Міністерство фінансів України розглянуло листа [...] щодо службових відряджень працівників і в межах компетенції повідомляє.
Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Відповідно до вказаної Інструкції службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником).
При цьому направлення працівника підприємства, установи у відрядження здійснюється керівником або його заступником (направлення у відрядження державного службовця здійснюється керівником державної служби) і оформляється відповідним наказом (розпорядженням).
Тобто рішення щодо оформлення поїздки працівника як службового відрядження у кожному конкретному випадку приймається керівником, виходячи з посадових обов'язків такого працівника, мети та завдань поїздки.
Згідно з абзацом третім п. 4 даної Інструкції (з урахуванням змін, внесених наказом Міністерства фінансів України від 13.04.2020 р. № 155) працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв'язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов'язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов'язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства, установи; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка - емітента платіжної картки.
Водночас за роз'ясненням щодо документів, які мають надаватися банками для підтвердження надання ними послуг, рекомендуємо звернутися до Національного банку України.