Нумерація наказів про відпустку та основна діяльність в ТОВ

Добрий день. В організації накази на відпустки нумеруються не попорадяку 1,2,3... а по даті 1302-1ВК і т. д. Так само нумеруються накази з основної діяльності. Чи є це порушенням? Чи треба це прописати в інструкції з діловодства, але служба діловодства в організації - відсутня. Дякую.

Так, це є порушенням Правил 1000/5: Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких  індексів розробляється установою.
Якщо служба діловодства відсутня, це не означає, що діловодство не ведеться. Тому інструкція має бути і без служби.