Звільнився головний бухгалтер: як його замінити


◦ Трудовi вiдносини
◦ Звільнення працівників
◦ Трудові відносини з керівником

Без головного бухгалтера або фахівця, який виконує його функції, бізнесу працювати вкрай важко. І йдеться не лише про прийняття рішень, які належать до компетенції головбуха, а й про право підпису, без якого не можна надіслати жодного платежу або звіту до податкового органу. Як діяти, якщо підприємство раптом залишилося без головного бухгалтера, розглянемо в статті


Звільнення головбуха: правила гри

Зрозуміло, бухгалтерія не може залишитися без керуючого, тож у разі звільнення головного бухгалтера передусім потрібно призначити фахівця, який відповідатиме за ведення бухгалтерського та податкового обліку. Це може бути:

  • новоприйнятий головбух;
  • керівник підприємства (тимчасово або на постійній основі);
  • інший фахівець, відповідальний за ведення обліку та подання звітності (наприклад, заступник головного бухгалтера).

З огляду на ці варіанти, з’ясуємо порядок дій під час звільнення головного бухгалтера.

 

Передавання справ та документів

Законодавчого обов’язку оформлювати прийняття-передання справ та документів під час зміни головбуха не встановлено. Тому підприємство визначає порядок оформлення такої процедури самостійно в локальних документах. Погоджується з цим і Мінфін у листі від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518.

Утім, для бюджетників все ж існують певні вимоги: п. 12 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59, встановлено, що прийняття (передання) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформлюється відповідний акт. Копія такого акта надсилається бюджетній установі вищого рівня.

У будь-якому разі про передання справ варто подбати й головбухам, які не мають стосунку до бюджетних установ. Адже ця процедура за належного оформлення може розставити крапки над «і» в питаннях визначення відповідальності за можливі порушення та недоліки в роботі. Навіть податківці долучилися до вирішення цього питання, надавши пораду в листі від 21.11.2016 р. № 20011/5/99-99-10-01-16 з метою уникнення випадків покладення вини на працюючого головбуха в разі перевірки бухгалтерської документації, яка залишилась після звільненого попередника та яка буде підставою для складання податкової звітності в період виконання ним посадових обов’язків. Хоча, звісно, радити легше, аніж робити — на деяких підприємствах обсяг документів може бути чималий, і перевірка займе неабиякий час. Схематично послідовність дій під час передання справ можна представити так, як наведено далі.

Крок 1. Проведення інвентаризації. Зауважимо, що обов’язкове проведення інвентаризації в разі зміни головбуха вимагається, лише якщо:

В інших випадках необхідність проведення інвентаризації вирішується керівником підприємства або установи на локальному рівні. Це рішення оформлюють наказом, у якому чітко вказують строки проведення інвентаризації. До речі, якщо не йдеться про обов’язкову інвентаризацію, вона, за рішенням керівника, може бути вибірковою: наприклад, у разі зміни головбуха можна провести інвентаризацію каси, зобов’язань та забезпечень.

Особливу увагу радимо звернути на стан розрахунків з працівниками, контрагентами та бюджетом. Результати інвентаризації оформлюємо актами, описами та звіряльними відомостями. 

Крок 2. Перевіряємо стан справ та складаємо акт прийняття-передання. На цьому етапі слід перевірити наявність та оформлення первинних документів, податкової та фінансової звітності, а також внутрішніх наказів (про облікову політику, про відпустки, про преміювання тощо). Головбух під час звільнення передає справи своєму наступнику, якщо того вже прийнято на роботу, або керівнику підприємства. 

До речі, не можна приймати фахівця на посаду головбуха, якщо вона ще зайнята. На це звертають увагу й фахівці Мінпраці в листі від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09.

Тому, якщо є бажання передати справи «з рук в руки», нового головбуха можна прийняти лише на вакантну посаду (наприклад, прийняти його на посаду заступника головного бухгалтера з наступним переведення на посаду головбуха).

Акт прийняття-передання складаємо в довільній формі, вказуючи перелік справ та документів, які передаються. Якщо під час перевірки виявлено невідповідність оформлення або відсутність якихось документів, вказуємо це в акті.

Передавання справ та документів зазвичай оформлюється за такими категоріями:

  • первинні документи (договори з контрагентами, накладні, акти прийняття-передання робіт та послуг тощо);
  • банківські документи (банківські виписки), касові документи, якщо головбух суміщав обов’язки касира;
  • документи з нарахування та обліку зарплати (зарплатні відомості, накази кадрові та про надання відпусток або їх копії);
  • бухгалтерські документи;
  • документи з податкового обліку (податкові накладні, розрахунки коригування тощо);
  • податкова звітність;
  • фінансова та статистична звітність;
  • акти перевірок та аудиторські висновки.

Акт складають щонайменше у двох екземплярах: для колишнього головбуха та для підприємства. Але за потреби можна підготувати й третій екземпляр — для нового головбуха або фахівця, який його замінюватиме.

 

Оформлюємо нового працівника на посаду або доручаємо виконання обов’язків

З оформленням нового головбуха все більш-менш зрозуміло — діємо, як зазвичай, коли приймаємо нову людину на посаду: оформлюємо наказ, подаємо до податкової повідомлення про прийняття працівника. Потім отримуємо нові ключі електронного підпису. 

Принагідно нагадаємо: запис у трудову книжку у паперовій формі з 10.06.2021 р. вносимо лише на прохання нового працівника (оновлена редакція ст. 48 КЗпП).

Аналогічного порядку дій дотримуємось, якщо на посаду головбуха переводять когось із працівників — за винятком того, що повідомлення про прийняття на роботу в такому разі подавати не потрібно.

Якщо обов’язки з ведення обліку та подання звітності приймає на себе керівник, це також слід оформити наказом. У ньому зазначаємо, на постійній основі керівник виконуватиме роботу головбуха чи це тимчасовий захід до прийняття нового головбуха на посаду. Не забуваймо перевірити посадову інструкцію керівника — якщо обов’язки з виконання роботи головного бухгалтера в разі його відсутності там не згадані, їх слід додати. 

Інший шлях — оформити керівникові суміщення за посадою головбуха. Адже керівник такий самий найманий працівник, як і інші, і на нього поширюється норма ст. 31 КЗпП: роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Хоча на практиці в разі виконання керівником роботи головбуха зазвичай суміщення не оформлюють і доплату не проводять, розширюючи обов’язки керівника до ведення бухобліку. Адже Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996) передбачає право власника або керівника підприємства самостійно вести бухоблік і складати звітність (частина четверта ст. 8 Закону № 996). Недоступно це лише підприємствам, які становлять суспільний інтерес, зокрема тим, які зобов’язані публікувати фінзвітність (ст. 14 Закону № 996): вони обов’язково мають створити бухгалтерську службу на чолі з головбухом).

До речі, доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників та за суміщення професій (посад) не встановлюють керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, а також керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій та їх заступникам (пп. 3 п. 3 постанови КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 р. № 1298).

Якщо ж функції головного бухгалтера тимчасово виконує інший працівник (наприклад, рядовий бухгалтер), тоді без суміщення, швидше за все, не обійтися. Говорити про тимчасове виконання обов’язків тут немає підстав, адже воно можливе, тільки якщо працівник, чиї обов’язки виконують, відсутній тимчасово (захворів, пішов у відпустку тощо).

Для оформлення суміщення посада головбуха має бути передбачена у штатному розписі та бути вакантною. Не можна скорочувати посаду, якщо за нею планується оформлення суміщення.

Введення суміщення є зміною істотних умов праці (ст. 32 КЗпП), тому на це обов’язково слід отримати згоду працівника. Або ж доведеться попереджати про суміщення за два місяця до його запровадження.

Суміщення обов’язково має оплачуватися додатково — це передбачено ст. 105 КЗпП. Розмір доплати законодавчо не регулюється (крім доплати працівникам бюджетних установ, яка не може перевищувати 50 % посадового окладу працівника, який суміщає посади). Керівникам бюджетних установ, як вже зазначалося, доплату не провадять. Таким чином, небюджетники встановлюють доплату за суміщення відповідно до умов колективного або трудового договору. Якщо ж такими документами розмір доплати не визначений, його слід обумовити в наказі про встановлення суміщення.

 

Інформування податкової служби 

Про зміну відомостей про осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, юридичної особи, її відокремлених підрозділів, слід повідомити податкову. Зробити це потрібно у 10-денний строк з дня виникнення змін в облікових даних платника податків (п. 66.4 ПКУ). Для цього подаємо заяву за ф. № 1-ОПП (для нерезидентів — ф. № 1-ОПН) з позначками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 розділу IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. № 1588). 

До речі, якщо підприємство одразу після зміни головного бухгалтера реєструється як платник ПДВ і подає реєстраційну заяву за ф. № 1-ПДВ, а податкова її задовольняє, тоді заяву за ф. № 1-ОПП подавати не потрібно.

В усіх інших випадках радимо не нехтувати поданням заяви за ф. № 1-ОПП, адже її неподання призведе до накладення штрафу на юросіб або відокремлені підрозділи юрособи в сумі 1020 грн (п. 117.1 ПКУ), а в разі повторення такої ситуації протягом року — 2040 грн.

Крім того, якщо право другого підпису переходить до іншої людини (не керівника), до податкового органу слід подати повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за формою згідно з додатком 2 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557

 

Отримуємо нові електронні ключі та інформуємо банк

Якщо обов’язки головбуха виконуватиме директор, тоді він підписуватиме електронні документи своїми ключами кваліфікованого електронного підпису (КЕП). А от у разі прийняття нового головбуха йому потрібно буде отримати нові ключі, старий же підпис слід скасувати. 

Відповідно оновлюємо перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунком і підписувати розрахункові документи для банку згідно з п. 9 розділу І Інструкції про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків — резидентів і нерезидентів, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. Його надають у довільній формі, якщо банк не передбачив інше своїми внутрішніми документами (лист НБУ від 07.02.2019 р. № 57-0007/7109). До переліку слід додати документи, що підтверджують повноваження особи, яка виконуватиме роботу головбуха.

 


ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП