Яку посаду має зазначати у документах заступник директора, якщо директор перебуває у відпустці


Директор підприємства перебуває у відпустці. Його заступник наказом по підприємству на цей період призначений виконувати обов’язки тимчасово відсутнього керівника, а також підписувати розпорядчі документи. Яку посаду він має зазначати під час підписання документів — «заступник» чи «в. о»?
 
Ведення діловодства для всіх без винятку юридичних осіб регулюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). 

У центральних і місцевих органах виконавчої влади ведення діловодства регулює Інструкція з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. № 1242 (далі — Інструкція № 1242). Окрім цього, вимоги до оформлення документів також містяться у ДСТУ 4163-2003.

У пункті 10 Правил № 1000/5 та пункті 57 Інструкції № 1242 вказано, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. 

У цьому випадку обов’язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

Тобто якщо в керівника є заступник і в його посадовій інструкції зазначено, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції, або наказом керівника врегульовано питання підписання документів його заступником, то підписує їх саме він, вказуючи посаду «Заступник директора» і своє прізвище. 

У вищевказаних нормах також зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням). Визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29 грудня 1965 р. № 30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Проте таке формулювання суперечить КЗпП, яким підприємства мають передусім керуватися у своїй роботі.

Статтею 105 КЗпП передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи. А це означає, що працівник, який їх виконує (в даному випадку заступник), обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою «Заступник директора», і цю ж посаду слід вказувати під час їх підписання.
 

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН