Як свідчить практика, на кожному підприємстві опрацьовується великий обсяг різноманітних документів, значна частка яких пов’язана з діяльністю відділу кадрів. Для того, щоб полегшити роботу з усіма цими документами, а також забезпечити, за необхідності, оперативний пошук якогось з них, документи потрібно систематизувати, тобто розподілити за певними ознаками, відповідно до яких і організовується їх зберігання в окремих справах. А інформація про всі наявні на підприємстві справи міститься в окремому спеціальному документі ― номенклатурі справ.
Більш детальну інформацію про порядок роботи з номенклатурою в Правилах № 1000/5, які затверджені наказом Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 р. № 1000/5.
Відповідно до зазначених нормативно-правових документів, номенклатури справ призначені для:
- встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації;
- забезпечення обліку справ;
- оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;
- визначення строків зберігання справ.
Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання (п. 1 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5.
На підприємстві, як правило, складаються:
- номенклатури справ структурних підрозділів;
- зведена номенклатура справ підприємства.
Крім того, бувають номенклатури справ, які розробляють органи вищого рівня для однорідних за характером діяльності підпорядкованих підприємств (установ):
- типова ― встановлює типовий склад справ для підприємств з однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом;
- примірна ― встановлює примірний склад справ для різних за структурою підприємств і має рекомендаційний характер.
У відділі кадрів під час формування справ накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Заборонено групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.
Строки зберігання кадрових наказів див. тут.
За великих обсягів документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), доцільно групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів із кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.
Строки зберігання справ слід визначати за Переліком № 578/5, затвердженим наказом Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 р. № 578/5.
Відповідно до п. 8 глави 1 розділу IV Правил № 1005 номенклатура справ структурного підрозділу, розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).
Уніфікована форма номенклатури справ структурного підрозділу
Номенклатура справ відділу кадрів складається з двох частин:
- таблиця для переліку справ;
- підсумковий запис.
Таблиця має бути заповнена до 15 листопада, а підсумковий запис — оформлений наприкінці того діловодного року, на який складено номенклатуру справ.
Під час оформлення (заповнення) граф у таблиці номенклатури справ слід дотримуватися відповідних правил.
Заповнення граф номенклатури справ
|
Графа |
Вимоги до оформлення (заповнення) |
|
Графа 1 |
Проставляється індекс кожної справи |
|
Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу |
|
|
Графа 2 |
Включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відбивати склад і зміст документів справи (не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів |
|
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак |
|
|
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (журнал тощо) чи виду документів у справі (накази, акти тощо), автор документів кореспондент або адресат, стислий зміст документів справи, назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа, дата (період), до якої належать документи справи, вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби) |
|
|
Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа ІВАНЧЕНКА Володимира Миколайовича» |
|
|
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства й архівної справи у вищих навчальних закладах» |
|
|
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині й автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності товариства» |
|
|
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством охорони здоров’я України про стан здоров’я дітей дошкільного віку» |
|
|
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення» |
|
|
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб» |
|
|
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: «План основних організаційних заходів ТОВ «Розмай» на 2024 рік», «Звіт про використання бюджетних коштів за IV квартал 2024 року» |
|
|
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання |
|
|
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання |
|
|
Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2024 рік (копії)» |
|
|
Графа 3 |
Заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи |
|
Графа 4 |
Зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими та примірними номенклатурами справ (у відділі кадрів, як правило, згідно з Переліком № 578/5) |
|
Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (в т. ч. різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). Строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання |
|
|
Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією (далі — ЕК) установи |
|
|
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з експертно-перевірною комісією державного архіву. Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності). В номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено» (назва ЕПК державного архіву, протокол №___ від ___), «Строк зберігання встановлено» (назва ЕК органу вищого рівня, протокол №___ від___») |
|
|
Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у т. ч. для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю переліку документів із зазначенням строків їх зберігання |
|
|
Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» |
|
|
Графа 5 |
Робляться позначки про перехідні справи — справи, що ведуться в електронній формі, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо |
Витяг номенклатури справ відділу кадрів див. тут.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи, в т. ч. відділу кадрів, складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається структурному підрозділу діловодства. Також для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з розділів затвердженої номенклатури справ установи.
Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі структурним підрозділом діловодства й архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи резервні номери наприкінці номенклатури.