Електронний військовий облік за Постановою № 812: головні зміни для роботодавців та освітян

Головна суть змін до Порядку № 1487 — масштабна цифровізація військового обліку на підприємствах та в закладах освіти через портал "Дія" та електронні кабінети персонального обліку.

Але паперовий військовий облік не скасовано. Якщо технічної можливості для електронної взаємодії немає, залишаються паперові процедури: подання списків, витягів, копій військово-облікових документів та листування з ТЦК та СП, органами СБУ або розвідувальними органами.
 

Ось стислий витяг ключових нововведень для роботодавців та освітян:

1. Сувора перевірка під час прийняття на роботу / навчання. Роботодавець або заклад освіти зобов'язаний перевірити військово-обліковий документ (паперовий або електронний) та звірити його з даними в Єдиному держреєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Електронний документ, сформований засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони (далі — Портал) або засобами порталу "Дія", зокрема з використанням мобільного застосунку порталу "Дія", має бути сформований не раніше ніж за 72 години до моменту оформлення працівника.

Виняток передбачено для військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів: щодо них відповідність відомостей у паперовому ВОД даним Реєстру не перевіряється.

2. Особливість зарахування на навчання для осіб із тимчасово окупованих територій та територій активних бойових дій. Під час воєнного стану зарахування на навчання до закладів освіти громадян, які підлягають військовому обліку та перебувають на тимчасово окупованій території або вибули з тимчасово окупованої території та територій активних бойових дій за кордон, здійснюється з відстроченням взяття їх на військовий облік і оформленням військово-облікових документів у семиденний строк з дати припинення чи скасування воєнного стану.
3. Повідомлення про прийняття та звільнення — можна подавати електронно. Повідомлення за додатком 4 за наявності технічної можливості здійснюється засобами порталу "Дія" (додаток 28¹) або через кабінет персонального обліку. Повідомлення про зміну облікових даних, подане засобами порталу "Дія" або через кабінет персонального обліку, додатково в паперовій формі не подається.
4. Новий додаток 28¹ до Порядку № 1487. Він визначатиме порядок електронного звіряння списків персонального військового обліку із Реєстром і подання повідомлень про зміни через "Дію".

Дія додатка 28¹ не поширюється на військовозобов’язаних та резервістів СБУ і розвідувальних органів.

Звіряння може здійснювати відповідальна за ведення військового обліку особа, керівник або уповноважена особа, яка має право діяти від імені юридичної особи за даними ЄДР.

5. Оновлення даних у списках (5-денний строк). У разі зміни ПІБ, даних паспорта, місця реєстрації чи посади зміни до внутрішніх списків підприємства вносяться протягом 5 днів (на підставі паперових чи е-документів у "Дії").

Йдеться, зокрема, про зміну:

• прізвища, власного імені та по батькові (за наявності);
• реквізитів паспорта громадянина України;
• адреси задекларованого або зареєстрованого місця проживання;
• адреси фактичного місця проживання;
• місця роботи;
• посади.

Щомісяця до 5 числа ці зміни надсилаються до ТЦК та СП через електронний кабінет, а за відсутності технічної можливості — у паперовій формі.

6. Спрощене щорічне звіряння списків з ТЦК та СП. Звіряння внутрішніх списків роботодавця з даними ТЦК та СП тепер офіційно дозволено проводити дистанційно — через портал "Дія" або кабінет персонального обліку. Особистий візит або надсилання паперових витягів поштою (у двох примірниках) потрібні лише за відсутності технічної можливості цифрового звіряння. Звіряння з ТЦК та СП, що розташовані в інших регіонах, здійснюється у строки, погоджені з відповідними ТЦК та СП, але не пізніше 1 грудня поточного року. Для СБУ та розвідувальних органів залишається паперовий порядок. Витяги зі списків персонального військового обліку і копії ВОД надсилатимуть рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
7. Облік звільнених і мобілізованих працівників. Відомості про звільнених, відрахованих та увільнених у зв’язку з військовою службою зберігатимуть у списках персонального військового обліку підприємства до кінця поточного року.
8. Облік призупинених трудових договорів. Призовники, військовозобов’язані та резервісти, з якими призупинено дію трудового договору відповідно до ст. 13 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, залишаються у списках персонального військового обліку.
9. Оновлення правил заповнення графи 18 списків персонального військового обліку. Для виключення за віком, звільнення та увільнення у зв’язку з військовою службою встановлюють конкретні формулювання записів. У разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів робиться запис “Виключено з військового обліку за віком”. У разі звільнення з роботи, завершення навчання або відрахування із закладу освіти військовозобов’язаного, резервіста робиться відмітка “Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)”. У разі увільнення від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду робиться відмітка “Військовослужбовець з “_____” ______________”.
10. Роботодавці отримуватимуть більше даних із Реєстру. Зокрема, щодо відстрочки та строку її дії, спеціального військового обліку, ТЦК та СП за місцем обліку, ВОС, військового звання, мобілізаційного розпорядження та проходження військової служби.
11. Електронні повідомлення підписуватимуть КЕП. Якщо повідомлення сформує відповідальна за військовий облік особа, його додатково має підписати керівник або уповноважена особа підприємства.
     

Що радимо зробити кадровику вже зараз

Після змін, внесених Постановою № 812, особі, відповідальній за військовий облік, варто переглянути внутрішні алгоритми роботи.

Насамперед потрібно:

• оновити алгоритм прийняття на роботу або навчання з урахуванням вимоги щодо е-ВОД, сформованого не раніше ніж за 72 години;
• перевірити шаблони повідомлень за додатком 4;
• переглянути порядок внесення змін до списків персонального військового обліку;
• перевірити графу 18 списків і використовувати нові формулювання;
• провести аудит звільнених, відрахованих, увільнених у зв’язку з військовою службою та працівників із призупиненими трудовими договорами;
• запланувати щорічне звіряння, особливо щодо працівників, які перебувають на обліку в ТЦК та СП в інших регіонах;
• визначити, хто на підприємстві має КЕП і хто буде підписувати електронні повідомлення;
• перевірити, чи збігаються дані у списках, ВОД, кадрових наказах, ПФУ, "Дії" та Реєстрі.