Як організувати роботу команди без світла та звʼязку


◦ Персонал
◦ Досвід спеціалістів
◦ Організація праці
06 грудня 2022 р.

Наразі у багатьох із нас є проблеми зі світлом, звʼязком, водопостачанням та теплом. Але українці продовжують жити й працювати у таких умовах. 
Як їм вдається налагоджувати роботу й бути ефективними?

Саме про це йшлося на вебінарі Work.ua «Чи боїтеся ви темряви: як організувати роботу команди без світла та звʼязку».

Ми запросили до розмови:

  • Миколу Кабатова, HRD «АТБ-Маркет».
  • Оксану Мороз, HR-бізнес-партнерку Київстар.
  • Ганну Радиш, заступницю HRD ПриватБанк.

Говорили про найважливіше:

  • чи переглядають вони розмір зарплати працівників через відключення;
  • як організовують роботу працівників в офісах та «в полях» (у відділеннях, магазинах і т. ін.);
  • як оцінюють ефективність зараз, як мотивують працівників.

Ви можете переглянути запис вебінару. Якщо вам зручніше, читайте короткий виклад — у цій статті зібрали корисну інформацію, яка стане вам у пригоді.


Як працюють компанії, коли немає електроенергії

Микола Кабатов

Зараз у нас змішаний формат роботи. Тож і проблеми з відсутністю електроенергії та зв’язку вирішуємо по-різному. Якщо вимикають світло в центральному офісі, ми під’єднуємо дизельну електростанцію — тут великих проблем немає. Працівники на віддаленці мають план робіт, і якщо не встигають щось зробити, бо немає електроенергії, то допрацьовують, коли вона з’являється.

З працівниками магазинів дещо складніше. У деяких ми вже встановили дизельні електростанції й продовжуємо їх закуповувати за кордоном, щоб обладнати решту. Сподіваємося, до кінця року більшість наших магазинів буде з дизельними електростанціями.

Із зайнятістю розв’язуємо проблему таким шляхом. Якщо світла в магазині немає до двох годин, працівники залишаються на робочих місцях і працюють: викладають товар, перевіряють строки придатності продуктів, прибирають тощо. У складських приміщеннях працюють з ліхтариком.

Якщо світла немає більш ніж дві години, то працівники погоджують між собою план дій — частина залишається у магазині, а частина або йде додому, або також продовжує роботу з ліхтариками.

Оксана Мороз

Компанія Київстар була готова до відключення електроенергії, тому що раніше траплялися такі перебої, хоч і не так глобально. Сьогодні, щоб забезпечувати звязок українцям, маємо понад 400 стаціонарних дизель-генераторів, під’єднаних до вузлових базових станцій, які охоплюють великі території та велику кількість абонентів. А також близько 260 пересувних.

Багато станцій знаходяться в місцях, де компанія не має права по закону встановлювати дизельні генератори, щоб живити станцію. Тому це питання розв’язується з допомогою акумуляторів, вони тримають станцію в ефірі 4-5 годин, а за використання 4G — 1-2 години.

Компанія продовжує закуповувати додаткові дизель-генератори. Пропрацьовуємо питання з логістикою, доставкою палива, яке постійно потрібне для дизель-генераторів. Від цього залежить, чи буде в людей зв’язок.

Крім того, цього року ми інвестували понад 3,5 мільярда гривень у розвиток мережі — 400 нових станцій уже вийшло в ефір, додатково вкладаємо кошти у відновлення пошкоджених об'єктів. Команда постійно працює, дуже швидко та злагоджено, 24/7.

Як Київстар забезпечує роботу call-центрів і магазинів? Ми готувалися до надзвичайних ситуацій ще під час COVID — він нас дійсно підштовхнув до того, що зараз маємо. Ще тоді ми перейшли на віддалений формат роботи, це була можливість налагодити дистанційну роботу call-центра. Тому зараз більша частина команди може фізично працювати поза офісом. Але з відключеннями відбулася цікава річ, що всі працівники повертаються в офіс, бо там більш-менш ми можемо забезпечити надання електроенергії.

У нас є також система, яка фіксує, коли людина почала працювати, та рахує години. Якщо світло вимикається, система перестає підраховувати.

Щодо магазинів. Є світло — ми працюємо. Коли немає світла, у наших консультантів є планшети. Поки техніка тримає заряд, через наш застосунок працівник може повністю надати сервіс клієнту.

Ганна Радиш

До повномасштабного вторгнення ПриватБанк не готувався, але запасний план все одно мав. Так, частина відділень і критичних об'єктів були забезпечені генераторами ще до лютого 2022-го. І це нам дуже допомагає зараз. Також ПриватБанк, напевно, один із перших закупив Starlink — тепер інтернетом забезпечені наші ключові відділення.

Специфіка роботи банку полягає в тому, що основна маса працівників може працювати тоді, коли є світло та інтернет. Немає інтернету — немає роботи. Звісно, коли йдуть масові відключення електроенергії, всі відділення працювати не можуть. Але в ключових все працює є завдяки генераторам. Якщо електроенергія відсутня, на сайті банку з'являється інформація, що певне відділення тимчасово закривається для обслуговування клієнтів до того часу, як світло з’виться.

Для банку одна з найбільших проблем — це збереження банківської, клієнтської інформації, її захищеність і доступність. Наш IT-департамент зробив у цьому напрямку неймовірне — перевів всю інформацію в банківське хмарне середовище за 45 днів. (Хоча зовнішні провайдери порахували, що для цього потрібно 1,5 року.) Обладнання, яке підтримує роботу ресурси, розміщено в різних локаціях, поза Україною, і не залежить від відключення електроенергії або інших негараздів у країні.

І якщо в клієнта є інтернет, він може в будь-який час скористатися застосунком «Приват24» для проведення банківських транзакцій. І взагалі ми намагаємося зробити, щоб якомога більше сервісів були доступні через «Приват24», аби не змушувати людину іти чи їхати у відділення, щоб їй не довелося чекати на обслуговування або шукати відділення, яке саме зараз працює. Банк пишається, що може гарантувати клієнтам доступ до фінансів 24/7.

Те, що стосується отримання фізичних банківських карток, то національний банк дозволив продовжувати термін користування картками. Тобто, навіть якщо в людини термін дії картки закінчується, вона не має терміново її міняти, картка буде працювати ще кілька місяців.


Як оплачувати роботу співробітників під час відключення світла,
коли люди на робочому місці є, але працювати не можуть

Микола Кабатов

У магазинах «АТБ» завжди є робота. Але якщо світла немає довгий час, то працівники, які працюють біля дому, можуть піти й зайнятися своїми справами. Звісно, такий час не оплачується. Ті працівники, які залишаються на роботі, отримують зарплату пропорційно від відпрацьованого часу. Без якогось коефіцієнта (⅔ там чи щось подібне). Ми вирішили поки не йти цим шляхом. Далі будемо дивитись.


Оксана Мороз

Віялові відключення електроенергії не впливають на рівень заробітної плати переважної більшості працівників Київстар. Ми зараз не рахуємо, у кого та на скільки вимикають світло, адже орієнтовані на те, що робота просто має бути виконана. Це розуміє кожен співробітник.

Я особисто спостерігаю, що робочий графік змістився. Тобто, люди починають працювати, коли з'являється електроенергія, навіть якщо робочий день уже закінчився. Це також пов’язано з внутрішньою мотивацією співробітників, відповідальністю. Тому ми довіряємо людям, не перераховуємо їхні зарплати.


Ганна Радиш

У ПриватБанку ситуація в працівників різна, залежить від того, де вони знаходяться.

Що стосується працівників головного офісу. Люди «ловлять» години, коли є електроенергія та інтернет, і можуть працювати й уночі, й у вихідні. Головне — щоб робота була зроблена. Ми не вимагаємо обовязкової присутності на мітингах, ставимося з розумінням до того, що в людини може не бути інтернету та зв'язку, не перераховуємо оклади.

Щодо працівників відділень. Вони мають бути на роботі з 9:00 до 18:00 та обслуговувати клієнтів. Керівництво ухвалило рішення, що коли зникає електроенергія або починається тривога, ми зачиняємо відділення, а клієнти й працівники йдуть до сховища. Відповідно, робота переривається. Це може бути й кілька годин на день, але ми «табелюємо» їх та оплачуємо як за повний робочий день. Антикризовий штаб планує залежно від ситуації, чи працює відділення, чи ні. Якщо тривога або обстріли та є загроза для співробітників, то, звісно, про роботу не йдеться.

У нас було багато відділень на окупованих територіях. Зараз вже менше. Тож у цьому випадку ми пропонуємо такі варіанти виходу із ситуації:

  • №1. Навіть якщо відділення зачинене і працівники не ходять на роботу, вони залишаються в штаті, але компанія продовжує платити їм заробітну плату (щонайменше до кінця поточного року).
  • №2. Працівник може вибрати звільнення. Тоді ми виплачуємо надбавку при звільненні, щоб у людини була фінансова подушка до того моменту, як ПриватБанк і відновить роботу на цій території.

Додатково зазначу, що ми не оплачуємо працівникам портативні зарядні пристрої або коворкінги, де є генератори, оскільки працівники головного офісу мають можливість працювати віддалено.


Як мотивувати команди

Микола Кабатов

Кращий шлях до мотивації в таких складних умовах — це робота в колективі. Тому ми й просимо, щоб працівники, якщо є можливість та умови, працювали в офісі, магазині усі разом. Коли разом, то не так страшно, робота захоплює.

Але пам'ятаю найскладніші часи. Це березень поточного року, коли всі були у роздраї, нічого не розуміли, було дуже страшно. У таких випадках керівник має щодня спілкуватися зі своїми підлеглими, єднати їх та давати зворотний зв'язок: про те, як компанія працює, як розв'язувати нестандартні питання. Якщо ж люди сидять дома наодинці, то вони, звісно, почуваються покинутими.


Ганна Радиш

Фінансова складова дуже важлива для мотивації. У перші місяці після вторгнення банк організовував переїзд співробітників у більш безпечні зони. У березні розробили програму «Рука підтримки», що спрямована на те, щоб фінансово підтримати тих співробітників, які постраждали від війни. На сьогодні вже понад 100 млн грн банк перерахував на цю допомогу співробітникам.

Влітку запровадили програму «Переїзд». Її мета — допомогти людям, які з різних причин не можуть працювати чи втратили роботу. Уже витратили 80 млн грн на таку фінансову підтримку.

Але і про психологічну підтримку не забуваємо. Тут є кілька напрямків: регулярно проводимо семінари, запрошуємо зовнішніх спікерів, які розповідають про те, як долати тривогу, організувати себе в такий час небезпеки й коли неможливо нічого спланувати тощо. Вони мають попит. Люди з великою цікавістю сприймають.

Навесні ми стали співпрацювати з професійними кризовими психологами, які працювали з людьми з психологічними травмами, це були й індивідуальні сеанси. Також проводили групові заняття для дітей різного віку. Банк оплачує не тільки індивідуальні сесії для співробітників, а й для членів їхніх сімей, якщо потрібно. Таким чином підтримуємо людей.


Оксана Мороз

Люди для Київстару завжди були в пріоритеті, це основна цінність компанії. Зараз компанія також розуміє важливість емоційних станів й робить все, щоб підтримати й фізично, й психологічно. Дуже важливо, щоб людина у тяжку хвилину могла на щось чи на когось спертися.

На віддаленці важко зрозуміти, чи дійсно з людиною все ок, бо не бачиш її щодня, не відчуваєш настрій. Тож ми багато працювали з керівниками щодо комунікації. Періодично вони зв’язуються з підлеглими й ставлять три запитання: Чи ти на зв'язку? Чи ти в безпеці відносній? Чи тобі потрібна допомога? Так ми бачимо настрій команди, де хто знаходиться, в якій зоні. Якщо комусь потрібна допомога, з ними зв'язуються, уточнюємо, що саме потрібно.

Переобладнали деякі офіси, щоб приймати людей. Це як транзитні зони для ночівлі. Дуже популярний львівський офіс. У ньому люди живуть по декілька тижнів, з сім'ями, з собачками, з шиншилами. Такий собі острівець, де можна видихнути.

Виплатили співробітникам одноразову грошову допомогу, протягом пів року були регулярні додаткові виплати. Раніше виплатили премію працівникам за 2021 рік, ще встигли до війни. За тиждень до повномасштабного вторгнення менеджмент компанії ухвалив рішення про виплату премії за перше півріччя 2022 року. Бачимо, що зараз відбувається, яка інфляція, що з курсом та цінами, і ми розуміємо, що фінансова опора також має бути. І чим ми можемо, допомагаємо.

Співробітники, які працюють у так званих «червоних зонах», отримують бронежилети, каски. Але ми їх додатково фінансово мотивуємо.

Людина не завжди приймає або розуміє, що вона вже на межі. Щоб визначити це, залучаємо психологів, експертів з військового управління, дізнаємося, як керувати командами під час воєнного стану і за такого стресу. Працюємо з лідерами, бо їм також важко. Крім того, що вони самі знаходяться в стані стресу, мають свої особисті проблеми, пов'язані з війною, їм ще треба підтримувати команду.


Як координувати віддалено працівників,
щоб не уникнути дискомунікації


Ганна Радиш

Ми складаємо плани, домовляємося, що має виконати кожен співробітник. Якщо немає можливості зібратися командою, то прописуємо перелік запитань. Потім, коли в людини з’являється інтернет, вона відповідає на них і надсилає відповіді електронною поштою. Обов’язково домовляємося, в який день та час завдання має бути виконане. Так працівник може самостійно регулювати свою зайнятість. Тримаємо документи на Гугл Диску.


Оксана Мороз

Зараз важко планувати й контролювати виконану роботу. Багато що залежить від того, які люди у вас в команді. Якщо людина відповідальна, вона зробить все, що б там не було.

Важливо також бути гнучким. Ми намагаємося будувати графік, дивлячись на ситуацію, обговорюємо в команді, чи можна змістити робочий час, наприклад, на вечір. У щоденній комунікації допомагають координуватися різноманітні месенджери.

Що стосується важливих зустрічей, то часто буває так, що не всі можуть приєднатися до них. Тут важливо заздалегідь продумати, де є місце з безперебійною подачею електроенергії та інтернету. Бувають випадки, коли співробітники під'єднуються до акумулятора з машини. Якщо вже дуже складно, то краще важливу зустріч перенести до кращих часів.

І закликаємо не втрачати оптимізму. Ми з вами — непереможні. Вистоїмо та покажемо ворогові, де раки зимують!

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП