Реєстрація наказів

Доброго дня! Як ведеться реєстрація наказів на підприємстві з маленькою чисельністю, наприклад, 6 чоловік? За попередній рік було : 2 накази з відрядження, 32 накази на надання відпустки, 2 накази кадрові. Чи можна вести реєстрацію наказів в одному журналі? Після номеру (цифри) кадрові накази позначати буквою "к", відпустка "в", відрядчення "вд"?

До наказів з кадрових питань (особового складу) належать накази про:

• прийняття на роботу;
• переміщення за посадою, переведення на іншу роботу;
• роботу за сумісництвом, суміщення посад;
• звільнення;
• атестацію, підвищення кваліфікації, стажування;
• щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
• зміну біографічних даних;
• заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
• всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок;
• довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
• відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці).

У листі від 19.10.2005 р. № 09-487 Міністерство праці та соціальної політики України роз’яснило, що усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів за формою:

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприємства.

Вилучення аркушів з книги не допускається, направлення також.

Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів.

Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання.

Книга реєстрації наказів ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік наказів по особовому складу.

Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу.

Терміни зберігання наказів визначено п. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що затверджений Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 N 578/5.

Оскільки групи кадрових наказів мають різні строки зберігання, їх необхідно зберігати окремо, а для реєстрації застосовувати різні журнали (книги) реєстрації.:

• Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років);
• Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (5 років);

Для нумерації окремих груп наказів з особового складу можна використовувати такі умовні буквені позначення:

• К (кадри), ВК (відділ кадрів), П (персонал), Ш (штат) – прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи, суміщення посад, тимчасове виконання обов’язків відсутнього працівника, зміни особистих даних працівника тощо.
• З – заохочення (якщо групуються окремо);
• В – надання відпусток;
• ВД – відрядження;
• С – стягнення тощо.

Скільки видів наказів, стільки і журналів, адже "кадрові", як Ви їх називаєте, зберігаються 75 років, а інші - 5 років. Стільки ж зберігаються і журнали.