Підписи на первинних документах:  хто і коли має право ставити


◦ Облік та оподаткування

На практиці постає багато запитань щодо оформлення первинних документів, на які законодавство не надає чітких та однозначних відповідей. Зокрема, стосовно того, хто саме уповноважений підписувати певний документ. Тому в статті розглянемо кілька ситуацій, які викликають найбільше запитань


Приводом для підготовки статті стало запитання одного з передплатників щодо можливості підписання четвертої частини зворотного боку паперового листка непрацездатності не головним (старшим) бухгалтером, а керівником відділу заробітної плати. Але поки готувалася стаття, запровадили його електронну версію. Тож питання, з одного боку, можна вважати вирішеним: немає паперового листка непрацездатності, немає й проблеми. Однак питання залишається актуальним, оскільки е-лікарняні також підлягають оплаті, і розрахунок заробітної плати слід комусь підписувати. Крім того, бухгалтерам доводиться підписувати й інші документи. Тож довелося вийти за межі поставленого запитання.

 

Хто має підписувати листок непрацездатності

Останній розділ зворотного боку листка непрацездатності, який мав би заповнюватися бухгалтерією, містить розділи «Довідка про заробітну плату» та «Належить до виплати». Підписуватися вони мають «Керівником» та «Головним (старшим) бухгалтером». 

Здається, все зрозуміло, утім, на підприємствах, де є окремий відділ з обліку розрахунків по заробітній платі, постає запитання, чи підпис наприкінці зворотного боку листка непрацездатності повинен ставити саме головний бухгалтер, чи це може зробити і начальник відділу зарплати. 

Офіційної інструкції щодо заповнення зворотного боку листка непрацездатності немає. Якщо проаналізувати структуру зворотного боку листка непрацездатності, то можна дійти висновку, що держава, прагнучи раціонально використовувати державні кошти, свого часу створила документ, який максимально знижує шанси шахраювати із коштами. Тобто для того, щоб виплатити працівникові кошти на його лікування, потрібно пройти кілька рівнів перевірки. 

Так, кількість днів непрацездатності фіксує особа з відділу кадрів, яка відповідає за табельний облік. Далі цю інформацію перевіряє спеціальна комісія та начальник відділу кадрів. І вже наостанок бухгалтерія надає відомості (довідку) про заробітну плату та здійснює розрахунок суми необхідної допомоги.

Усі ці рівні контролю були створені для уникнення зловживань як працівниками, так і особами, які можуть сфальсифікувати інформацію про реальний стан заробітної плати працівника, тощо.

Тобто можна дійти висновку, що на зворотному боці листка непрацездатності підписи мають ставити саме керівник та головний бухгалтер (або особа, яка виконує такі обов’язки).

Тож у правовідносинах, де виплати здійснюються за кошти держави, встановлено кілька рівнів для перевірки реальності нарахування виплат. 

Фонд соціального страхування України в листі від 20.07.2016 р. № 2.4-46-1257, роз’яснюючи питання заповнення листка непрацездатності у зв’язку з переходом на 12-місячний розрахунковий період, зазначив, що оскільки чинні законодавчі та нормативні акти із загальнообов’язкового державного соціального страхування не містять додаткових норм з питання щодо автоматизованого розрахунку середньої заробітної плати для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах підприємством, установою, організацією, а бланк діючого листка непрацездатності не відповідає нормам чинного законодавства, то, на його думку, в цьому випадку не буде порушенням законодавства, якщо розділ листка непрацездатності «Довідка про заробітну плату» не заповнювати, а до листка непрацездатності додавати розрахунок середньої заробітної плати за 12 місяців, засвідчений підписом керівника і головного бухгалтера та печаткою підприємства. І не обмовився на кшталт «чи іншими уповноваженими особами». 

А от в інших первинних документах щодо правовідносин між суб’єктами господарювання таких рівнів немає. Тому розглянемо, хто й коли підписує інші первинні документи.

 

Видаткова накладна: хто може підписати

Видаткова накладна (як на отримання, так і постачання певних ТМЦ) належить до первинних документів і повинна відповідати приписам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі —Закон № 996).

Згідно з нормами частини другої ст. 9 Закону № 996 двома з обов’язкових реквізитів видаткової накладної як первинного документа є інформація щодо:

  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тобто видаткову накладну повинні підписувати особи, які безпосередньо брали участь у здійсненні господарської операції.

Зазвичай видаткову накладну, яка фіксує відвантаження продукції, підписує керівник, адже саме він діє від імені суб’єкта господарювання (про представництво див. нижче).

А от у випадках, коли суб’єкт господарювання отримує ТМЦ за видатковою накладною, її може підписати особа, що діє на підставі довіреності. Зазвичай такими працівниками є водії, які перевозять ТМЦ, або менеджери, що отримують ТМЦ у пункті розвантаження.

 

Представництво

Відповідно до положень частини другої ст. 244 ЦКУ представництво за довіреністю може ґрунтуватися на акті органу юридичної особи. Тож представники можуть представляти інтереси (підписувати видаткові накладні, інші первинні документи) як фізичних осіб (на підставі нотаріально посвідченої довіреності), так і юридичних осіб (на підставі довіреності, що видана керівником підприємства).

Тобто фактично будь-хто, кому суб’єкт господарювання довіряє здійснення господарської операції (у т. ч. з відвантаження або отримання ТМЦ) може підписувати первинний документ від імені суб’єкта господарювання.

 

Хто може підписати акт звірки

Акт звірки є специфічним документом, який покликаний підтвердити те, що зобов’язання між сторонами договору виконані або не виконані на певному рівні.

Оскільки інтереси суб’єкта господарювання представляє керівник, саме він і повинен підписувати такий документ. Утім, за умови, якщо головному бухгалтеру було надано довіреність на підписання актів звірки, він може виконати таке представництво.

Разом із тим навіть найвправніший бухгалтер може припуститися механічної помилки та сформувати в бухгалтерському обліку зайві зобов’язання чи переплату. Тому керівникам варто уважно підходити до формування та підписування актів звірок.

 

Висновки

Законодавство надає безліч варіантів та можливостей щодо кола осіб, які мають право підписувати первинні документи. Утім, зважаючи на те, що важливо перевіряти кожний етап створення та виконання господарської операції, законодавець надав можливість створити низку «фільтрів» для усунення невідповідностей.

Так, у посадових інструкціях варто прописати, що бухгалтерія лише перевіряє певну інформацію, але не може здійснювати правочини (зокрема, щодо отримання ТМЦ чи підписання актів звірки).

У той же час роботодавцям варто проаналізувати, кому з працівників і на яких умовах надати право підпису щодо відвантаження/отримання ТМЦ. Якщо коло таких осіб буде занадто вузьким, може статися так, що працівники не встигатимуть виконувати всі господарські операції з прийняття-передання вчасно. А от надання «зайвих» повноважень бухгалтерській службі може призвести до того, що зникне важливий контроль і можуть виникнути механічні помилки (так званий людський фактор).

Такі моменти вже були перевірені державою, адже у пп. 2.15 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88, чітко вказано, що первинні документи підлягають обов’язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом. Тобто перевіряється наявність в документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна пов’язаність окремих показників.

З наведеного випливає, що законодавець прагне встановити в усіх суб’єктів господарювання багаторівневі фільтри контролю з метою уникнення помилок. І за таких обставин роботодавцям потрібно мінімізувати вплив та підписання бухгалтерією первинних документів. Утім, підписи на бухгалтерських реєстрах та податкових деклараціях є прерогативою саме бухгалтерії.


Від редакції наголосимо ще на такому. З 01.09.2021 р. відбудеться перехід на електронні листки непрацездатності (е-лікарняні). І вже не буде лицьового й зворотного боку, як у паперовому листку непрацездатності. Але з роботодавців не знімається обов’язок оплачувати листки непрацездатності. І робити їм це доведеться за тими ж правилами, що й раніше. І вже всі відомості, необхідні для оплати е-лікарняного, а не тільки відомості про заробітну плату, будуть оформлюватися на окремому аркуші, як про це зазначалося в листі ФСС від 20.07.2016 р. № 2.4-46-1257. 

Тож цей окремий документ цілком можна вважати первинним бухгалтерським документом, на який поширюються норми ст. 9 Закону № 996, обов’язковими реквізитами якого стають:

  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тож цілком можливо, щоб цей документ підписував необов’язково головний (старший) бухгалтер, а й керівник відділу заробітної плати тощо. 

 

 


ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП