процесуального права. Доказами є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюються такими засобами: 1) письмовими, речовими і електронними доказами; 2) висновками експертів; 3) показаннями свідків»;
«…судом апеляційної інстанції було забезпечено повний та всебічний розгляд справи, встановлення всіх обставин справи, досліджено їх на предмет доведеності та достатності у своїй сукупності, на підставі якого суд апеляційної інстанції дійшов обґрунтованого висновку, що непрацездатність ОСОБА_1 через хворобу в робочі дні, а саме 11 жовтня 2021 р. та 12 жовтня 2021 р., які відповідачем були визнані прогулом без поважних причин, була доведена позивачем належними та допустимими доказами».

Враховуючи висновки Верховного Суду, викладені ву зазначеній постанові, Працівник 5 небезпідставно оскаржує рішення роботодавця про свої звільнення й має шанси виграти судову тяганину.

Водночас слід зробити важливе застереження про те, що правові висновки, сформульовані в одній справі, не завжди можна застосовувати як судовий прецедент до іншої справи. Все залежить від індивідуальних обставин у кожному конкретному випадку, а також обсягу допустимих, належних та достовірних електронних доказів, поданих до суду кожною із сторін трудового спору.

Подібні висновки щодо електронних доказів сформулювала Велика Палата Верховного Суду у постанові від 21.06.2023 р. у справі № 916/3027/21 (провадження № 12-8гс23): «Висновки щодо належності та допустимості таких доказів, а також обсяг обставин, які можливо встановити за їх допомогою, суд робить у кожному конкретному випадку із врахуванням всіх обставин справи за своїм внутрішнім переконанням, і така позиція суду в окремо взятій справі не може розцінюватися як загальний висновок про застосування норм права».

Отже, якщо Працівник 5 не доведе суду, що його відсутність на роботі була пов’язана саме з вирішенням питання відкриття листка непрацездатності (надання довідки про відвідування сімейного лікаря, фіксування факту поганого самопочуття у медичній картці тощо), то лише надісланого через Viber повідомлення про це як електронного доказу може виявитися недостатньо, щоб виграти суд проти роботодавця.

Загальні висновки для правильного застосування законодавства про працю
в разі використання засобів е-комунікації

По-перше: якщо законодавством прямо не встановлено обов’язковості письмової форми документа чи інформації (як, наприклад, у випадку персонального попередження про наступне вивільнення та пропонування іншої роботи), то можливий і усний інформаційний обмін, однак для запобігання подальшим трудовим спорам бажано фіксувати такі домовленості способом, який може мати силу відповідного доказу — письмового чи електронного.

По-друге: документи, складені у паперовій формі однією стороною трудового договору, вважатимуться доведеними до відома та/або виконання іншій його стороні, якщо їх отримання буде підтверджене особистим підписом адресата або відміткою на відповідному поштовому повідомленні.

По-третє: електронний документообіг може на законних підставах застосовуватися поряд із паперовим, але для надання однакової юридичної сили паперовим та електронним документам останні повинні мати всі обов’язкові реквізити, визначені законодавством про електронні документи та електронний документообіг, включаючи електронний підпис з можливістю його перевірки у встановленому порядку. Електронний документ, що створений, підписаний, збережений та надісланий із дотриманням законодавчих вимог, є також одним із різновидів електронних доказів у розумінні норм цивільного процесуального законодавства.

По-четверте: у сучасних умовах засоби електронної комунікації, найбільш поширеними з яких є електронна пошта та різноманітні месенджери (Viber, Telegram тощо), є дієвою альтернативою бюрократичному паперовому документообігу. Водночас для надання документам та інформації, які пересилаються за їх допомогою, юридичної сили електронних доказів необхідна згода обох сторін трудового договору на їх використання, яка може бути досягнута як у письмовій, так і в усній формі. В останньому випадку про наявність такої домовленості може свідчити доведений факт ділового спілкування та пересилання документів у такий спосіб упродовж певного часу.

По-п’яте: судова практика свідчить, що правові висновки щодо обґрунтованості застосування конкретних засобів електронної комунікації не можуть бути однаковими у кожному, без винятку, трудовому спорі, а їх формулювання залежить від індивідуальних обставин справи та обсягу доказів, наданих сторонами.

Отже, враховуючи вищезазначене, висока імовірність того, що суд може виграти Працівник 2, а програти — Працівник 1 і Працівник 3, тоді як Працівник 4 і Працівник 5 мають приблизно однакові з роботодавцем шанси на успіх залежно від обсягу допустимих і належних доказів та правильності формулювання своєї правової позиції.

Ольга ГЛИНЯНА
економіст, спеціаліст з обліку та аудиту, консультант з питань оплати праці ТОВ «Профпреса»