Харчування працівників: організація та облік розрахунків

На підприємстві є своя їдальня, в якій організовано харчування для працівників. Страви можна готувати власними силами або купувати вже готові. Також можна вести персоніфікований облік страв, які видавалися працівникам, а можна й відмовитися від цього, надавши їм можливість самостійно обирати види та кількість страв. Як все це оформляти та обліковувати?

Бухгалтерський облік у їдальні

Особливості обліку, якщо страви готуються в їдальні, такі:

• супутні витрати, понесені на приготування страв (зарплата з нарахуваннями, амортизація обладнання тощо), крім матеріальних витрат сировини, не включаються до виробничої собівартості готових страв, а відносяться до складу витрат на збут (суб­рахунок 93);

• методом калькуляції розраховується тільки ціна реалізації кожної страви чи виробу. В основу складання калькуляції покладено норми закладки сировини, встановлені діючими збірниками рецептур;

• собівартість страв, виробів не розраховується, у бухобліку їх вартість відображається за вартістю продуктів, сировини, з яких їх виготовлено, — як правило, за цінами для продажу, рідше — за цінами придбання.

У таблиці наведено приклади основних бухгалтерських записів з придбання сировини, приготування страв, їх реалізації за готівку або шляхом утримання із зарплати працівників. Якщо плата за страви приймається готівкою або платіжними картками, буде потрібен РРО, незважаючи на те, що їдальня продає власну продукцію — це виняток з п. 1 ст. 9 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР і на підприємства громадського харчування не поширюється.

Відображення в бухобліку основних операцій в їдальні

Якщо вартість страв не буде компенсуватись працівниками, то їдальня не отримуватиме доходів, а отже, вона вважатиметь-

ся витратним підрозділом. У цьому випадку всі витрати їдальні доцільно списувати на субрахунок 949, включаючи амортизацію основних засобів. Тож платникам податку на прибуток слід зважати на різниці за пп. 138.3.2 ПКУ в частині амортизації,

а всі інші витрати на утримання їдальні,

у т. ч. вартість страв, включаються до фінансового результату з метою оподаткування, тому що ПКУ не містить норм щодо коригування таких витрат.

Наведене вище справедливо лише тоді, коли працівники жодним чином не компенсують вартість страв — ані коштами, ані шляхом утримання вартості з їх зарплати. Якщо ж компенсація є, то облік витрат і доходів їдальні ведеться так, як описано вище.

Далі розглянемо різні варіанти надання працівникам послуг з харчування та порядок їх оподаткування.

Безоплатне надання харчування працівникам

Відповідно до пп. 163.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування фізичної особи — резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого включається дохід, отриманий таким платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді, зокрема, харчування, безоплатно отриманого платником податку, крім випадків, визначених ПКУ для оподаткування прибутку підприємств (пп. «б» пп. 164.2.17 ПКУ). Варто зауважити, що слова «крім випадків, визначених ПКУ для оподаткування прибутку підприємств» втратили своє значення з 01.01.2015 р., з тих пір як об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат, визначений за правилами бухобліку та скоригований на різниці, встановленій нормами ПКУ. Різниць, що стосуються саме харчування працівників, в ПКУ немає.

Дохід, отриманий як додаткове благо у вигляді харчування, безоплатно отриманого платником ПДФО, оподатковується за ставкою 18 % з урахуванням «натурального» коефіцієнта і ВЗ, але без «натурального» коефіцієнта. У ф. № 1ДФ дохід у вигляді харчування відображається з ознакою доходу «126».

Єдиний внесок нараховується роботодавцями на суму нарахованої кожній застрахованій особі, зокрема, заробітної плати за видами виплат, які включають основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. у натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці. Тож вартість харчування є об’єктом оподаткування ЄСВ.

Надання працівникам харчування безоплатно

Підприємство надає працівникам безкоштовне харчування вартістю 60 грн на день, в т. ч. ПДВ 10 грн. Згідно з колективним договором це харчування вважається натуральною частиною оплати праці. Якщо в місяці 20 робочих днів, отже, за такий місяць кожний працівник отримає харчування на суму 60,00 × 20 = 1200,00 грн.

Сума ПДФО визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта:

1200,00 × 1,21951 = 1463,41 ×18 % = 263,41 грн.

Суми ВЗ та ЄСВ розраховуються без застосування коефіцієнта:

— ВЗ: 1200,00 × 1,5 % = 18,00 грн;

— ЄСВ: 1200,00 × 22 % = 264,00 грн.

У бухгалтерському обліку операції з надання такого харчування, наприклад, працівникам адмінперсоналу можна відобразити таким чином:

Надання харчування працівникам за повну оплату

Якщо харчування надається працівникам за умови повної оплати ними його вартості, о в цьому випадку додаткового блага не виникає, оскільки, по суті, працівники просто купують страви за їх звичайною ціною. Можливі дві форми оплати:

• шляхом вирахування вартості харчування із заробітної плати працівників;

• шляхом приймання оплати від працівників у готівковій формі, платіжними картками або шляхом безготівкової оплати через установи банків.

Другий варіант оплати вартості харчу­вання перетворює операцію з надання харчування працівникам у звичайну роздрібно-торговельну операцію і на ній не зупинятимемося, а розглянемо на прикладі перший варіант.

Оскільки працівники самі відшкодовують вартість отриманого харчування, воно не є для них доходом, тому заробітна плата в розмірі наданого харчування не нараховується, податок на доходи фізичних осіб та військовий збір не утримуються, єдиний соціальний внесок не нараховується.

Харчування у формі «шведського столу»

Харчування за принципом «шведського столу» (буфетне харчування) — це спосіб організації харчування, за якого страви виставляються поруч, і гості самі обирають їжу й кладуть її собі на тарілку. З точки зору оплати є два основних різновиди його організації. Перший — можна обрати тарілку будь-якого розміру й підходити до столу зі стравами багато разів. Ціна харчування в цьому випадку зафіксована й не залежить від кількості взятих продуктів. Другий — оплата вноситься залежно від величини тарілки (т. зв. система тарілок), на яку накладаються готові страви (в маленьку, середню або велику), а оплата проводиться за кожен підхід.

Як бачимо, шведський стіл так само «піддається» персоніфікованій оплаті, як і надання адресного харчування, коли ведеться персоніфікований облік отриманого харчування кожним працівником. Оплату за шведський стіл можна визначити у фіксованій сумі за «безлімітний» доступ або залежно від величини тарілки та кількості підходів. Звісно, перший варіант простіший. Та все ж шведський стіл має таку особливість, що неможливо точно визначити вартість конкретних страв, які взяв певний працівник. Через це і виникли неузгодженості щодо оподаткування харчування за принципом «шведського столу».

Не так давно податківці дотримувалися позиції, що якщо неможливо персоніфікувати кількість отриманого харчування, то не виникає й оподатковуваного доходу (наприклад, листи від 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15 та від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15).

Згодом податківці висловлювали протилежну думку щодо шведського столу, наприклад, в ІПК від 26.12.2017 р. № 3151/ІПК/28-10-01-03-11. Але постановою Харівського апеляційного адміністративного суду у справі № 820/764/18 її було скасовано. Натомість ДФСУ видала ІПК від 05.09.2018 р. № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. У ній податківці погодилися з рішенням суду, що харчування в кафетерії та кімнаті для прийому їжі, якими забезпечуються працівники товариства впродовж робочого дня за принципом «шведського столу», не є додатковим благом. Але водночас зазначили, що вартість такого харчування включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується на загальних підставах ПДФО, ВЗ і ЄСВ. І вже не брали до уваги, що шведський стіл не передбачає персоніфікації отриманого доходу. На думку ДФСУ, неможливість персоніфікувати отриманий дохід не може бути підставою для звільнення працівника від сплати відповідних податків та зборів. А от як його персоніфікувати, вони, на жаль, досі так і не уточнюють.

Якщо все ж таки ви оберете обережну позицію та приймете рішення щодо оподаткування вартості шведського столу, його «персоніфіковану» вартість, що припадає на одного працівника, можна визначити в середньому фіксованому розмірі, як ми зазначали вище. Зокрема, для цього можна загальну вартість страв, поданих на стіл, розділити на кількість працівників, на яку розрахована така кількість страв. Таким чином ми отримаємо середню вартість «доступу» одного працівника до харчування у вигляді «шведського столу» і матимемо базу для оподаткування. У такому разі ми вважаємо доходом не конкретну вартість фактично спожитих працівником страв, а вартість можливого підходу до шведського столу.

Звісно, можна вираховувати вартість шведського столу і за розміром тарілок (маленька, середня, велика), але для цього потрібно буде вести облік того, хто яку тарілку взяв.

Від редакції

Додамо, що питання харчування працівників за принципом «шведського столу» вже розглядалося в журналі на прикладі постанови Верховного Суду від 10.06.2019 р. у справі  № 808/3611/16 (№ К/9901/40126/18). Предметом спору між роботодавцем і податковим органом також було харчування працівників за принципом «шведського столу». Таке харчування здійснювалося без складання списків із зазначенням кількості наданих обідів конкретним працівникам (вказаний факт було також зафіксовано в акті перевірки), що унеможливлює ідентифікувати конкретних осіб, яким надано послуги з харчування.

Проаналізувавши норми ПКУ Верховний Суд дійшов висновку, що додаткове благо має бути персоніфікованим та пов’язано з конкретною фізичною особою — платником податків, створювати певні вигоди для такої особи, надаватися податковим агентом та бути виражене у формі коштів, матеріальних або нематеріальних цінностях, послугах чи інших видах доходу. І податковий орган, донараховуючи ПДФО під час визначення додаткового блага, повинен обов’язково вказувати фізичну особу — платника податків, у якої це благо виникає, та період, у який це додаткове благо виникло. А ПДФО було донараховано не шляхом визначення податку з доходу, отриманого конкретною фізичною особою, а із суми, на яку роботодавцем надано обіди. Тому в цій справі податківці програли.

Але радіти перемогам над податківцями не варто. Вони стало дотримуються думки, що шведського столу немає серед звільнених від оподаткування доходів, а тому податок має сплачуватися. І наступним їхнім кроком може бути звинувачення податкових агентів в ухиленні від персоніфікації доходів працівників і, як наслідок, від сплати податку.