Що перевірити у кадрових документах на початку 2026 року: версія адвоката

Я завжди дивлюся на кадрові документи як на майбутні докази, які можуть бути використані або в суді, або під час перевірок Держпраці. Тому початок року — найкращий час подивитись на документи не очима кадровика, а очима адвоката: виявити помилки, закрити ризики та переконатися, що все оформлено правильно.

Ось чекліст для швидкої перевірки кадрових документів.

Штатний розпис
- чи є наказ про його затвердження;
- чи відповідають назви посад Класифікатору професій;
- чи збігаються назви посад у штатному розписі, наказах, трудових договорах і трудових книжках;
- чи відповідає реальній структурі підприємства та чисельності посад;
- чи відповідає мінімальний посадовий оклад державним мінімальним гарантіям (8647 грн);
- чи немає «мертвих» посад, особливо якщо плануються скорочення.

Пам'ятайте: зміни до штатного розпису можуть впливати на істотні умови праці, тому необхідно дотримуватися порядку за ст. 32 КЗпП.

Трудові договори
- чи не закінчується строк строкових договорів;
- чи умови не застаріли — оновити відповідно до останніх змін;
- чи оплата праці відповідає мінімальним гарантіям;
- чи умови договору відповідають реальним умовам роботи.

Правила внутрішнього трудового розпорядку
- чи приведені у відповідність до законодавства;
- чи додані Правила поведінки на підприємстві, які містять положення про нерозголошення конфіденційної інформації (п. 2 ст. 142 КЗпП).
Посадові інструкції
- індивідуалізовані, а не шаблонні;
- містять реальні трудові функції;
- працівники ознайомлені з ними під підпис.

Відпустки
- чи затверджений графік відпусток на 2026 рік (до 05 січня);
- чи немає значних «хвостів» невикористаних днів відпусток.

Електронний документообіг
- чи запроваджені альтернативні способи ознайомлення з документами (наказом, положенням або у трудовому договорі);
- чи визначені офіційні канали комунікації з працівником;
- чи зберігаються докази надсилання документів.

Призупинені трудові договори
- перевірити строки з урахуванням змін ст. 13 Закону № 2136 (не більше 90 днів, норма діє після 14.03.2026 р.);
- після спливу строку дія договору автоматично відновлюється;
- визначити подальші дії щодо працівників, які фактично відсутні.

Окремо перевірте працівників, які:
- тривалий час відсутні без пояснень;
- виїхали за кордон, а дистанційна робота неможлива;
- перебувають на тимчасово окупованій території;
- фактично не виконують роботи і для них немає функцій.

Моя порада: зробіть мініаудит кадрових документів зараз — це дешевше, ніж потім програвати трудовий спір у суді.

Трудові нотатки адвоката Ганни Лисенко

Ганна ЛИСЕНКО
адвокат, член Ради Комітету НААУ з трудового права