Строки зберігання документів

В ор­га­ні­заці­ях, у діяль­ності яких створюються доку­мен­ти НАФ

В ор­га­ні­заці­ях, у діяль­ності яких не створюються доку­мен­ти НАФ

1

2

3

4

5

1. Документи, зміст яких стосується організації системи управління

16.

Накази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій:

¹ Надіслані до відома - доки не мине потреба
 

² Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням - 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.¹

До ліквідації організації¹

б) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці)

75 р.²

75 р.²

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

17.

Проекти наказів, розпоряджень центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій

1 р.

1 р.

30.

Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощо

Пост.¹

До ліквідації організації¹

¹ Надіслані до відома – 1 р. після заміни новими

37.

Штатні розписи та переліки змін до них:

а) за місцем складення і затвердження

Пост.

75 р.

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

38.

Проекти штатних розписів та документи (довідки, пропозиції, висновки) з їх розроблення

3 р.

3 р.

39.

Положення про структурні підрозділи організації; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів, раду орендарів) та дорадчі (наукові, технічні, експертні, методичні, консультативні та інші комітети, ради, комісії) органи

Пост.

75 р.

40.

Кодекси (принципи) корпоративного управління організації

Пост.

3 р.¹

¹ Після заміни новими

41.

Контракти про права та обов'язки:

¹ Після закінчення строку дії договору

а) з керівником організації

Пост.

До ліквідації організації

б) з членами колегіальних та інших органів організації

5 р.¹ ЕПК

5 р.¹

42.

Типові кваліфікаційні вимоги, посадові інструкції:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

43.

Посадові та робочі інструкції працівників організації

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції пра­цівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, - 75 р.

45.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни:

¹ Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

а) керівника організації

Пост.

До ліквідації організації

б) посадових та матеріально відповідальних осіб

3 р.¹

3 р.¹

63.

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження:

¹ Щодо участі в лік­ві­дації наслідків техно­генних катастроф та аварій - пост.
² Щодо участі в лікві­дації наслідків техно­генних катастроф та аварій - 75 р.

а) закордонні, наукові в межах України

Пост.

10 р.²

б) у межах України

3 р.¹

3 р.²

71.

Листування про затвердження та зміну штатів

1 р.

1 р.

72.

Реєстри (списки) акціонерів, афільованих осіб, власників цінних паперів; пайовиків, осіб, що мають право на одержання дивідендів, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів

Пост.

75 р.

80.

Документи (акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листи) службових розслідувань

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після винесення рішення

82.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду:

¹ У разі неодноразового звернення - 5 р. після останнього розгляду

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань

Пост.

5 р.

б) особистого та другорядного характеру

5 р.¹

5 р.¹

83.

Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян:

а) за місцем складення

Пост.

5 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

85.

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян; про надання запитів на публічну інформацію

5 р.

5 р.

88.

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань

5 р. ЕПК

5 р.

89.

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.¹

3 р.¹

¹ Після прийняття рішення

90.

Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення

3 р.

3 р.

93.

Документи (висновки, довідки, листи) з проведення правової експертизи

5 р. ЕПК

5 р.

94.

Конфліктні справи з винахідництва

10 р. ЕПК

10 р.

95.

Листування про встановлення права власності юридичних та фізичних осіб

5 р. ЕПК

5 р.

96.

Листування з правових питань, у тому числі про роз'яснення законодавства

3 р.

3 р.

98.

Листування про складення договорів та угод, форми договорів

3 р.

3 р.

100.

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів

3 р.¹

3 р.

¹ У частині виконання фінансовими органа­ми відшкодування збитків або виплати компенсації за конфіс­коване майно - пост.

101.

Листування про адміністративні стягнення

1 р.

1 р.

103.

Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв

75 р.

75 р.

107.

Журнали (книги) обліку претензій та позовів

3 р.

3 р.

108.

Книги записів юридичних консультацій

3 р.

3 р.

119.

Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок

3 р.

3 р.

121.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних розпорядчих документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій:

¹ Форми, в яких реєст­рують короткострокові відрядження у межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням - 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.

До ліквідації організації

б) з кадрових питань (особового складу)

75 р.¹

75 р.¹

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

122.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 р.

3 р.

124.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

125.

Реєстраційні журнали, картки прийому громадян керівництвом організації

3 р.

3 р.

126.

Реєстраційні журнали телеграм, телефонограм, факсограм, електронних повідомлень

1 р.

1 р.

132.

Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання

5 р.

5 р.

133.

Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами

5 р. ЕПК

5 р.

137.

Описи справ:

¹ Після знищення справ

а) постійного зберігання

Пост.

-

б) тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 р.¹

3 р.¹

141.

Книги (журнали) реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій

5 р.

5 р.

2. Документи, зміст яких стосується обліку та звітності

317.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки):

¹ Після завершення виплати допомоги і пенсій
² Після передання права власності на акції за умови завершення перевірки (ревізії)

а) працівників, аспірантів, студентів

75 р.

75 р.

б) одержувачів пенсій і державної допомоги

5 р.¹

5 р.¹

318.

Відомості на виплату грошей

3 р.¹

3 р.¹

¹ За відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) - 75 р.

319.

Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат

3 р.¹

3 р.¹

¹ За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

320.

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 р.

3 р.

321.

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

5 р.

5 р.

322.

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):

¹ За відсутності річних - пост.
² За відсутності річних - до ліквідації організації
³ За відсутності річних, піврічних - пост.
⁴ За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації
⁵ За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
⁶ За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

5 р.¹

5 р.²

г) квартальні

3 р.³

3 р.⁴

ґ) місячні

1 р.⁵

1 р.⁶

332.

Договори про повну матеріальну відповідальність

¹ Після звільнення матеріально відповідальної особи

² Див. примітки до ст. 186 

334.

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 р.^{1, 2}

3 р.^{1, 2}

¹ Див. примітку один до статті 319

² Документи, які міс­тять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансо­во­му моніторингу, - 5 р.

348.

Листування про виплату заробітної плати

3 р.

3 р.

3. Документи, зміст яких стосується трудових відносин

354.

Розрахунки потреби в робочій силі та виявлення джерел її покриття

10 р.

5 р.

355.

Документи (огляди, звіти, довідки) про стан трудових ресурсів, плинність робочої сили і потребу в ній, розміщення продуктивних сил

Пост.

10 р.

356.

Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплекту­вання, використання трудових ресурсів

5 р.

5 р.

357.

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

3 р.

3 р.

358.

Направлення громадян на працевлаштування

1 р.

1 р.

359.

Документи (звіти, довідки, листи) про проходження громадянами альтернативної (невійськової) служби

5 р.

5 р.

360.

Листування про комплектування та використання трудових ресурсів, плинність робочої сили, працевлаштування

3 р.

3 р.

361.

Листування про переведення працівників до інших організацій

3 р.

3 р.

362.

Документи (статистичні звіти, відомості, довідки) про стан ринку праці та зайнятість населення, працевлаштування, створення робочих місць

Пост.

10 р.

363.

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників

5 р.

5 р.

367.

Документи (акти, попередження, листи) з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення

5 р.

5 р.

368.

Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після закінчення строку дії договору

383.

Документи (плани, звіти, довідки, доповідні записки, розрахунки економічної ефективності, карти організації праці на робочому місці, типові описи, робочі схеми трудових процесів, коефіцієнти спеціалізації) про вдосконалення процесів праці, підвищення її продуктивності, впровадження наукової організації праці, усунення втрат робочого часу

Пост.

10 р.

384.

Документи (нормативи чисельності, типові структури апарату, аналітичні таблиці, розрахунки, доповіді, довідки) про вдосконалення структури апарату управління

Пост.

10 р.

385.

Документи (форми підрахунку рівня механізації, переліки технічних засобів, технічні вимоги, розрахунки, методики розрахунків, комплексні проекти механізації й автоматизації праці) про механізацію праці й управління

10 р.

5 р.

386.

Завдання з впровадження наукової організації праці

3 р.

3 р.

387.

Галузеві переліки професій:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

388.

Проекти галузевих переліків професій

3 р.¹,¹

3 р.¹

¹ Після затвердження

389.

Документи (галузеві рекомендації, психофізіологічні норми, професіограми) про діагностику профпридатності:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

390.

Документи (огляди, довідки, доповідні записки) про організацію праці на підприємствах при суміщенні професій

Пост.

10 р.

391.

Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо)

3 р.¹

3 р.¹

¹ Після заміни новими

392.

Документи (розрахунки, рекомендації, обґрунтування, висновки) про аналіз і прогнозування продуктивності праці

5 р. ЕПК

5 р.

393.

Документи (доповідні записки, пропозиції, відомості) про причини відставання продуктивності праці від рівня механізації виробництва й зміни кваліфікаційного складу робітників

Пост.

10 р.

394.

Типові колективні договори:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

395.

Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них:

а) за місцем складення

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

396.

Документи (протоколи, акти, звіти, доповідні записки, довідки) про перевірку виконання колективних договорів, угод

Пост.

10 р.

397.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 р.¹

1 р.¹

¹ Після заміни новими

398.

Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку

1 р.

1 р.

399.

Документи (звернення, відомості, довідки, переліки розбіжностей) про страйки

Пост.

10 р.

400.

Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв'язання трудових конфліктів

5 р. ЕПК

5 р.

401.

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень

5 р. ЕПК¹

5 р.¹

¹ У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці - 75 р.

402.

Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу

3 р.

3 р.

403.

Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну

3 р.

3 р.

404.

Листування про складення колективних угод та договорів, хід, підсумки їх виконання

5 р.

5 р.

405.

Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці

3 р.

3 р.

406.

Реєстраційні журнали колективних договорів і угод

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після закінчення журналу

407.

Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії

3 р.

3 р.

408.

Табелі обліку використання робочого часу

1 р.

1 р.

409.

Типові нормативи з праці:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

410.

Норми виробітку та розцінки:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

411.

Тимчасові норми виробітку та розцінки

3 р.¹

3 р.¹

¹ Після заміни новими

412.

Документи (розрахунки, таблиці, довідки, доповідні записки, пропози­ції) про перегляд і застосування норм виробітку, розцінок, тарифних сіток і ставок, вдосконалення різних форм оплати праці

5 р. ЕПК

5 р.

413.

Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

414.

Документи (огляди, довідки, розрахунки, пропозиції) з аналізу праці та розроблення кваліфікаційних характеристик на провідні професії галузей промисловості

Пост.

-

415.

Тарифікаційні відомості (списки)

25 р.¹

25 р.

¹ Для творчих професій - пост.

416.

Завдання на зниження трудомісткості робіт та звіти про їх виконання

5 р.

5 р.

417.

Документи (довідки, доповідні записки, акти) про контроль за дотриманням правил нормування праці, витрачання фонду заробітної плати, законодавства про працю

5 р. ЕПК

5 р.

418.

Документи (плани, фотографії робочого дня, листи, довідки, звіти, карти, розрахункові таблиці) про проведення хронометражних робіт

3 р.

3 р.

419.

Документи (доповідні записки, довідки, проекти, пропозиції, звіти) про стан і вдосконалення діючих систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання та контролю за їх застосуванням

10 р.

3 р.

420.

Документи (таблиці, аналізи, відомості) про темпи зростання продуктивності праці та середньої заробітної плати

5 р.

5 р.

421.

Документи (розрахунки, довідки, відомості, листи) про віднесення організації та її виробничих підрозділів до груп з оплати праці

5 р.

5 р.

422.

Списки робітничих професій за розрядами і системами оплати праці

3 р.

3 р.

423.

Розрахунки, відомості про створення системи акордної оплати праці

5 р.

5 р.

424.

Положення про преміювання:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До заміни новими

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

425.

Документи (розрахунки, довідки, списки, листи) про встановлення і застосування систем преміювання

3 р.

3 р.

426.

Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт

1 р.

1 р.

427.

Листування про впорядкування та встановлення розмірів заробітної плати, нарахування премій; використання фондів матеріального заохочення

5 р. ЕПК

5 р.

428.

Листування про застосування різних форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрачання фонду заробітної плати

3 р.

3 р.

429.

Листування про складення, доповнення, зміну технічних норм, тарифно-кваліфікаційних довідників, сіток, ставок

3 р.

3 р.

430.

Листування про стан технічного нормування

3 р.

3 р.

431.

Листування про розроблення технічних норм

1 р.

1 р.

432.

Комплексні плани вдосконалення умов охорони праці і санітарно-оздоровчих заходів

Пост.

10 р.

433.

Плани заходів (угод) з поліпшення умов праці та документи (акти, довідки, відомості) про їх виконання

5 р. ЕПК

5 р.

434.

Акти, довідки перевірки дотримання організацією санітарного законодавства

5 р. ЕПК

5 р.

435.

Протоколи про порушення санітарних норм та постанови про накладення штрафу за порушення санітарного законодавства організацією, посадовими особами державної санітарно-епідеміологічної служби

5 р. ЕПК

5 р.

436.

Протоколи атестації з техніки безпеки

5 р.

5 р.

437.

Акти, приписи з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання

5 р. ЕПК

5 р.

438.

Документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки

3 р.

3 р.

439.

Протоколи обстеження повітряного середовища в цехах

3 р.

3 р.

440.

Поліси страхування цивільної відповідальності небезпечних виробничих об'єктів

Пост.

До ліквідації організації

441.

Договори про загальнообов'язкове державне соціальне страхування працівників від нещасних випадків на виробництві та професійного захворювання

5 р.^{1, 2}

5 р.^{1, 2}

1 Після закінчення строку дії договору
² У разі настання страхового випадку - 75 р.

442.

Документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) оглядів-конкурсів з охорони праці і техніки безпеки

3 р.

3 р.

443.

Переліки посад і професій на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, які мають право на додаткову відпустку і доплату за роботу зі шкідливими умовами праці:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

444.

Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці

75 р.

75 р.

445.

Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці

75 р.

75 р.

446.

Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання

75 р. ЕПК

75 р.

447.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, відомості) про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань

10 р. ЕПК

10 р.

448.

Переліки важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок та неповнолітніх:

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

449.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти) про умови праці жінок та неповнолітніх на виробництві

5 р. ЕПК

5 р.

450.

Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці

75 р. ЕПК

75 р.

451.

Акти обстеження умов праці працівників

5 р.

5 р.

452.

Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок аварій, надзвичайних ситуацій:

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

453.

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

45 р. ЕПК¹

45 р.²

¹ Пов'язані із значни­ми матеріальними збитками та людсь­кими жертвами - пост.
² Пов'язані із значни­ми матеріальними збитками та людсь­кими жертвами - 75 р.

455.

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

10 р.

10 р.

456.

Відомості про аварії та нещасні випадки

5 р.¹

5 р.²

¹ З людськими жертвами - пост.
² З людськими жертвами - до ліквідації організації

457.

Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків

3 р.

3 р.

458.

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь

45 р. ЕПК

45 р.

459.

Норми спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

460.

Проекти змін і доповнень до єдиних норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування

3 р.

3 р.

461.

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листи) про розроблення норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування

3 р.

3 р.

462.

Документи (приписи, акти, висновки, доповідні записки, листи) про забез­печення працівників спеціальним одягом і взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням

3 р.

3 р.

463.

Замовлення на спеціальний одяг, взуття, лікувально-профілактичне харчування

1 р.

1 р.

464.

Списки (відомості), картки обліку на видачу спеціального одягу, взуття, лікувально-профілактичного харчування

1 р.

1 р.

465.

Листування про розроблення та хід виконання комплексних планів поліпшення умов і охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів

3 р.

3 р.

466.

Листування про стан і заходи з поліпшення умов праці, техніки безпеки

5 р.

5 р.

467.

Листування про освоєння і стан засобів техніки безпеки

5 р. ЕПК

5 р.

468.

Листування про застосування праці жінок та неповнолітніх на виробництві

3 р.

3 р.

469.

Листування про попереджувальні заходи на випадок стихійного лиха, надзвичайної ситуації

3 р.

3 р.

470.

Листування про аварії та нещасні випадки

3 р.

3 р.

471.

Листування про професійні захворювання, виробничий травматизм, заходи щодо їх усунення

3 р.

3 р.

472.

Листування про скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у зв'язку зі шкідливими умовами праці

3 р.

3 р.

473.

Листування про проведення профілактичних і профгігієнічних заходів

3 р.

3 р.

474.

Листування про оплату святкових днів, днів відпочинку та надурочної роботи

1 р.

1 р.

476.

Журнали реєстрації аварій

Пост.

10 р.

477.

Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

45 р.¹

45 р.¹

¹ Після закінчення журналу

478.

Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)

45 р.¹

45 р.¹

¹ Після закінчення журналу

479.

Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках організації

10 р.

10 р.

480.

Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки

10 р.

10 р.

481.

Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 р.¹

10 р.¹

¹ Після закінчення журналу

482.

Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

10 р.¹

10 р.¹

¹ Після закінчення журналу

483.

Журнали проведення атестації з техніки безпеки

5 р.

5 р.

484.

Журнали обліку виконання постанов (приписів) про штрафи

3 р.

3 р.

485.

Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм і правил

3 р.

3 р.

486.

Лабораторні журнали з контролю за дотриманням санітарно-гігієнічних нормативів у підрозділах (цехах) підприємств

3 р.¹

3 р.¹

¹ Після закінчення журналу

487.

Лабораторні журнали з контролю за станом сировини, агрегатів, посуду

3 р.

3 р.

488.

Щоденні аналізи проб повітряного середовища в цехах та журнали перевірок технічного стану апаратури

1 р.

1 р.

4. Документи, зміст яких стосується роботи з кадрами

489.

Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами

Пост.

5 р.

490.

Документи (заявки, відомості, листи) про потребу організації у робітничих кадрах, інженерно-технічних праців­никах, службовцях, молодих спеціалістах

3 р.

3 р.

491.

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ

3 р.

3 р.

492.

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

75 р. ЕПК

75 р.

493.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)¹:

¹ Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення
² Після звільнення

а) керівників організацій; відомих політичних діячів; членів творчих спілок; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання

Пост.

75 р.²

б) осіб, які мають наукові ступені й вчені звання

75 р.² ЕПК

75 р.²

в) службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій

75 р.²

75 р.²

495.

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.^{1, 2}

75 р.^{1, 2}

¹ Після звільнення
² Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є під­ставою для наказів з кадрових питань (осо­бового складу), - 3 р.

498.

Характеристики працівників, які не мають особових справ

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

499.

Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)

75 р.¹

75 р.¹

¹ Після звільнення

500.

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р.

1 р.

501.

Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажові книги

10 р.¹

10 р.¹

¹ За відсутності наказів про встановлення надбавок - 75 р.

502.

Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат

10 р.¹

10 р.¹

¹ За відсутності наказів про встановлення та зміну окладів - 75 р.

503.

Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації

75 р.

75 р.

504.

Переліки посад керівних працівників міністерств, інших організацій:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

505.

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду

75 р. ЕПК

75 р.

506.

Документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади

75 р.^{1, 2}

75 р.^{1, 2}

¹ Зберігаються у складі особових справ
² Осіб, що не пройшли за конкурсом, - 3 р.

507.

Довідки про наявність вакантних посад

1 р.

1 р.

508.

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)

До запитання, не затре­бувані - не менше 50 р.

До запитання, не затре­бувані - не менше 50 р.

511.

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них

3 р.

3 р.

512.

Документи (плани, звіти, копії наказів, листи) про стажування

5 р.

5 р.

514.

Посвідчення про відрядження

5 р.¹

5 р.¹

¹ Щодо участі в лік­ві­дації наслідків техно­генних катастроф та аварій - 75 р.

515.

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 р.

1 р.

516.

Заяви про надання додаткових відпусток у зв'язку з навчанням

1 р.¹

1 р.¹

¹ Після закінчення навчального закладу

517.

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 р.

3 р.

518.

Листування про проходження державної служби

5 р. ЕПК

5 р.

519.

Листування з питань підтвердження трудового стажу працівників

5 р. ЕПК

5 р.

520.

Листування про приймання, розподіл, переміщення, облік кадрів

5 р. ЕПК

5 р.

521.

Листування про встановлення та виплату персональних окладів, надбавок

3 р.

3 р.

522.

Листування про резерв кадрів на висування за посадою, про заміщення вакантних посад і про оформлення оголошень про конкурси на ці посади

3 р.

3 р.

523.

Листування про оформлення відряджень:

¹ Після повернення із-за кордону

а) за кордон

5 р.¹

5 р.¹

б) в межах України

3 р.

3 р.

524.

Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вищих та професійно-технічних навчальних закладах і виплату коштів молодим спеціалістам

3 р.

3 р.

525.

Списки, картотеки, картки обліку:

¹ Після закінчення аспірантури
² За відсутності нака­зів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ - 75 р.
³ За відсутності осо­бових рахунків - 75 р.
⁴ Після звільнення

а) керівних працівників

Пост.

75 р.

б) інженерно-технічних працівників організації з вищою і середньою спеціальною освітою

75 р.

75 р.

в) наукових працівників

75 р.

75 р.

г) ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського та підпільного руху; учасників бойових дій на території інших держав

Пост.

75 р.

ґ) аспірантів

5 р.¹

-

д) тимчасових працівників

75 р.

75 р.

е) кандидатів на висування за посадою (резерв)

5 р.

5 р.

є) учнів, студентів навчальних закладів

10 р.²

10 р.²

ж) тих, що вступають до навчальних закладів

1 р.

1 р.

з) тих, що екзаменуються, та учнів, які склали перевідні іспити

3 р.

3 р.

и) персонального розподілу аспірантів

5 р.

-

і) персонального розподілу випускників вищих і середніх спеціальних навчальних закладів

5 р.

5 р.

ї) тих, що захистили дисертації й отримали наукові ступені й вчені звання

75 р.

75 р.

й) тих, що пройшли атестацію

5 р.

5 р.

к) тих, що одержують персональні оклади

10 р.³

10 р.³

л) військовозобов'язаних

3 р.⁴

3 р.⁴

526.

Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу)

75 р.

75 р.

527.

Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

75 р.

75 р.

528.

Журнали обліку, алфавіти особових справ

75 р.

75 р.

529.

Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових)

75 р.

75 р.

530.

Журнали обліку видачі:

а) трудових книжок і вкладок до них

50 р.

50 р.

б) студентських квитків, залікових книжок

5 р.

5 р.

531.

Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчальних закладів, інститутів, факультетів і курсів підвищення кваліфікації:

а) у навчальних закладах

75 р.

75 р.

б) в інститутах, на факультетах і курсах підвищення кваліфікації, в організаціях, при яких діють курси

10 р.

10 р.

532.

Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження:

а) довготривалі в межах України та за кордон

75 р.

75 р.

б) короткострокові в межах України та за кордон

5 р.

5 р.

533.

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після закінчення журналу

534.

Книги обліку направлення та прибут­тя на роботу молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

535.

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.

3 р.

537.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підготовку кадрів нових професій, спеціальностей, кваліфікацій, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів

5 р. ЕПК

5 р.

618.

Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів

5 р. ЕПК

5 р.

635.

Кваліфікаційні вимоги:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

636.

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.¹

5 р.¹

¹ В організаціях зі шкідливими умовами праці - 75 р.

637.

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 р.^{1, 2}

75 р.^{1, 2}

¹ Зберігаються в особових справах
² Ті, що не увійшли до особових справ, - 5 р.

638.

Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

5 р.

5 р.

639.

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

5 р.

640.

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

1 р.

1 р.

641.

Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд

5 р.

5 р.

642.

Листування про атестацію і встановлення кваліфікації

3 р.

3 р.

654.

Документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій:

а) в організаціях, що нагороджують

Пост.

-

б) в інших організаціях

75 р. ЕПК

75 р.

655.

Клопотання про видачу дублікатів документів до державних нагород замість втрачених; документи (заяви, довідки) до них:

а) в організаціях, які нагороджують

Пост.

-

б) в інших організаціях

75 р. ЕПК

75 р.

656.

Документи (методичні вказівки, переліки нагород) про оформлення представлення працівників до нагородження:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

657.

Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій

5 р. ЕПК

5 р.

658.

Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями:

а) в організаціях, що нагороджують

Пост.

-

б) в інших організаціях

75 р.

75 р.

5. Документи, зміст яких стосується соціального страхування та соціального захисту

678.

Звіти про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов'яз­кове соціальне страхування (персоніфікований облік)

75 р.

75 р.

686.

Документи (заяви, акти, протоколи, експертні висновки, довідки, рішення суду, розрахунки тощо) про виплати страхового відшкодування:

¹ Після зняття застрахованої особи з обліку

а) за шкоду, заподіяну життю і здоров'ю

75 р.¹

75 р.¹

б) за шкоду, заподіяну майну

10 р.¹

10 р.¹

704.

Документи (довідки, відомості, списки, листи) про наявність і стан медичних пунктів в організації і про медичну допомогу працівникам

3 р.

3 р.

705.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, огляди) про причини захворюваності працівників організації

5 р. ЕПК

5 р.

707.

Документи (плани, довідки, картки, списки, графіки, листи) про періодичні медичні огляди

3 р.

3 р.

711.

Протоколи засідань комісій (уповноваженого) з соціального страхування

5 р.

5 р.

712.

Документи (заяви, плани, довідки, списки, листи) про надання, придбання, облік, розподіл і реалізацію путівок у санаторно-курортні заклади

3 р.

3 р.

713.

Договори медичного страхування

5 р.^{1, 2}

5 р.^{1, 2}

¹ Після закінчення строку дії договору
² У разі настання страхового випадку - 75 р.

715.

Документи (заявки, вимоги, накладні, відомості, ордери) про одержання путівок

1 р.

1 р.

716.

Листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності

3 р.

3 р.

717.

Акти перевірок правильності заповнення листків непрацездатності

3 р.

3 р.

718.

Документи (звіти, довідки) про правильність видачі листків непрацездатності

3 р.

3 р.

725.

Списки працівників і членів їх сімей, прикріплених до відомчих поліклінік

1 р.

1 р.

731.

Листування про медичне страхування працівників організації

5 р.¹

5 р.¹

¹ Після закінчення строку дії договору

732.

Листування про санітарний нагляд, проведення профілактичних щеплень, медичний огляд, диспансеризацію, госпіталізацію і надання медичної допомоги

5 р.

5 р.

733.

Листування про експертизу тимчасової непрацездатності і порядок видачі листків непрацездатності

3 р.

3 р.

734.

Листування про організацію лікувально-профілактичного харчування і призначення та видачу дотації на це харчування

3 р.

3 р.

735.

Листування про надання місць у лікувально-профілактичних установах, про прикріплення до поліклінік, видачу перепусток у поліклініки

1 р.

1 р.

739.

Журнали реєстрації листків непрацездатності

3 р.¹

3 р.¹

¹ Після закінчення журналу