Е-працевлаштування: що зміниться у 2026 році

15 січня Верховна Рада України прийняла за основу законопроєкт № 14141, яким пропонується внести зміни до ст. 24 КЗпП щодо електронного документообігу під час працевлаштування.

Метою документа є створення правових умов для укладення трудових договорів в електронній формі із застосуванням КЕП без обов’язкової фізичної присутності працівника та без подання паперових документів, що посвідчують особу.

Суть законодавчих змін

Законопроєктом пропонується закріпити, що в разі укладення трудового договору в електронній формі:

• ідентифікація працівника здійснюється шляхом підписання трудового договору КЕП або УЕП;
• сторони трудових відносин можуть за взаємною згодою визначити порядок створення, пересилання та зберігання електронних документів;
• електронний кадровий документообіг здійснюється з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Таким чином, фізичне подання паспорта або інших документів для посвідчення особи перестає бути обов’язковим елементом процедури працевлаштування.

Чому ці зміни є актуальними

В умовах воєнного стану значна частина працездатного населення:

• перебуває у статусі ВПО;
• працює дистанційно;
• перебуває за межами постійного місця проживання або за кордоном.

Запровадження електронного працевлаштування:

• забезпечує реалізацію конституційного права на працю;
• спрощує залучення кадрів;
• сприяє відновленню економічної активності на деокупованих територіях.

Окрім цього, запропоновані зміни узгоджуються з Регламентом (ЄС) № 910/2014 (eIDAS), що є важливим кроком у гармонізації українського трудового законодавства з правом ЄС.

Електронне працевлаштування: було / стане

Було (чинна практика)

• переважно паперова форма трудового договору;
• обов’язкова фізична присутність працівника;
• подання оригіналів документів для ідентифікації;
• обмежене використання електронних документів;
• високі формальні ризики під час дистанційного оформлення.

Стане (після ухвалення змін)

• трудовий договір як електронний документ;
• дистанційне укладення без особистої присутності;
• ідентифікація через КЕП або УЕП;
• повноцінний електронний кадровий документообіг;
• юридична рівність електронних і паперових документів.

Ризики для роботодавців: на що звернути увагу

Попри спрощення процедур, електронне працевлаштування не зменшує відповідальності роботодавця, а вимагає більшої організаційної та цифрової дисципліни.

1. Ризик неналежної ідентифікації працівника

Неперевірений або неправомірно використаний електронний підпис може стати підставою для:

• оскарження трудового договору;
• визнання його неукладеним.

2. Порушення правил зберігання електронних документів

Втрата або неможливість відтворення електронних кадрових документів фактично прирівнюється до їх відсутності під час перевірок або судових спорів.

3. Формальне оформлення без виконання інших обов’язків

Електронний договір не замінює:

• наказ про прийняття;
• повідомлення до ДПС;
• ведення табелів обліку робочого часу.

Невиконання цих вимог розцінюється як порушення трудового законодавства.

4. Ризики кібербезпеки та захисту персональних даних

Електронний кадровий облік передбачає обробку чутливої інформації. Її витік може мати як правові, так і репутаційні наслідки.

5. Підготовленість до перевірок Держпраці

Під час перевірок роботодавець повинен:

• надати електронні договори;
• підтвердити чинність електронних підписів;
• продемонструвати систему зберігання документів.

Як мінімізувати ризики

Роботодавцям доцільно:

• розробити внутрішній порядок електронного документообігу;
• перевіряти чинність КЕП/УЕП;
• забезпечити резервне зберігання даних;
• навчити кадрові служби;
• дотримуватися всіх класичних вимог КЗпП.

Висновок

Електронне працевлаштування у 2026 році — це не просто спрощення процедур, а перехід до нової моделі трудових відносин. Успішність цього переходу залежить від того, наскільки роботодавці поєднають цифрові інструменти з дотриманням трудових гарантій і належним кадровим обліком.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради