Процедурні питання та оформлення документів у разі зміни директора


◦ Трудовi вiдносини
◦ Трудові відносини з керівником

Зміна керівника підприємства завжди супроводжується низкою певних кроків. Як має пройти ця процедура, які документи слід оформити — розповімо далі.


 

Прийняття рішення про зміну керівника

Почнемо з того, що директор — найманий працівник. Тож на нього поширюються всі вимоги та умови трудового законодавства. Водночас директор підприємства — це його виконавчий орган або голова виконавчого органу (якщо йдеться про колегіальне управління підприємством), який здійснює управління підприємством (ст. 65 ГКУ). Він діє від імені підприємства, представляє інтереси юридичної особи перед держорганами, контролюючими органами, контрагентами тощо. 

Тому звільненню керівника зазвичай передує відповідне рішення власників (органу управління підприємством). Якщо ж керівник звільняється за власним бажанням, тоді він (як і будь-який найманий працівник) може подати заяву про звільнення за власним бажанням, дотримуючись двотижневого строку попередження, зазначеного в ст. 38 КЗпП. Після отримання заяви власник (збори учасників, наглядова рада тощо) виносить рішення про звільнення керівника.

Рішення про звільнення керівника приймають:

Рішення про звільнення директора оформлюють відповідним протоколом.

До речі, якщо йдеться, наприклад, про приватне підприємство, де засновник сам є директором, рішення про власне звільнення все одно необхідно оформити. Адже через це рішення він реалізує своє право власника підприємства зняти із себе повноваження керівника, а вже наказом по підприємству безпосередньо оформлює своє звільнення як найманого працівника.

 

Видання наказу про звільнення

Наказ про своє звільнення з посади керівник видає на підставі рішення власника (зборів учасників, наглядової ради). Саме цей наказ буде підставою для внесення запису про звільнення до трудової книжки.

Формулювання наказу може бути, наприклад, таким:

«Звільняюся з посади директора підприємства за власним бажанням за ст. 38 КЗпП з 29.04.2021 р. Підстава: протокол загальних зборів учасників від 16.04.2021 р.»

або

«Складаю повноваження директора підприємства та припиняю трудові відносини за угодою сторін за п. 1 ст. 36 КЗпП з 30.04.2021 р. Підстава: рішення засновника від 29.04.2021 р.». 

Крім того, у день звільнення з директором, як і з будь-яким найманим працівником, слід провести всі належні розрахунки та видати йому трудову книжку (ст. 116 КЗпП). Запис у трудовій книжці має відповідати запису в наказі про звільнення: такою є вимога п. 2.4 Інструкції № 58.

 

Оформлення відносин з новим керівником

Новий керівник підприємства видає наказ про початок трудових відносин та прийняття повноважень також на підставі рішення органу управління: протоколу засідання наглядової ради, зборів учасників або рішення засновників.

Стандартне формулювання наказу про прийняття на роботу в разі оформлення трудових відносин з керівником тут не застосовується, адже особа не може сама себе приймати на роботу.

Тому текст наказу можна сформулювати, наприклад, так:

«Приступаю до роботи за посадою директора підприємства з 06.05.2021 р. Підстава: рішення засновника від 05.05.2021 р.»

або

«Заступаю на посаду директора підприємства з 07.05.2021 р. Підстава: протокол загальних зборів учасників від 05.05.2021 р. № 22».

Звернемо увагу на такий момент: згідно з частиною третьою ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця. Тому оформлення наказу чи розпорядження є обов’язковим у будь-якому випадку — одного лише рішення засновника (наглядової ради, зборів учасників) для початку роботи керівника недостатньо.

До речі, доволі часто з керівником підприємства укладають письмовий контракт. Але й тоді наказ (розпорядження) доведеться оформити.

А от що стосується повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке слід подавати податковому органу (ще одна вимога частини третьої ст. 24 КЗпП), то в разі прийняття на роботу керівника передбачений окремий порядок. Згідно з постановою КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413 повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації є відомості, отримані органами Державної податкової служби з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Тож окреме повідомлення подавати не потрібно.

 

Внесення змін до ЄДР

Серед відомостей, які мають міститися в ЄДР щодо юридичної особи, є інформація про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у т. ч. підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо. У ЄДР вносять прізвище, ім’я, по батькові таких осіб, дату їх народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізосіб, які мають відповідну відмітку в паспорті), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи (п. 13 частини другої ст. 9 Закону № 755). Тому в разі зміни керівника потрібно повідомити про це держреєстратора. 

Для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу слід подати (частина четверта ст. 17 Закону № 755):

  • заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР;
  • примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення органу управління юрособи про зміни, що вносяться до ЄДР. Справжність підписів на такому рішенні має бути засвідчена нотаріально (частина перша ст. 15 Закону № 755);
  • документ про сплату адміністративного збору в розмірі 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (ст. 36 Закону № 755).

Якщо разом зі зміною керівника відбулося внесення змін в установчий документ, слід додати установчий документ юридичної особи в новій редакції.

 

Оновлення банківських документів та отримання ЕЦП

У разі зміни керівника потрібно отримати нові ключі електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) на нового директора. Враховуйте, що скасування ЕЦП попереднього керівника і неотримання нових ключів призведе до неможливості здавати електронну податкову звітність та реєструвати податкові накладні. Тож нові ключі  потрібно отримати якнайшвидше. Після отримання нових ключів ЕЦП заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів подавати до податкового органу не потрібно (таку вимогу скасували наприкінці 2020 р.). Відомості про зміну керівника податківці отримують з ЄДР (п. 42.6 ПКУ). Надсилання першого електронного документа з новим цифровим підписом у встановленому форматі та отримання квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа свідчитиме про те, що юридична особа є суб’єктом електронного документообігу.

Що стосується банку, у якому відкрито рахунок, його слід повідомити про внесення змін до відомостей, які містяться в ЄДР. Порядок такого повідомлення визначається договором банківського рахунку (п. 22 Інструкції про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків-резидентів і нерезидентів, затвердженої постановою правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492). 

Окрім того, враховуйте, що згідно з п. 9 цієї Інструкції клієнт подає/надсилає до банку під час відкриття поточного рахунку перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунком і підписувати розрахункові документи. Цей перелік складається в довільній формі або у формі, визначеній банком, та має містити такі обов’язкові реквізити: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) розпорядника рахунку та його підпис.

Отже, зі зміною керівника перелік тих, хто має право розпоряджатися коштами підприємства на банківському рахунку, слід оновити.

 

Передавання справ і документів

Зазвичай передаванням справ і документів переймаються, лише якщо змінюється головний бухгалтер. Але й у разі зміни керівника це питання є актуальним.

Наприклад, п. 6 розділу І Правил № 1000/5 на керівника установи покладено відповідальність за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату й несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами. 

Відсутність документів за період роботи попереднього керівника, зокрема й тих, що пов’язані з нарахування податкових зобов’язань, може обійтися підприємству в чималі штрафи. Це, своєю чергою, може стати приводом для судового позову власників до попереднього директора та вимоги відшкодувати збитки підприємства, завдані йому своєю дією або бездіяльністю.

Тому як для попереднього, так і для наступного керівника не буде зайвим подбати про передавання документів і письмове оформлення відповідного акта. 

Порядок прийняття-передання документів (справ) у разі зміни керівника установи встановлений розділом XV Правил № 1000/5. Так, під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що перебувають у діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів відображаються окремим розділом в акті про прийняття-передання установи. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті варто відобразити окремо кількість документів, що перебувають у діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві.

 

Чи укладати трудовий договір, якщо новий директор — власник підприємства

Одразу відповімо на запитання, винесене в заголовок цього підрозділу. Якщо власник підприємства буде найманим працівником на своєму підприємстві, трудовий договір безперечно слід укладати із дотриманням описаної вище процедури. Неукладення трудового договору з директором (відсутність наказу або розпорядження про прийняття на роботу) та, як наслідок, ненарахування зарплати призведе до накладення чималих штрафів, передбачених ст. 265 КЗпП. 

Якщо ж рішення власника полягає в тому, що він хоче управляти підприємством як засновник, нікого не наймаючи на посаду керівника, — тоді це вже інша справа. Вдатися до такого варіанту можна завдяки ст. 65 ГКУ, згідно з якою власник має реалізовувати свої права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства чи інших установчих документів.

Оскільки межа між найманням засновника на посаду керівника та виконанням ним функцій управління підприємством дуже тонка, питання щодо правомочності здійснення засновником управлінських функцій без укладення трудового договору постає постійно, стаючи предметом судових справ.

Своєю чергою, через специфічність формулювань головного трудового закону суди з цього приводу не можуть дійти єдиної думки.

Наприклад, Восьмий апеляційний адміністративний суд у постанові від 14.03.2019 р. у справі № 857/1476/19 дійшов висновку, що відносини, які виникають під час виконання засновником функцій директора підприємства без укладення трудового договору, є корпоративними, а отже, у такому разі не виникає обов’язку укладати трудовий договір, нараховувати та виплачувати заробітну плату. Аналогічного висновку дійшов П’ятий апеляційний адміністративний суд у постанові від 22.04.2021 р. у справі № 540/2732/19. Водночас один із суддів виклав окрему думку від 30.04.2021 р. у справі № 540/2732/19, де не погодився з висновками П’ятого апеляційного адміністративного суду, вказуючи, що корпоративні правовідносини не пов’язані з виконанням адміністративних функцій стосовно керівництва підприємством. 

Щоб не наражати читачів на можливі штрафні санкції, розповімо детальніше, у чому різниця в оформленні документів у разі управління підприємством засновником самотужки та управління на посаді директора.

 

Управління підприємством без укладення трудового договору

Отже, якщо засновник має намір самостійно управляти підприємством, робимо такі кроки.

1. Перевіряємо статут. Згідно з частиною першою ст. 65 ГКУ управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів на основі поєднання прав власника щодо господарського використання свого майна та участі в управлінні трудового колективу. Отже, можливість управління підприємством засновником одноосібно має бути прописана в статуті.

2. Оформлюємо рішення засновника. У ньому має бути чітко вказано, що засновник приймає на себе управління підприємством відповідно до положень статуту та ст. 65 ГКУ без наймання керівника. Уникайте формулювань на кшталт «виконує обов’язки директора підприємства» або «обіймає посаду директора». 

До речі, про посаду. За таких обставин вона має бути вільна, тобто в разі її наявності в штатному розписі — вакантна, що, відповідно, тягне обов’язок відзвітувати за наявною вакансією до центру зайнятості. 

Видавати наказ про початок виконання функцій з управління підприємством не потрібно: де-юре засновник приймає на себе ці функції з моменту підписання рішення. Утім, низка органів, зокрема й податківці, можуть вимагати саме наказ для підтвердження повноважень засновника, який самостійно управляє підприємством.

Однак проблеми можуть виникнути на стадії внесення відомостей до ЄДР. До нього, як ми вже зазначили вище, окремим рядком вносять інформацію про керівника юрособи. Тож засновнику доведеться вписувати в ці відомості себе як керівника, якого, за замовчуванням, вважають найманим працівником. Подальші труднощі можуть очікувати власника підприємства під час оформлення ЕЦП — тут теж доведеться підтверджувати свій статус керівника. Все це даватиме інспекторам Держпраці зайвий привід говорити про виконання засновником обов’язків директора без оформлення трудового договору і нарахування зарплати. Тож проблем за такого варіанта виконання управлінських функцій вистачає.

Утім, якщо рішення про таке управління вже прийнято, підтримати вас можуть листи Мінсоцполітики від 03.11.2016 р. № 205/06/187-16 та від 07.02.2012 р. № 113/13/84-12. У них Міністерство вказує, що саме власник вирішує (і вносить це рішення в установчі документи), як йому управляти підприємством і кого включати до переліку посадових осіб.

 

Засновник — директор

Якщо засновник обирає безпечніший шлях — управляти підприємством, обіймаючи при цьому посаду директора, таке рішення також слід оформити низкою документів. 

1. Оформлюємо рішення засновника. Навіть якщо йдеться про єдиного власника, все одно доведеться оформити окреме рішення про те, що власник вирішує обійняти посаду директора.

2. Видаємо наказ. Наступним кроком власник підприємства видає та підписує наказ про те, що він починає працювати на посаді директора підприємства. Зразок тексту наказу наводився вище.

А далі все, як зазвичай: повідомляємо держреєстратора про нового директора, оформлюємо ключі ЕЦП, подаємо до банку інформацію: прізвище, ім’я та по батькові особи, яка має доступ до розпорядження коштами підприємства — тобто нового директора.

 


ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП