Чи є обов'язковим ведення паперових журналів обліку кадрових наказів?

Чи обов'язково вести журнали?

​​​​​​​Так, ведення журналу є обов'язковим для всіх суб'єктів господарювання незалежно від форми власності — встановлено нормативами діловодства, КЗпП та Наказом Мін'юсту № 1000/5.  Потрібно мати два окремі журнали: журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років) і журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (5 років). Накази з кадрових питань заборонено групувати в одному журналі.  

Чи можна вести електронний реєстр?

Журнали реєстрації можна вести в електронному вигляді, проте в кінці року їх необхідно надрукувати, зшити, оформити першу титульну сторінку та зробити підсумковий запис.  Тобто повністю замінити паперовий журнал електронним реєстром не можна — електронний варіант допустимий лише як проміжний інструмент протягом року.

Щодо штрафів

Тут є важлива нюанс. Відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової або адміністративної) немає.  Але є практичний ризик: відсутність журналу може стати приводом для підвищеної уваги інспектора та обов'язкового припису щодо приведення документації у належний вид під час перевірок Держпраці. Тобто прямого штрафу саме за відсутність журналу немає, але під час перевірки Держпраці це може бути підставою для припису і подальших санкцій за порушення вимог кадрового діловодства.