Відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць.
Згідно з пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV та Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
- наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Форма Звіту та Порядок його складання затверджені наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841.
Головне управління ДПС
у Дніпропетровській області