Доволі часто в роботодавців виникають запитання щодо того, хто може виконувати обов’язки головного бухгалтера, якщо він іде у відпустку чи звільняється тощо. У статті розглянемо відповіді на поширені запитання
Хто призначає головного бухгалтера або його «в. о.»
Відповідно до частини другої ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 19.07.1999 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996) питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) згідно із законодавством та установчими документами.
Залежно від змісту Статуту підприємства питання організації бухгалтерського обліку можуть вирішувати: загальні збори учасників (далі — Збори) або сам директор (у статті не розглядаємо ситуацію, коли виконавчий орган підприємства є колегіальним).
Так, за приписами частин першої − четвертої ст. 39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 р. № 2275-VIII виконавчий орган товариства здійснює управління поточною діяльністю товариства. Виконавчий орган товариства підзвітний Зборам і наглядовій раді товариства (у разі утворення) та організовує виконання їх рішень.
Виконавчий орган товариства є одноосібним. Назвою одноосібного виконавчого органу є «директор», якщо статутом не передбачена інша назва. При цьому до компетенції директора належить вирішення всіх питань, пов’язаних з управлінням поточною діяльністю товариства, крім питань, що належать до виключної компетенції Зборів та наглядової ради товариства (у разі утворення).
Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 Госплдарського кодексу України).
Отже, залежно від того, що написано в Статуті, порядок організації бухгалтерського обліку на підприємстві, у т. ч. хто може бути виконувачем обов’язків головного бухгалтера, визначають або загальні збори, або директор.
Такий порядок відображається в наказі про облікову політику підприємства. Зазвичай підприємства вносять у такий наказ загальну інформацію. Утім, потрібно вносити до наказу про облікову політику й інформацію щодо того, хто може замінити головного бухгалтера на період його відпустки, пошуку нового тощо.
Хто може бути головним бухгалтером
Для приватних підприємств Законом № 996 визначений лише один випадок, коли для посади головного бухгалтера потрібна певна кваліфікація.
Як визначено у частині сьомій ст. 8 Закону № 996, головним бухгалтером підприємства, що становить суспільний інтерес, може бути призначена особа, яка має повну вищу економічну освіту, стаж роботи у сфері фінансів, бухгалтерського обліку та оподаткування не менше трьох років, не має непогашеної або незнятої судимості за вчинення кримінального правопорушення проти власності та у сфері господарської діяльності.
Підприємства, що становлять суспільний інтерес, — це підприємства-емітенти цінних паперів, цінні папери яких допущені до торгів на регульованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію, банки, страховики, недержавні пенсійні фонди, інші фінансові установи (крім інших фінансових установ та недержавних пенсійних фондів, що належать до мікропідприємств та малих підприємств) та підприємства, які відповідно до цього Закону належать до великих підприємств (ст. 1 Закону № 996).
З наведеного вище можна дійти висновку, що майже всі малі та середні підприємства можуть пропонувати посаду головного бухгалтера будь-якій особі, яка знається на бухгалтерському та податковому обліках. І така особа необов’язково повинна мати вищу економічну освіту чи стаж роботи за посадою.
Утім, зазвичай керівники намагаються залучити до штату осіб, що мають і вищу економічну освіту, і стаж роботи, і бажано в тій самій галузі.
А тепер розглянемо деякі конкретні ситуації.
Якщо директор на підприємстві один працівник
Одразу слід зауважити, що такі ситуації поширені. Так, директор за допомогою інтернету може замовити певний товар, скажімо в Чернівцях, залучити експедитора та поставити той самий товар до Кам’янського. Натомість до підприємств, де директор є лише одним працівником, податківці ставляться вкрай упереджено і в актах перевірки, у т. ч. контрагентів, пишуть: «Недостатньо трудових ресурсів».
Утім, законодавством не заборонено здійснювати господарську діяльність лише одному директору, головне, щоб він вів і бухгалтерський облік, і вчасно подавав податкову звітність та сплачував податки.
Отже, у частині сьомій ст. 8 Закону № 996 встановлені обов’язки головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства. А у частині четвертій ст. 8 Закону № 996 стверджено, що для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог цього Закону обирає форми його організації, у т. ч. самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Тобто не може директор вести бухгалтерський облік на підприємствах, що становлять суспільний інтерес (крім великих підприємств, які не є емітентами цінних паперів), ПАТ, суб’єктах природних монополій на загальнодержавному ринку та суб’єктах господарювання, які здійснюють діяльність у видобувних галузях, та низці інших, що перелічені у частині третій ст. 14 Закону № 996.
Тож можна дійти висновку, що на підприємстві веденням бухгалтерського обліку може займатися й інша особа, зокрема, директор. Звичайно, для самого підприємства було б краще, щоб бухгалтерським та податковим обліком займалася особа зі спеціальними знаннями.
У пп. 48.5.1 ПКУ передбачено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.
Тобто ПКУ не зобов’язує директора ставити також підпис за головного бухгалтера або за «в. о. головного бухгалтера». Тож підпис має бути лише один.
Якщо на підприємстві є лише власник,
що подає «нульову» звітність
Як і в наведеній вище ситуації, в силу приписів частин четвертої і сьомої ст. 8 Закону № 996, власник може сам вести бухгалтерський облік, особливо зважаючи на те, що такого обліку, за фактом, немає — немає господарської діяльності, тож немає зміни в активах та зобов’язаннях. А от щодо основних засобів, якщо такі є, то краще провести їх консервацію.
Щодо подання податкової звітності, то знову потрібно керуватися пп. 48.5.1 ПКУ, тобто ставити підпис лише за керівника.
Головний бухгалтер звільняється
Головний бухгалтер звільняється… Що далі? Все залежить від того, що прописано в наказі про облікову політику. Якщо там вказано, що на період звільнення попереднього і призначення нового головного бухгалтера його виконувачем обов’язків призначається заступник, то так і має бути зроблено. Якщо цього не вказано, то власник чи директор можуть на свій розсуд призначати виконувача обов’язків, хоча формально заступник має більшу перевагу, ніж, наприклад, рядовий бухгалтер на тій чи іншій ділянці роботи.
Але тут теж є один нюанс. А саме приписи частини сьомої ст. 8 Закону № 996, за якими головним бухгалтером підприємства, що становить суспільний інтерес, може бути особа із певними кваліфікаційними вимогами. Тож якщо у заступника, наприклад, немає трьох років стажу, а в рядового бухгалтера є, то такий бухгалтер і повинен стати «в. о.».
Також законодавством не заборонено власникам самим визначати кваліфікаційні вимоги до головного бухгалтера, головне, щоб вони не підпадали під ознаки ейджизму чи іншої дискримінації.
Що вказати в наказі
Залежно від того, що вказано в наказі про облікову політику та в посадовій інструкції особи, що виконуватиме обов’язки головбуха, у наказі про призначення особи виконувачем обов’язків головного бухгалтера варто вказати, на який період особу призначають, з доплатою в якому розмірі посадового окладу та чи надається право підпису та на яких документах (наприклад, лише первинних чи також звітних). Також потрібно послатися на відповідні пункти попередніх наказів, які підтверджують можливість вказаної особи бути виконувачем обов’язків головного бухгалтера.
Як підписувати податкову декларацію
Як було вказано вище, у пп. 48.5.1 передбачено, що податкова декларація повинна бути підписана також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.
А в рядку 10 форми № 1-ОПП треба подати інформацію про головного бухгалтера, а в дужках (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків).
За таких обставин можна дійти висновків, що:
- на «в. о.» потрібно подавати форму № 1-ОПП та вказувати її в рядку 10;
- якщо наказом про призначення виконувачу обов’язків головного бухгалтера дозволено підписувати звітність, то така особа повинна її підписувати, але в силу наведеного вище для податківців така особа вважатиметься особою, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку, тож вказувати статус «в. о.» немає потреби.
Чи потрібно відображати «в. о.» в додатку Д5 Єдиного звіту
У п. 5 розділу IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4, вказано таке.
Додаток Д5 до Розрахунку «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При цьому Д5 до Розрахунку подається платником єдиного внеску, зокрема, якщо протягом звітного періоду особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу в того самого платника єдиного внеску.
Тобто якщо працівника бухгалтерії тимчасово переводять на посаду головного бухгалтера, цього вказувати в Д5 не потрібно. А якщо керівництво підприємства затвердить працівника як постійного головного бухгалтера, то такі дані обов’язково потрібно вказати в Д5.
Висновки
Отже, визначення особи, яка буде виконувачем обов’язків головного бухгалтера, залежить від волі власника та/або директора з урахуванням всіх документів підприємства (від Статуту до наказів і посадових інструкцій).
Також під час вибору особи для такої важливої посади потрібно враховувати, чи відповідає вона певним кваліфікаційним вимогам.