Несвоєчасне фінансування від ФСС:  заповнюємо додатки Д1 та 4ДФ


◦ Соціальне страхування
◦ Звітність
◦ Податкова звітність

Трапляється, що після отримання від підприємства-страхувальника заяви-розрахунку на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності чи допомоги по вагітності та пологах ФСС затримує перерахування страхових коштів. Як у такому разі бухгалтеру заповнювати додатки Д1 та 4ДФ? Коли сплачувати ЄСВ, ПДФО та ВЗ із затриманої суми? Про це — у статті


Законодавчі строки для фінансування страхувальників Фондом 

Механізм надання страхових виплат від Фонду соціального страхування України (далі — ФСС) визначає Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 12 (далі — Порядок № 12). 

Згідно з п. 8 Порядку № 12 після надходження заяви-розрахунку від страхувальника робочий орган ФСС перевіряє інформацію, наведену в ній, зокрема правильність заповнення реквізитів, дані про сплату ЄСВ та правильність нарахування виплат, за необхідності звертається до страхувальника щодо уточнення даних, наведених у заяві-розрахунку, або надає обґрунтовану відмову у прийнятті заяви-розрахунку. У будь-якому випадку перевірка заяви-розрахунку та фінансування за нею (у разі відсутності зауважень) має здійснюватися робочим органом ФСС або його відділенням протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку. Якщо у вказаний строк фінансування не провадиться, воно вважається затриманим. 

 

Чому затримується фінансування страхувальників

Фонд соцстрахування визнає, що останні пів року мають місце затримки у фінансуванні страхувальників за заявами-розрахунками, і пояснює це додатковим навантаженням, яке Фонд отримав через пандемію: зросли видатки за листками непрацездатності, до того ж на ФСС було покладено фінансування самоізоляції українських працівників. У той же час Фонд втратив частину доходів через звільнення на пів року окремих підприємців від сплати ЄСВ. 

 

Відображення у звітності сум допомоги по тимчасовій непрацездатності 

Загальні правила

У законодавстві належність оплати за листком непрацездатності («лікарняних») до заробітної плати в різних нормативах встановлена по-різному. Зокрема, згідно з п. 3.2 і 3.3 Інструкції зі статистики зарплати оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємства та сума допомоги від ФСС є виплатами, які не належать до фонду оплати праці. Пункт 1.2 Інструкції зі статистики зарплати визначає зарплату як винагороду, яку роботодавець виплачує працівнику за виконану ним роботу. 

У той же час згідно з ПКУ для цілей оподаткування заробітною платою вважається основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму (пп. 14.1.48 ПКУ). «Лікарняні» як виплати, пов’язані з трудовими відносинами, за податковим законодавством належать до заробітної плати. Оплата за листком непрацездатності за кошти підприємства та сума допомоги від ФСС оподатковуються ПДФО та ВЗ на загальних підставах, зокрема, до них застосовують ПСП (за наявності).

Зважаючи на це, у додатках Д1 та 4ДФ суми «лікарняних» відображають за тими правилами, що й заробітну плату. 

Нагадаємо, Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. № 4 (далі — Порядок № 4). 

У додатку Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» за відповідний місяць відображається зарплата (доходи), що була фактично нарахована особі в такому місяці та входить до бази нарахування ЄСВ. 

Згідно з п. 1 розділу IV Порядку № 4 особливістю заповнення додатка Д1 є те, що в ньому за місяць звітного кварталу, за який сформовано додаток, щодо одного працівника заповнюються кілька рядків, якщо йому нараховано доходи:

  • які відображаються з різними кодами категорії застрахованої особи або які мають свій код типу нарахувань (зокрема, суми зарплати, відпускних та «лікарняних», нараховані особі у звітному місяці, відображаються в різних рядках);
  • за минулі та майбутні місяці, а саме відпускні, «лікарняні», винагорода за виконані роботи (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, тощо. Перелічені доходи відображаються в прив’язці до місяця, за який вони нараховані. 

Крім того, на працівника буде заповнено декілька рядків, якщо за ним донараховували ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску.

У додатку 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого і сплаченого податку на доходи фізичних осіб і військового збору» «лікарняні» (як за кошти роботодавця, так і за кошти ФСС) відображаються як зарплата з ознакою доходів «101» одним рядком.

Згідно з п. 4 розділу IV Порядку № 4 у додатку 4ДФ за звітний місяць:

  • у графах 3а, 4а та 5а відображаються відповідно нарахована за такий місяць сума «лікарняних», а також ПДФО і ВЗ, нараховані та утримані із суми «лікарняних»;
  • у графах 3, 4 та 5 відображаються відповідно фактично виплачена сума «лікарняних» та перераховані до бюджету суми ПДФО і ВЗ. 

 

Строки виплати зарплати та заповнення 4ДФ

Відповідно до п. 4 розділу IV Порядку № 4 заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена в 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована в січні та виплачена в лютому, за лютий — нарахована в лютому та виплачена в березні, за березень — нарахована в березні та виплачена у квітні.

Як наслідок, якщо строки виплати зарплати порушуються, її в додатку 4ДФ слід відображати відповідно до періодів нарахування та фактичної виплати. І тут вже можливі розбіжності. 

 

Своєчасна виплата «лікарняних»

Як відомо, зарплата має виплачуватися працівникам двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. 

«Лікарняні» та «декретні» мають виплачуватися в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати. Звідси випливає, що «лікарняні», нараховані за перші п’ять днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця, завжди будуть виплачені в один із встановлених строків виплати зарплати. Так само у встановлені строки виплати зарплати будуть виплачені суми «лікарняних» за кошти ФСС, якщо вони, наприклад, за травень надійдуть до 2 червня (якщо це граничний день виплати зарплати). 

Зважаючи на зазначене, в разі виплати «лікарняних» (зарплати) у встановлені строки показники граф 3а і 3 будуть однаковими. Також будуть однаковими показники граф 4а і 4, а також 5а і 5, оскільки ПДФО та ВЗ перераховують одночасно із виплатою зарплати.

Побутує думка, що якщо «лікарняні» виплачені протягом місця, наступного за місяцем нарахування, то їх також слід вказувати, як своєчасно виплачені (приклад 1). Але чому тільки «лікарняні»? Тож залишаємо це питання на вибір підприємству. 

 

Затримка виплати «лікарняних»

Жодних особливостей заповнення додатка Д1 у разі затримки виплат за листком непрацездатності немає, оскільки в цьому додатку відображається тільки нарахована сума «лікарняних» з розподілом між місяцями, на дні яких припала хвороба, а виплачена сума — ні.

Своєю чергою, додаток 4ДФ у такій ситуації може заповнюватися по-іншому, ніж у разі своєчасної виплати «лікарняних». Насамперед, це залежить від тривалості непрацездатності і, відповідно, того, за чиї кошти здійснюється оплата за листком непрацездатності. 

Так, якщо непрацездатність працівника тривала не більше п’яти календарних днів і була оплачена за кошти роботодавця, то, як правило, допомогу виплачують вчасно — в найближчий строк виплати зарплати після призначення комісією (звичайно, якщо підприємство дотримується строків виплати зарплати працівникам). У такому разі додаток 4ДФ заповнюється так, як було зазначено вище. 

У разі тривалішої непрацездатності працівника (понад п’ять календарних днів) і несвоєчасної виплати коштів від Фонду суму оплати за листком непрацездатності потрібно розділити на дві складові — на оплату від роботодавця та допомогу від ФСС (з шостого дня непрацездатності). З першою частиною оплати — від роботодавця — вже розібрались, а другу — суму допомоги від ФСС — відображаємо у додатку 4ДФ так:

  • у графі 3а — за фактом її нарахування;
  • у графі 3 — за фактом її виплати. 

Графи 4а та 5а слід заповнити в місяці нарахування допомоги від ФСС, оскільки нарахування та утримання сум ПДФО та ВЗ відображається у бухгалтерському обліку саме під час нарахування допомоги. А от щодо сплати ПДФО та ВЗ і відображення цього в додатку 4ДФ можуть бути два варіанти.

Так, зважаючи на визначення, наведене в пп. 14.1.180 ПКУ, податковий агент зобов’язаний нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі. Якщо читати цю норму буквально, то можна дійти висновку, що роботодавець має сплачувати ПДФО із суми допомоги тільки після того, як буде отримано фінансування від ФСС на окремий рахунок. У такому разі у графі 4 додатка 4ДФ сума ПДФО, сплачена з «лікарняних» за кошти ФСС, відобразиться тільки в місяці виплати допомоги, тобто за фактом сплати. Аналогічно відображається і ВЗ у графі 5.

З іншого боку, пп. 168.1.5 ПКУ встановлено, що ПДФО з нарахованого, але не виплаченого доходу, має бути сплачений у строки, встановлені для місячного податкового періоду, тобто впродовж 30 календарних днів місяця, наступного за місяцем нарахування доходу. Якщо роботодавець дотримується саме цієї норми, то сплачена ним сума ПДФО з нарахованого, але не виплаченого доходу, вважається своєчасно сплаченою та відображається в графі 4 додатка 4ДФ в місяці сплати ПДФО. Після отримання суми допомоги від ФСС роботодавцю доведеться під час виплати цих коштів працівнику вдруге сплатити ПДФО (вже зі спецрахунку), як того вимагає пп. 168.1.2 ПКУ. При цьому в графі 4 додатка 4ДФ повторна сплата вже не відображається. У результаті утворюється переплата з ПДФО, яку можна врахувати під час майбутніх платежів. Аналогічні правила діють і щодо ВЗ.

 

Відображення у звітності сум «декретних»

Загальні правила

Допомога по вагітності та пологах («декретні») в повному розмірі виплачується за кошти ФСС. Для цілей оподаткування «декретні» не вважаються зарплатою і на підставі пп. 165.1.1 ПКУ не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівниці — платника податку. Зважаючи на це, із «декретних» не утримується ПДФО та ВЗ. 

Разом із тим ЄСВ на «декретні» потрібно нараховувати. Так, згідно з абзацом сьомим п. 1 частини першої ст. 4 Закону про ЄСВ роботодавці, які виплачують допомогу по вагітності та пологах, є платниками єдиного внеску. Нараховують ЄСВ у загальному випадку за ставкою 22 %, а для осіб з інвалідністю — у розмірі 8,41 % (частина 13 ст. 8 Закону про ЄСВ). Нараховувати ЄСВ на «декретні» потрібно окремо за кожен місяць відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

До особливостей відображення «декретних» сум у додатку Д1 можна віднести таке:

  • у реквізиті 08 вказують код «42» — для працівниць, які не є особами з інвалідністю, та код «43» — для працівниць з інвалідністю;
  • у реквізитах 16 та 17 записують суму нарахованих «декретних» у розрізі місяців декретної відпустки;
  • у реквізиті 20 зазначають суму ЄСВ, нараховану на суму «декретних» у розрізі місяців.

У додатку 4ДФ «декретні» відображають з ознакою «128» у розділі І тільки в графах 3а та 3. У графах 4а, 4 та 5а, 5 проставляються прочерки або нулі (як передбачено вашим програмним забезпеченням), адже виплата не оподатковується ПДФО та ВЗ.

 

Затримка виплати «декретних»

Порівняно з «лікарняними», у разі несвоєчасної виплати «декретних» сум їх відображення у додатках Д1 та 4ДФ не повинно викликати у бухгалтера питань. Як зазначалося вище, у додатку Д1 виплати не показують, а в додатку 4ДФ нарахування та виплату «декретних» відображають за фактом. Наприклад, якщо декретні нараховані в травні 2021 р., а виплачені в червні 2021 р., то в 4ДФ нарахування відображають у графі 3а за травень, а виплачену суму — в графі 3 за червень. 

Далі розглянемо це на практичних прикладах. Умовно будемо показувати нарахування і виплати лише сум «лікарняних», без зарплати.

 

ПРИКЛАД 1

Відображення у звітності «лікарняних», нарахованих в одному місяці, 
а виплачених у наступному

Працівник хворів з 5 по 19 квітня 2021 р., що підтверджується листком непрацездатності, який він надав на підприємство 20.04.2021 р. На підставі рішення комісії із соцстрахування бухгалтерія підприємства 27.04.2021 р. нарахувала працівнику за листком непрацездатності «лікарняні» в сумі 4500,00 грн, з них: 1500,00 грн — за кошти підприємства, 3000,00 грн — за кошти ФСС. 

Оплату за листком непрацездатності від підприємства працівник отримав 07.05.2021 р. разом із зарплатою за другу половину квітня. Фінансування від ФСС надійшло 20.05.2021 р. і допомога була виплачена працівнику 21.05.2021 р. При цьому ПДФО та ВЗ були сплачені одночасно з виплатою «лікарняних». 

У наведеному випадку виплати «лікарняних» за кошти роботодавця і допомоги від ФСС за одним з варіантів заповнення додатка 4ДФ вважаються своєчасними, оскільки вони відбулися протягом місця, наступного за звітним. Також своєчасними є і перерахування до бюджету ПДФО і ЄСВ, оскільки не порушені законодавчо встановлені строки. 

За такого підходу у додатку 4ДФ за перший місяць кварталу в розділі І відображають

  • у графі 3а — всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн);
  • у графі 3 — всю суму виплачених «лікарняних» (4500,00 грн);
  • у графі 4а — суму утриманого ПДФО з усієї суми «лікарняних» (і за кошти роботодавця, і за кошти ФСС) — 810,00 грн (1500, грн × 18 % + 3000,00 грн × 18 %);
  • у графі 4 — всю перераховану до бюджету суму ПДФО (810,00 грн);
  • у графі 5а — суму утриманого ВЗ з усієї суми «лікарняних» — 67,50 грн (1500,00 грн × 1,5 % + 3000,00 грн × 1,5 %);
  • у графі 5 — всю сплачену до бюджету суму ВЗ (67,50 грн).

У розділі І Податкового розрахунку за ІІ квартал 2021 р. суму «лікарняних» відображають у графі 1 (за перший місяць) так: 

  • у рядках 1, 2, 2.1 — 4500,00 грн;
  • у рядку 1.3 — 1500,00 грн;
  • у рядку 1.4 — 3000,00 грн.

Нараховану суму ЄСВ (990,00 грн (4500,00 грн × 22 %) відображають у рядках 3, 3.1, 7 та 8.

У додатку Д1 за перший місяць кварталу всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн) показують в одному рядку, оскільки нарахування припадають на один календарний місяць. 
 

 

ПРИКЛАД 2

Відображення у звітності «лікарняних», виплачених із затримкою,
та сплати при цьому ПДФО і ВЗ

 

Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що фінансування від ФСС надійшло 04.06.2021 р. і допомога була виплачена працівнику 07.06.2021 р. При цьому ПДФО та ВЗ із суми допомоги від ФСС були сплачені одночасно з її виплатою (07.06.2021 р.). 

У цьому випадку, незалежно від фінансування з боку ФСС, оплата за листком непрацездатності за кошти підприємства відбулася вчасно (07.05.2021 р.). Отже, несвоєчасною слід вважати тільки виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС, оскільки вона відбулася після закінчення місяця, наступного за місяцем нарахування «лікарняних». 

Зважаючи на це, а також те, що ПДФО та ВЗ із суми допомоги від ФСС були сплачені одночасно з її виплатою, додатки Д1 та 4ДФ слід заповнювати таким чином. 

У додатку Д1 за перший місяць кварталу всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн) показують в одному рядку, оскільки нарахування припадають на один календарний місяць. 

У додатку 4ДФ за перший місяць кварталу в розділі І відображають: 

  • у графі 3а — всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн);
  • у графі 3 — суму «лікарняних», виплачених за кошти підприємства (1500,00 грн);
  • у графі 4а — суму утриманого ПДФО з усієї суми «лікарняних» (і за кошти роботодавця, і за кошти ФСС) — 810,00 грн (1500, грн × 18 % + 3000,00 грн × 18 %);
  • у графі 4 — перераховану до бюджету суму ПДФО з «лікарняних» за кошти підприємства (270,00 грн);
  • у графі 5а — суму утриманого ВЗ з усієї суми «лікарняних» — 67,50 грн (1500,00 грн × 1,5 % + 3000,00 грн × 1,5 %);
  • у графі 5 — сплачену до бюджету суму ВЗ з «лікарняних» за кошти підприємства (22,50 грн).

У додатку 4ДФ за третій місяць кварталу в розділі І відображають: 

  • у графі 3 — виплачену суму допомоги за кошти ФСС (3000,00 грн);
  • у графі 4 — перераховану до бюджету суму ПДФО з допомоги за кошти ФСС (540,00 грн);
  • у графі 5 — сплачену до бюджету суму ВЗ з допомоги за кошти ФСС (45,00 грн).

 

 

ПРИКЛАД 3

Відображення у звітності «лікарняних», виплачених із затримкою,
та сплати ПДФО і ВЗ згідно з пп. 168.1.5 ПКУ 

 

Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що фінансування від ФСС надійшло 04.06.2021 р. і допомога була виплачена працівнику 07.06.2021 р. При цьому ПДФО та ВЗ із суми допомоги були сплачені 28.05.2021 р. відповідно до пп. 168.1.5 ПКУ. Крім того, під час виплати допомоги від ФСС працівнику 07.06.2021 р. ПДФО та ВЗ із суми допомоги були перераховані до бюджету повторно (з окремого рахунку для допомоги). 

У наведеному випадку, так само, як і у прикладі 2, несвоєчасною слід вважати тільки виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС. Сплата ПДФО та ВЗ протягом 30 календарних днів після місяця нарахування «лікарняних» призводить до того, що відображення у звітності нарахування та виплати «лікарняних» розтягується на три місяці (у прикладі 2 було задіяно два місяці). 

У додатку Д1 за перший місяць кварталу всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн) показують в одному рядку. 

У додатку 4ДФ за перший місяць кварталу в розділі І відображають: 

  • у графі 3а — всю нараховану суму «лікарняних» (4500,00 грн);
  • у графі 3 — суму «лікарняних», виплачених за кошти підприємства (1500,00 грн);
  • у графі 4а — суму утриманого ПДФО з усієї суми «лікарняних» (і за кошти роботодавця, і за кошти ФСС) — 810,00 грн (1500, грн × 18 % + 3000,00 грн × 18 %);
  • у графі 4 — перераховану до бюджету суму ПДФО з «лікарняних» за кошти підприємства (270,00 грн);
  • у графі 5а — суму утриманого ВЗ з усієї суми «лікарняних» — 67,50 грн (1500,00 грн × 1,5 % + 3000,00 грн × 1,5 %);
  • у графі 5 — сплачену до бюджету суму ВЗ з «лікарняних» за кошти підприємства (22,50 грн).

У додатку 4ДФ за другий місяць кварталу в розділі І відображають: 

  • у графі 4 — перераховану до бюджету суму ПДФО з допомоги за кошти ФСС (540,00 грн);
  • у графі 5 — сплачену до бюджету суму ВЗ з допомоги за кошти ФСС (45,00 грн).

У додатку 4ДФ за третій місяць кварталу в розділі І у графі 3 відображають виплачену суму допомоги за кошти ФСС (3000,00 грн).

Повторну сплату ПДФО та ВЗ під час виплати допомоги за кошти ФСС у 4ДФ не показують, оскільки такі суми не нараховуються в бухгалтерському обліку.

 


ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП