Відрядження в запитаннях та відповідях

Передчасне повернення з відрядження: як табелювати?

Працівник з дозволу керівника повернувся з відрядження на 2 дні раніше, ніж передбачено наказом про направлення у відрядження. Як у табелі відмічати ці 2 дні? Чи треба вносити зміни до наказу про відрядження?

Службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (п. 1 р. І Інструкції № 59). Оскільки керівник встановлює строк відрядження, то саме він може його й змінити.

Проте мають бути наведені належні обґрунтування для цього, наприклад:

• дострокове виконання завдання;
• несприятливі  погодні умови;
• необхідність нагального повернення працівника з метою виконання більш важливого завдання;
•  інші виробничі обставини. 

Якщо працівник достроково повернувся з відрядження (з дозволу керівника), наступного дня після повернення з відрядження він має приступити до роботи. Відтак ці дні у табелі обліку робочого часу позначають як робочі дні («Р»)  із зазначенням кількості відпрацьованих годин. 

Відмова працівника від поїздки у відрядження

У такому випадку на працівника можна накласти дисциплінарне стягнення. Але насамперед, аби уникнути негативних для роботодавця наслідків, необхідно з’ясувати, чи правомірною є вимога роботодавця щодо відправлення працівника у відрядження.

По-перше, згідно зі ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (у т. ч. поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов’язаних із виконанням трудових обов’язків працівника). Водночас відповідно до ст. 21 КЗпП, трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Таким чином, працівник повинен виконати розпорядження керівництва щодо направлення у відрядження лише, якщо це пов’язано з виконанням певних завдань, обумовлених трудовим договором.

По-друге, слід пам’ятати, що деякі категорії працівників взагалі не можна направляти у відрядження, а деякі — можна винятково за їхньою згодою. Так, відповідно до ст. 176 КЗпП не допускається направлення у відрядження:

• вагітних жінок;
• жінок, які мають дітей віком до трьох років.

Відповідно до ст. 177 КЗпП до працівників, направляти яких у відрядження можна лише за їхньою згодою, належать:

• жінки, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років;
• жінки, які мають дітей з інвалідністю.

Крім цього, зазначені соціальні гарантії поширюються і на батьків, які виховують дітей без матері (в т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного із прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 186¹ КЗпП).

Якщо ж підприємство впевнене, що перешкод для направлення працівника у відрядження немає (тобто працівник не належить до згаданих категорій, направляти у відрядження які не можна або можна лише за їхньою згодою, а відрядження пов’язане з виконанням працівником завдань, обумовлених трудовим договором), то відмова без поважних причин виїхати у відрядження вважатиметься порушенням трудової дисципліни, за яке може бути застосовано дисциплінарне стягнення у вигляді догани, передбачене п. 1 ст. 147 КЗпП. Як поважну причину можна розцінювати, наприклад, документально підтверджену хворобу чи травму працівника (листком непрацездатності чи, принаймні, медичною довідкою — наприклад, у разі незначної травми ноги, яка повністю не позбавляє працівника можливості пересуватися, листок непрацездатності йому навряд чи буде видано, але зрозуміло, що за таких обставин відрядження все ж краще відкласти). А от законних підстав для скасування відрядження через особисті причини працівника (сімейні обставини) немає — тож остаточне рішення у такому випадку буде приймати роботодавець і, якщо він не задовольнить прохання працівника про скасування чи перенесення відрядження, останній повинен буде виконати розпорядження та виїхати у відрядження.

Якщо ж працівник після застосування до нього стягнення у вигляді догани за необґрунтовану відмову виїхати у відрядження буде продовжувати й надалі відмовлятися від виїздів у наступні відрядження, то до нього вже можна буде застосувати дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення за п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП — за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення. 

Зверніть увагу, що в останньому випадку такий проступок має бути документально зафіксований (наприклад, доповідною запискою безпосереднього керівника, а також, бажано, письмовою заявою чи поясненнями працівника із зазначенням причин відмови від відрядження або актом про відмову працівника надати такі пояснення).

Надання вихідних днів за час відрядження

У ст. 121 КЗпП визначено, що працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку. 

Крім ст. 121 КЗпП, немає іншого спеціального нормативного акта, який би визначав на законодавчому рівні порядок направлення працівників у відрядження. Можливо тому, що питання направлення працівників у відрядження довгий час регулювалося Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Але з 2011 р. її дія поширюється лише на підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Тож решта підприємств (так звані небюджетні) мали розробити або власні положення/інструкції про відрядження (взявши Інструкцію № 59 за основу), або за наказом користуватися нормами Інструкції № 59 безумовно або із застереженнями. 

У п. 8 розділу І Інструкції № 59 визначено, що на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. 

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 9). 

У разі якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (п. 10–11). 

Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (п. 12 Інструкції № 59).

І так вже склалося, що такі ж самі норми небюджетні підприємства передбачають й у власних положеннях/інструкціях про відрядження: після повернення з відрядження інші дні відпочинку не надають, роботу не оплачують, зокрема, якщо працівник спеціально не був направлений для роботи у вихідні дні, а відпочивав за місцем відрядження у вихідні дні, як і за основним місцем роботи. У цьому випадку працівнику оплачують тільки проживання та добові витрати.

Оподаткування добових витрат

Якщо сума добових перевищує їх неоподатковуваний розмір, визначений пп. 170.9.1 ПКУ, сума перевищення включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та відображається в додатку 4ДФ Єдиного звіту з ознакою «118».

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.  

Оподаткування вартості харчування у вартості квитка

У Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР) у відповідь на аналогічне запитання податківці зазначають таке:

витрати, понесені працівником юридичної особи (роботодавця), що не фінансується за бюджетні кошти, під час його відрядження в межах України або за кордон на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документа, належать до складу добових витрат, розмір яких визначено пп. 170.9.1 ПКУ, та не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника;

якщо юридична особа (роботодавець) повністю або частково фінансується за бюджетні кошти, то витрати, понесені працівником такого роботодавця під час відрядження в межах України або за кордон на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документа, належать до складу добових витрат, розмір яких встановлено Постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.11.2011 р. № 98, і не є об’єктом оподаткування ПДФО.

Щоб не попастися на гачок, зверніть увагу на конструкцію «належать до складу добових витрат … та не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника».

Насправді, вони не належать до добових витрат, позаяк відшкодовуються окремо. Тому тут слід вести мову:

щодо відрядженого «бюджетника» — або про зменшення суми добових витрат, якщо вартість їжі не виділена в квитку, як за одноразового харчування — 80 %, або про відшкодування вартості квитка без вартості їжі;

 щодо відряджених працівників інших підприємств — або про відшкодування вартості квитка без вартості їжі, або про оподаткування її як додаткового блага.

Оподаткування надміру витрачених коштів

Сума перевищення оподатковується ПДФО за ставкою 18 %, а сума податку утримується з будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за відповідний місяць, а в разі його — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Якщо в разі звільнення працівника коштів для утримання податку недостатньо,  сума не утриманого податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року (слід подати податкову декларацію).

Оподаткування суми туристичного збору

Якщо роботодавець відшкодовує відрядженому працівникові суму туристичного збору, яку той не мав би сплачувати, то, на думку податківців, сума відшкодування включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО на загальних підставах.

Оподаткування вартості електронного квитка

Пунктом 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства доходів і зборів України від 30.05.2013 р. № 331/137, передбачено, що, зокрема, посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).

Отже, сума відшкодованих роботодавцем витрат на проїзд, понесених працівником під час відрядження, не оподатковується (за умови виконання решти вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ).

Так, у цьому випадку якщо відряджена особа не надає підтвердного документа про оплату (розрахункового документа), то вартість електронного авіаквитка включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО.

Оподаткування вартості квитка, якщо не збігаються дати

Дати у квитку можу не збігатися із датами в наказі про відрядження або в разі вимушеної затримки з не залежних від працівника причин, або в разі затримки працівника з особистих мотивів. Але за будь-яких умов працівник повертається до місця роботи, тому сума відшкодованих у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема на проїзд, за умови наявності та належним чином оформлених транспортних квитків, що засвідчують вартість цих витрат не є доходом у вигляді додаткового блага.

Оподаткування проживання у двомісному номері

На думку податківців — так. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номера, то вартість другого місця в цьому номері вважатиметься додатковим благом та включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Оподаткування витрат на таксі

Ні, витрати на користування таксі не вважаються додатковим благом, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ. У «бюджетників» користування таксі дозволено лиш з дозволу роботодавця. Якщо витрати відшкодовують під час відрядження в межах території України, то сума таких витрат включається до оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО на загальних підставах, якщо за кордоном — ні.

Розмір добових у разі перетину кордону

Якщо відряджений працівник, перебуваючи в дорозі до іноземних держав або повертаючись з відповідної держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то витрати на відрядження за період проїзду територією України відшкодовуються як для службових відряджень у межах України.

Якщо є пересадка на інший транспортний засіб, в т.ч. в день вибуття/прибуття у/з відрядження, то з дня останньої пересадки на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Розмір добових за відсутності відміток у паспорті

У разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), сума добових визначається згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Відображення у додатку 4ДФ Єдиного звіту послуг підприємця

Ні, не потрібно, якщо роботодавець відшкодовує кошти відрядженому працівнику, який був замовником послуг. Якщо ж роботодавець самостійно оплачує послуги відрядженого працівника, то він їх повинен відображати у додатку 4ДФ Єдиного звіту.

Відображення у додатку 4ДФ Єдиного звіту витрат на відрядження

У додатку 4ДФ Єдиного звіту слід відображати тільки суму коштів, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.